فرض کنید که تیم فروش و پشتیبانی، باید روزانه صدها تماس تلفنی با مشتریان داشته باشند، اما خطوط تلفن شرکت محدود است و در هر زمان، تعداد محدودی تماس ورودی و خروجی می‌توانید داشته باشید. همچنین هزینه راه‌اندازی یک سیستم تلفن سانترال بسیار بالا است. در اینجا است که فناوری تلفن ویپ (VoIP) وارد میدان ارتباطات تلفنی سازمانی می‌شود و مانند یک ابرقهرمان، هزینه‌های تماس را تا نصف یا حتی بیشتر کاهش می‌دهد و محدودیت سیستم‌های تلفنی قدیمی را از سر راه رشد کسب و کارها برمی‌دارد.
در این مقاله، نشان می‌دهیم چطور تلفن ویپ ابری، بودجه ارتباطات کسب‌وکار را نصف می‌کند و رضایت مشتری و میزان فروش را بالا می‌برد.
تلفن ویپ چیست و چرا برای کسب‌وکارها الزامی است؟
تلفن ویپ، برخلاف سیستم تلفنی سنتی که بر اساس انتقال اطلاعات از طریق خطوط مسی یا فیبر نوری عمل می‌کنند، از بستر اینترنت برای انتقال داده‌های صوتی استفاده می‌کند. بنابراین با یک اتصال اینترنتی ساده، تماس‌های ورودی و خروجی را مدیریت می‌کنید، و درگیر مراجعه به مخابرات، خرید خط تلفن ثابت، سیم‌کشی و تنظیمات دستگاه‌های تلفن ویپ و سانترال نمی‌شوید.
در واقع، تلفن ویپ ابری (Cloud-based VoIP) فناوری پیشرفته در ارتباطات تلفنی است که تمام زیرساخت‌های لازم برای انتقال اطلاعات و مدیریت تماس‌ها را اینترنت ابری میزبانی می‌کند. بنابراین به خرید سرورهای گران‌قیمت یا استخدام تکنسین‌های شبکه یا حتی خرید تجهیزات شبکه و ویپ نیست.
برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط با بودجه‌ی محدود، فناوری تلفن ویپ ابری یک نجات‌دهنده واقعی است. شرکت‌ها پس از مهاجرت به تلفن ویپ، کاهش ۴۰ تا ۶۰ درصدی هزینه‌های تماس تلفنی را تجربه کردند. چون هزینه‌ای برای تماس‌های داخلی پرداخت نمی‌کنند، هزینه تماس‌های برون سازمانی هم کاهش می‌یابد و برای خرید تجهیزات، نگهداری یا تعمیرات آنها هم هزینه‌ای پرداخت نمی‌کنند.
انتخاب تلفن تحت شبکه فراتر از تصمیم‌گیری برای صرفه‌جویی مالی است. سیستم‌های تلفن ویپ مدرن با گزارش‌های نابی که از ارتباطات تلفنی در اختیار می‌گذارند، بهینه‌سازی مکالمات بازاریابی تلفنی و بهبود پشتیبانی مشتریان را داده‌محور ساخته‌اند.
عملکردهای کلیدی تلفن ویپ در کاهش هزینه ارتباطات
حالا برگردیم به سوال اول، چطور تلفن ویپ هزینه‌های کسب و کار را نصف می‌کند؟ پاسخ در سه بخش اصلی پنهان شده است: کاهش هزینه‌های راه‌اندازی، تعرفه‌های مکالمه به‌صرفه و افزایش بهره‌وری تیم.
۱. حذف هزینه‌های راه‌اندازی سیستم تلفن سازمانی
در تلفن ثابت سنتی، شما باید خطوط ثابت، سوئیچ‌های PBX (Private Branch Exchange) را بخرید و با استخدام یک متخصص شبکه، کابل‌کشی‌های پیچیده انجام دهید و سیستم تلفن گویا با چند داخلی محدود برای شرکت راه بیندازید. این تجهیزات نه تنها سرمایه اولیه بالایی نیاز دارند، بلکه هزینه‌های نگهداری، تعمیر و ارتقا دوره‌ای سیستم را هم باید در نظر گرفت.
اما تلفن تحت شبکه ابری هزینه همه این موارد را حذف می‌کند. شما فقط کافی است تلفن ابری ویپ را از یک ارائه‌دهنده، به عنوان مثال: «دفتر شما» تهیه کنید. از آن پس با هر کامپیوتر، موبایل یا تبلت که به اینترنت وصل است تماس‌ها مدیریت خواهید کرد.
به‌عنوان مثال: یک فروشگاه آنلاین با ۲۰ کارمند داشت و ماهانه ۱۰ میلیون تومان برای خطوط ثابت و تجهیزات ارتباطی هزینه می‌کرد. پس از استفاده تلفن ویپ، این رقم به ۳ میلیون تومان اشتراک ماهانه کاهش یافت، یعنی بیش از ۷۰ درصد صرفه‌جویی در هزینه. همچنین اگر به زمان و انرژی که برای پیگیری تعمیرات و نگهداری سیستم تلفنی صرف می‌کردند، توجه کنید متوجه مزایای بیشتر تلفن ویپ هم خواهید شد. این پول اضافی را می‌توان برای کمپین‌های تبلیغاتی سرمایه‌گذاری کرد یا برای افزایش ترافیک ارگانیک سایت هزینه کرد.
