با وجود این سرمایه‌گذاری زمانی، در بسیاری از موارد، خروجی مدنظر حاصل نمی‌شود. به همین دلیل یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران و صاحبین کسب‌وکار، پیدا کردن راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری در برگزاری جلسه آنلاین و حضوری است. این واقعیت نشان می‌دهد که جلسات، با همه ضرورتشان، نیازمند بازنگری و بهبود روش اجرا هستند تا انرژی و زمانی که صرف می‌شود، به نتایج ملموس و سازنده منجر شود و رضایت همه شرکت‌کنندگان و در نتیجه رسیدن به هدف جمعی را به همراه داشته باشد.
اما جلسه در لغت به چه معناست؟
در فضای کاری و سازمانی، «جلسه» به گردهمایی رسمی یا برنامه‌ریزی‌شده‌ای گفته می‌شود که در آن افراد با هدف بررسی یک موضوع مشترک، تبادل نظر و تصمیم‌گیری دور هم جمع می‌شوند. این رویداد می‌تواند به شکل حضوری یا در قالب مجازی برگزار شود، اما هدف اصلی آن همواره دستیابی به خروجی مشخص مانند تدوین برنامه پروژه، حل مسائل موجود یا ارزیابی عملکرد است.
راهکارهای موثر افزایش بهره‌وری در جلسات
بهره‌وری و مفید بودن جلسات، همواره یکی از مسائل سازمان‌ها و تیم‌ها چه در جلسات کوچک روزانه، چه در نشست‌های بزرگ استراتژیک است. بسیاری از مدیران و کارکنان به‌دنبال یافتن راهکارهایی هستند تا این زمان، به «دقایق طلایی» تبدیل شود. در ادامه به سراغ مهم‌ترین راهکارهای افزایش بهره‌وری در جلسات می‌رویم؛ تکنیک‌هایی ساده که هر سازمان، فارغ از اندازه و حوزه فعالیتش، می‌تواند برای رسیدن به این هدف به کار گیرد.
1. هدفمندی در جلسات
هر جلسه باید بر اساس هدفی مشخص برگزار شود؛ هدفی که توسط برگزارکننده از قبل تعریف شده و برای همه شرکت‌کنندگان واضح باشد. وقتی هدف‌گذاری روشن انجام می‌شود، بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها متمرکزتر شده و از پراکندگی موضوعات جلوگیری می‌شود. هدفمند بودن جلسه باعث می‌شود گفتگوها حول اولویت‌ها بچرخند و زمان صرف‌شده به بیشترین بازده برسد. این رویکرد نه‌تنها نتیجه را شفاف می‌کند، بلکه رضایت اعضا را نیز افزایش می‌دهد.
2. برنامه‌ریزی و دستور جلسه
برنامه‌ریزی یکی از ارکان اصلی موفقیت در هر فعالیتی است و جلسات کاری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. داشتن دستور جلسه به معنای تعیین و اعلام محورهای اصلی بحث، زمان‌بندی هر بخش و اولویت‌بندی موضوعات از پیش است. این اقدام باعث می‌شود شرکت‌کنندگان با آمادگی قبلی وارد جلسه شوند و از انحراف بحث به موضوعات غیرضروری جلوگیری شود. دستور جلسه مانند نقشه راه عمل می‌کند؛ همه می‌دانند ازکجا باید شروع کنند، چه مسیر را طی کنند و چگونه به نتیجه برسند.
3. حفظ تمرکز در جلسات
در عصر دیجیتال، حفظ تمرکز به یک چالش جدی تبدیل شده است. پیام‌رسان‌ها، ایمیل‌ها و اعلان‌های بی‌وقفه، ذهن را از مسیر اصلی منحرف می‌کنند. در جلسات، این مشکل حتی بیشتر خود را نشان می‌دهد؛ چرا که چندین بحث و نظر همزمان مطرح می‌شود. برای حفظ تمرکز، باید از خاموش کردن اعلان‌ها و تلفن همراه آغاز کرد، قوانین مشخصی برای بحث‌ها داشت و از حاشیه رفتن جلوگیری نمود. تمرکز پایدار باعث می‌شود زمان جلسه صرف موضوعات اصلی شود و خروجی نهایی با کیفیت‌تر و سریع‌تر حاصل گردد.
4. انتخاب زمان مناسب برگزاری جلسه
تحقیقات علمی نشان می‌دهد که کارایی ذهنی افراد در ساعات ابتدایی روز کاری بالاتر است، به‌خصوص بین ساعت ۹ تا ۱۱ صبح که انرژی و تمرکز در اوج قرار دارد. برگزاری جلسات در این زمان، احتمال خستگی ذهنی و افت کیفیت تصمیم‌گیری را کاهش می‌دهد. همچنین باید زمان جلسه با توجه به نوع فعالیت سازمان و برنامه کاری تیم‌ها تعیین شود؛ به‌عنوان مثال، اجتناب از ساعات پایانی روز یا قبل از ناهار می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در بهره‌وری ایجاد کند.
