تلفن ثابت یک راه ارتباطی قدیمی و پرمخاطب است که همچنان هم کسب و کارها به آن نیاز دارند و هم مشتریان آن را کانال ارتباطی سریع و نشان‌دهنده اعتبار کسب و کارها می‌دانند. فرض کنید که یک فرد که مشتری بالقوه است با شما تماس تلفنی برقر می‌کند، اما به دلیل مشغول بودن خط تلفن، یا عدم حضور همکاران پاسخ داده نمی‌شود یا با تاخیر جواب‌دهی انجام می‌شود.
در اینجا است که اهمیت انتخاب درست سیستم تلفنی به یک استراتژی رقابتی تبدیل می‌شود. تلفن ثابت، به عنوان یک سیستم کلاسیک، سال‌ها است که درسازمان‌ها و شرکت‌های مختلفی استفاده می‌شود، اما با ورود فناوری‌های نوین مانند تلفن ویپ VOIP (Voice over IP) به بازار، سؤال مهمی مطرح می‌شود: «تلفن ثابت سنتی استفاده کنیم یا تماس‌های تلفنی را با تلفن ویپ مدیریت کنیم؟»
در این مقاله تصمیم داریم به بررسی این دو نوع تلفن بپردازیم تا بتوانید پاسخ واضحی به سوال بالا بدهید و بهترین سیستم تلفنی را برای تیم یا شرکت خود انتخاب کنید و از مزایای خط تلفن ثابت بهره‌مند شوید. هدف تنها تمرکز روی تفاوت‌های فنی نیست، بلکه روی تفاوت‌های اقتصادی، عملیاتی و استراتژیک هم می‌پردازیم. با وجود تغییرات سریع در بازار و افزایش هزینه‌های اولیه راه‌اندازی سیستم، این مقایسه به مدیران و صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری داشته باشند.
تلفن ثابت: راهکار قدیمی و پایدار در ارتباطات
تلفن ثابت سازمانی، که اغلب با نام سانترال یا PBX سنتی شناخته شده است، از چند دهه قبل بخش اصلی ارتباطات درون و برون سازمانی بوده است. تلفن سانترال سنتی به خطوط مسی تلفن ثابت نیاز دارد و تماس‌ها را با شبکه مدارهای بسته (PSTN) انتقال می‌دهد. برای راه‌اندازی این سیستم تلفن در یک دفتر کار، یک سانترال مرکزی شامل دستگاه‌های فیزیکی مانند سوئیچ‌ها، کابل‌ها و خطوط اختصاصی که تماس‌های داخلی و خارجی را مدیریت می‌کنند، ایجاد می‌شود و تمام این کارها توسط یک متخصص فنی انجام می‌شود.
مزایای تلفن ثابت
یکی از مزایای اصلی تلفن ثابت، کیفیت صدا و قابلیت اعتماد آن است، البته اگر خطوط مسی مخابرات، کیفیت کافی را داشته باشند. وقتی اینترنت ناپایدار است یا قطع می‌شود، تلفن ثابت همچنان فعال است و وابستگی به کیفیت اینترنت ندارد. این ویژگی تلفن ثابت برای کسب‌وکارهایی که در مناطق دورافتاده که دسترسی محدودی به اینترنت دارند، یک مزیت مهم به حساب می‌آید.
امنیت تلفن ثابت به دلیل عدم اتصال به اینترنت، بیشتر است و احتمال هک شدن یا حملات در آن بسیار کم است. بسیاری از شرکت‌های بزرگ که نیاز به امنیت دارند، مانند بانک‌ها یا ادارات دولتی، هنوز از سیستم تلفن سانترال سنتی یا سانترال‌های اختصاصی در شرکت، استفاده می‌کنند، زیرا استانداردهای امنیتی بالایی دارند.
معایب و چالش‌های استفاده از تلفن ثابت
استفاده از تلفن ثابت البته با چالش‌هایی هم همراه است که در طولانی‌مدت، هزینه‌های آشکار و پنهان بالایی به همراه دارد. هزینه اولیه بالای راه‌اندازی تلفن ثابت سانترال یکی از بزرگترین مانع برای کسب و کارها است. راه‌اندازی تلفن سانترال سنتی با 10 داخلی حداقل بیست میلیون تومان پول نیاز دارد و این هزینه‌ی خرید تجهیزاتی از جمله دستگاه سانترال، خطوط اختصاصی و کابل‌کشی گسترده است. این هزینه‌ها فقط برای مرحله شروع کار است و نگهداری مداوم و تعمیرات لازم یا توسعه سانترال، سالانه هزینه جداگانه‌ای نیاز دارد.
همچنین، انعطاف‌پذیری تلفن ثابت کم است و برای کسب و کارهای پویا یا استارتاپ‌ها مناسب نیست. فرض کنید که به دلایلی مجبور به دورکاری شوید، در این صورت اصلا امکان پاسخ‌گویی تلفن از جایی خارج از دفتر وجود ندارد. به علاوه، یکپارچه‌سازی تلفن ثابت با سایر ابزارهای سازمانی ممکن نیست، بنابراین ارتباطات در سازمان هماهنگ و منظم نخواهد بود. در نهایت، تلفن ثابت در مقایسه با تغییرات فناوری کند است و اجازه رشد سریع به تیم و کسب و کار نمی‌دهد.