۲. تعرفه‌های به‌صرفه برای ارتباطات درون و برون سازمانی
یکی از مزایای تلفن ویپ برای سازمان‌ها، تقریبا رایگان تمام شدن تماس‌های داخل سازمان است. فرقی نمی‌کند کارمندان شما در دفتر کار، خانه یا هر جای ایران باشند؛ تماس بین همکاران یعنی داخلی‌ها هزینه‌ای ندارد. هزینه تماس‌های برون‌سازمانی هم، بر اساس دقیقه محاسبه می‌شود و اغلب ۵۰ تا ۷۰ درصد ارزان‌تر از تلفن مخابرات است.
علاوه بر این، برخی سیستم‌های ویپ ابری، از جمله تلفن ابری «دفتر شما»، امکان انتقال تماس به تلفن ثابت یا همراه را به صورت رایگان فراهم می‌کنند. این ویژگی برای تیم‌های دورکار یک گزینه عالی است.
۳. افزایش بهره‌وری تیم و کاهش هدررفت فرصت‌ها
هر تماس، هزینه و آورده‌ای برای شرکت دارد و این فقط به پول محدود نیست، از دست دادن تماس‌های مشتریان، هزینه پنهانی را به شرکت تحمیل می‌کند. خوشبختانهف تلفن ویپ با امکاناتی مانند: تعریف صف انتظار، منوهای صوتی خودکار، صندوق صوتی و ضبط مکالمات، اطمینان می‌دهد که هیچ تماسی از دست نمی‌رود. به‌عنوان مثال، اگر مشتری در ساعات غیرکاری زنگ بزند، تماس به صورت خودکار به صندوق صوتی هدایت می‌شود و در اولین فرصت به آن رسیدگی خواهد شد. این ویژگی میزان رضایت مشتریان را بسیار بالا می‌برد و در عین‌حال هزینه‌ای به سازمان تحمیل نمی‌کند، اما اجازه نمی‌دهد فرصتی برای فروش از دست برود.
تلفن ویپ ابری «دفتر شما»: پیشگام ارتباطات ابری در ایران
در میان ارائه‌دهندگان تلفن ابری متعدد در ایران، از بهترین و با قدمت‌ترین انتخاب برای کسب‌وکارهای ایرانی، سرویس تلفن ویپ ابری «دفتر شما» است. این شرکت با بیشتر از ۱۱ سال تجربه در حوزه ارتباطات ابری سازمان، سرویس‌هایی مناسب کسب و کارهای ایرانی و مقرون‌به‌صرفه ارائه می‌دهد. دفتر شما نه تنها هزینه‌های ارتباطات تلفنی درون و برون سازمانی را نصف می‌کند، بلکه با امکانات پیشرفته، از جمله موارد زیر:
- استفاده از خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹ و خطوط رند ۵ و ۶ رقمی؛
- اتصال تلفن ویپ ابری به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
- تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
- انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
- نظرسنجی در پایان مکالمه؛
- ضبط مکالمات؛
- تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
- تعریف صف تماس و اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
- گزارش جامع تماس‌ها و عملکرد همکاران؛
- دریافت اینماد به همراه تلفن ابری؛
ارتباط با مشتری را به سطح بالاتری ارتقا می‌دهد و تصویری حرفه‌ای از برند نمایش می‌دهد.
یکی از نگرانی‌های رایج، کیفیت صدا در زمان ضعیف بودن اینترنت یا وضعیت تماس‌ها در زمان قطعی اینترنت است. اما خوشبختانه تلفن ویپ دفترشما، برای چنین شرایطی طراحی شده است. تلفن ویپ ابری دفتر شما از زیرساختی استفاده می‌کند که برقراری تماس و کیفیت و پایداری صدا هیچ وابستگی به اینترنت ندارد و حتی در زمان قطعی اینترنت، تماس‌ها بدون مشکل برقرار می‌شوند.
همچنین امکان استفاده رایگان تلفن ویپ به مدت ۱۵ روز، به متقاضیان این اجازه را می‌دهد که آگاهانه انتخاب کنند و ریسک مهاجرت به تلفن ویپ را به حداقل برسانند. راه‌اندازی تلفن ویپ ابری دفتر شماُ سریع و ساده است و تنها ۵ دقیقه زمان نیاز دارد و بعد از تایید و احراز هویت، تلفن آماده استفاده است.
مرکز تلفن ویپ هم هزینه‌های تماس کسب‌وکارها را نصف می‌کند، هم دری به سوی بهره‌وری بیشتر و تصویر حرفه‌ای برند باز می‌کند. تلفن ویپ با کاهش هزینه راه‌اندازی سیستم تلفنی، کاهش هزینه مکالمات تلفنی و افزایش بهره‌وری و عملکرد تیم، انتخاب اقتصادی و هوشمندانه برای مدیریت هزینه‌های کسب و کار است. آینده ارتباطات ابری است، شما هم بخشی از آن باشید!