5. تعداد و ترکیب شرکت‌کنندگان
بهترین جلسات معمولاً با گروه‌های کوچک‌تر بین ۵ تا ۸ نفر شکل می‌گیرند، زیرا این اندازه امکان مشارکت مؤثر و تمرکز بیشتر را فراهم می‌کند. تعداد شرکت‌کنندگان باید بر اساس پیچیدگی موضوع و نقش افراد در تصمیم‌گیری تعیین شود. حضور افراد غیرمرتبط یا بیش از حد، باعث طولانی شدن بحث‌ها و کاهش کیفیت خروجی می‌شود. ترکیب درست افراد شامل تصمیم‌گیرندگان و متخصصان مرتبط می‌تواند جلسه را به یک فرآیند سریع، هدفمند و نتیجه‌بخش تبدیل کند.
6. انتخاب پلتفرم کارآمد
در سال‌های اخیر، دورکاری و عدم حضور فیزیکی تمام اعضا باعث شده برگزاری جلسات آنلاین به یک ضرورت تبدیل شود. در این شرایط انتخاب پلتفرمی مطمئن و کارآمد، اولین شرط برگزاری جلسه‌ای با کیفیت و بدون دردسر است.
در میان پلتفرم‌های مختلف خارجی و داخلی، پلتفرم الوکام یکی از بهترین گزینه‌ها در ایران است که ویژگی‌های زیر را برای افزایش بهره‌وری در جلسات آنلاین به شما ارائه می‌دهد:
- دسترسی آسان، بدون نیاز به نصب برنامه
- ضبط و پخش جلسه به‌صورت کامل
- امکان نظرسنجی و پرسش‌وپاسخ
- محیط چندزبانه و کاربرپسند
- کیفیت بالای صدا و تصویر
- امنیت بالا و پشتیبانی قوی
- و...
استفاده از چنین ابزاری، جلسات آنلاین را به سطحی حرفه‌ای و نتیجه‌بخش ارتقا می‌دهد.
7. مدیریت جلسه
مدیریت جلسه، هنر هدایت زمان، گفتگو و مشارکت‌ها در مسیر هدف است. این کار شامل کنترل زمان‌بندی، جلوگیری از انحراف بحث و ایجاد فرصت برابر برای همه شرکت‌کنندگان است. مدیریت موثر باعث می‌شود جلسه بر محورهای اصلی متمرکز بماند و تصمیمات به‌موقع گرفته شود. همچنین با کنترل جریان گفتگو، تعادل بین بیان دیدگاه‌ها برقرار شده و از سلطه یک یا چند نفر بر فضای جلسه جلوگیری می‌شود.
8. پرسش و پاسخ
بخش پرسش و پاسخ یکی از مهم‌ترین و در عین حال حساس‌ترین ابزارها برای شفاف‌سازی و تکمیل بحث‌ها در جلسه است. اختصاص زمان مشخص در پایان یا در بخش‌های معین باعث می‌شود سوالات و ابهامات باقی‌مانده برطرف گردد. پرسش‌ها باید کوتاه، هدفمند و مرتبط با موضوع باشند و پاسخ‌ها نیز واضح و کاربردی ارائه شوند. یک پرسش و پاسخ مدیریت‌شده می‌تواند اطمینان دهد که همه اعضا از جلسه با تصویر روشن و برنامه عملی خارج شوند.
9. مدت زمان استاندارد جلسه
مطالعات معتبری مانند گزارش دانشگاه هاروارد (Harvard Business Review, 2017) و پژوهش مؤسسه مایکروسافت (Microsoft Study on Meetings, 2020) نشان می‌دهد که مدت ایده‌آل یک جلسه کاری بین ۳۰ تا ۵۰ دقیقه است. دلیل این محدوده، تطابق با ظرفیت تمرکز انسان و جلوگیری از خستگی ذهنی است. رعایت این محدوده باعث می‌شود بحث‌ها فشرده، دقیق و نتیجه‌محور بماند و زمان جلسه به بهترین شکل مدیریت شود.
10. ارزیابی جلسه
پایان هر جلسه باید با یک ارزیابی ساختاریافته همراه باشد؛ این رویکرد به‌عنوان ابزاری برای یادگیری و بهبود مستمر عمل می‌کند. ارزیابی می‌تواند شامل پرسش از شرکت‌کنندگان درباره وضوح اهداف، سطح مشارکت، کیفیت تصمیمات و استفاده صحیح از زمان باشد. ابزارهای نظرسنجی آنلاین یا فرم‌های بازخورد می‌توانند این فرآیند را ساده کنند. وقتی این ارزیابی به‌صورت پیوسته در تمام جلسات یک سال کاری انجام شود، سازمان می‌تواند الگوهای ضعف و قوت خود را شناسایی کرده و تصمیمات اصلاحی اتخاذ کند.
نتیجه‌گیری
اجرای راهکارهای مطرح‌شده برای افزایش بهره‌وری جلسات، اگرچه نیازمند تعهد و پیگیری مداوم است، اما می‌تواند در درازمدت تأثیرات عمیق و پایدار بر عملکرد هر سازمان بگذارد. حتی استفاده تدریجی یا گزینشی از برخی از این پیشنهادها، با توجه به چالش‌ها و شرایط خاص هر شرکت، به مرور موجب کاهش اتلاف زمان، بهبود کیفیت تصمیم‌گیری و افزایش تعاملات سازنده خواهد شد. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند جریان جلسات را به مسیر هدفمند، موثر و نتیجه‌بخش هدایت کنند؛ نتایجی که در طول زمان، به‌طور پررنگ، رشد و پیشرفت کلی سازمان را رقم می‌زند.