تلفن ویپ: انقلاب دیجیتال در ارتباطات تلفنی
تلفن ویپ، با انتقال داده صوتی بر بستر اینترنت، ارتباطات را ممکن ساخته است. در این فناوری به جای خطوط مسی مخابرات، داده‌های صوتی به صورت بسته‌های داده‌های تماس روی شبکه اینترنت جابه‌جا می‌شوند. این سیستم می‌تواند به صورت اینترنت محلی یا ابری (Cloud-based) اجرا شود، که گزینه تلفن ابری به دلیل سادگی در اجرا و هزینه پایین، بیشتر رایج است.
مزایای مهم مرکز تلفن ویپ
کاهش هزینه‌های راه‌اندازی، نگهداری و توسعه سیستم تلفن، بزرگترین مزیت خط تلفن ویپ است. برخلاف تلفن ثابت، تلفن ویپ نیازی به سخت‌افزار و نرم‌افزار ندارد حتی لازم نیست یک متخصص آن را پیاده‌سازی کند. فعال‌سازی مرکز تلفن ویپ اغلب توسط خود شرکت ارائه‌دهنده انجام می‌شود. به عنوان مثال، شرکت «دفتر شما» در مدت کوتاهی، چند دقیقه، پس از تایید اطلاعات هویت متقاضی، سرویس را فعال می‌سازد و فوری قابلیت دریافت یا برقراری تماس با آن خط وجود دارد.
ارتباطات تلفنی در تلفن ویپ از طریق اینترنت انجام می‌شود و در نتیجه هزینه کمتری دارد. شاید مشترکین به دلیل محدودیت‌ها یا قطعی‌های احتمالی اینترنت در کشورمان، دچار شک شوند، اما خوشبختانه ارائه‌دهندگان ایرانی مانند «دفتر شما» از زیرساختی در برقراری تماس‌ها استفاده می‌کنند که کیفیت تماس‌ها هیچ وابستگی به اتصال اینترنت ندارد و حتی در زمان قطعی اینترنت، تماس‌های تلفنی برقرار هستند. همچنین این شرکت، پکیج‌هایی بر مبنای میزان دقایق مکالمه ارائه می‌کند، بنابراین هر مشترک تنها به میزان مصرف، هزینه پرداخت می‌کند.
تلفن ویپ فناوری جدیدتری دارد به همین دلیل از امکانات بیشتری مانند ساخت داخلی به صورت نامحدود، انتقال تماس، ضبط مکالمات و حتی اتصال به سایر ابزارهای سازمانی را فراهم می‌کند. انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری نیز از دیگر نقاط قوت تلفن ویپ است. در تلفن ویپ ابری، در مدت چند دقیقه همکار جدید اضافه می‌کنید و یک داخلی به او اختصاص می‌دهید. این ویژگی برای استارتاپ‌ها یا تیم‌های دورکار، بسیار مهم است.
مرکز تلفن ویپ دفتر شما: بهترین تلفن ویپ ابری در ایران
در میان ارائه‌دهندگان تلفن ویپ که در ایران فعالیت دارند، «دفتر شما» به عنوان یک شرکت دانش بنیان ایرانی با بیش از 11 سال تجربه ارائه خدمات تلفن ابری، سرویسی متناسب با نیاز ایرانیان ارائه کرده است. این سرویس، به سخت‌افزار، نرم افزار یا نصب پیچیده نیاز ندارد و در مدت چند دقیقه راه‌اندازی می‌شود و امکانات مختلفی مانند موارد زیر ارائه می‌دهد:
- استفاده از خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
- خرید شماره رند و خط ۵ و ۶ رقمی؛
- اتصال تلفن ویپ به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
- تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
- انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
- راه‌اندازی تلفن ویپ در کمتر از 5 دقیقه؛
- نظرسنجی در پایان مکالمه؛
- ضبط مکالمات؛
- امکان بلاک مخاطب یا شماره مزاحم؛
- تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
- تعریف صف تماس و اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
- دریافت اینماد با تلفن ابری؛
- امکان ۱۵ روز استفاده رایگان.
اگر به دنبال مهاجرت آسان به ویپ هستید، دفتر شما با امکان استفاده ۱۵ روز رایگان از تلفن ویپ، تصمیم‌گیری را برای شما آسان ساخته است.
بعد از این مقایسه کامل تلفن ثابت و تلفن ویپ، واضح است که تلفن ویپ نه تنها به‌صرفه‌تر است، بلکه از نظر رشد کسب و کار هم انتخاب هوشمندانه‌تری است. در حالی که تلفن ثابت برای کسب و کارهای خاص و بسیار کوچک و محلی مانند یک مغازه محلی مناسب است، تلفن ویپ با هزینه‌های پایین، انعطاف‌پذیری بالا و مقیاس‌پذیری آسان، برای تمامی کسب‌وکارهای مدرن و پویا به ویژه استارتاپ‌ها مناسب است.