فرارو- در مورد جلسه ارائه مسئله حائز اهمیت این است که در مورد نحوه ارائه خود تصمیم مشخصی بگیرید. در این مقاله فرض بر این است که ارائه خود را آماده کرده‌اید و یا حداقل پیام‌های کلیدی را که می‌خواهید به مخاطبین منتقل کنید، تعیین کرده‌اید و حالا وقت آن رسیده است که فکر کنید چگونه باید مطالب خود را سازماندهی کنید. در این مقاله روی نحوه ارائه کار تمرکز خواهیم کرد. این امر شامل استفاده از سیستم‌های صوتی تصویری، نحوه مدیریت ابزارهای بصری، چگونگی ایستادن در مقابل مخاطبین و چگونگی تعامل می‌شود. 

چه چیزی کمک می‌کند تا روش ارائه خود را تعیین کنید؟

به گزارش فرارو، برای تصمیم‌گیری در نحوه ارائه کار باید چندین جنبه کلیدی را در نظر بگیرید که شامل موراد زیر می‌شود: 

• دسترسی به امکانات موجود مانند ابزارهای تصویری، سیستم‌های صوتی و چراغ‌ها

بدیهی است که در صورت نبود لوازم بصری نمی‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. در صورتی که به شما بگویند ارائه شما نیازی به پرژکتور و نمایش تصاویر ندارد، باید تصمیم بگیرید که با یک روش بدون اسلاید چگونه می‌توانید کار را پرزنت کنید. 

• مناسبت

یک کنفرانس رسمی که ۲۰۰ نفر مخاطب دارد، در مقایسه با سخنرانی که در یک مجلس عروسی صورت می‌پذیرد، قطعا نیازمند همکاری یک تیم شش نفره برای ارائه است. هنجارهای هر مناسبت را در نظر بگیرید. برای نمونه در یک مجلس عروسی هیچ فردی از شما انتظار ندارد که از اسلاید و سایر وسایل بصری استفاده کنید. 

• مخاطبان نیز به اندازه شما با موضوع آشنایی دارند

اگر این یک رویداد کوچک و غیر رسمی است، می‌توانید از روشی که کمتر رسمی است، استفاده کنید. برای نمونه ممکن است برای ارائه غیر رسمی فقط بخشی از اسلایدها را آماده کرده باشید، یک صفحه اینفوگرافیک از نکات کلیدی را خلاصه و با استفاده از آن سخنرانی را آغاز کنید. مشخص کنید که این یک رویداد رسمی است یا خیر؛ زیرا در این صورت به اسلایدهای بیشتری نیاز دارید. 

• تجربه شما در ارائه یک سخنرانی

افرادی که تجربه زیادی در ارائه دارند، با نقاط قوت و ضعف خود بیشتر آشنایی دارند و می‌توانند آمادگی خود را با توجه به نیازهای‌شان تنظیم کنند. با این حال تعداد کمی از افراد قادر به ارائه کردن بدون استفاده از یادداشت‌ها هستند؛ حتی سخنران‌های با تجربه نیز حداقل یک یادداشت کوچک و خلاصه شده را برای ارائه سخنرانی خود به همراه دارند تا تمامی نکات را به‌سادگی به یاد بیاورند. 

• آشنایی با موضوع

برای مثال و براساس یک قاعده کلی هرچه بیشتر بر موضوع مسلط باشید، کمتر نیاز خواهید داشت تا جزئیات را بدانید و بهتر می‌توانید نکات ضروری را در خلاصه‌ای کوتاه بیان کنید. 

• الویت‌بندی موارد

برخی از افراد ترجیح می‌دهند با عجله پیش بروند و برخی دیگر ممکن است شاخ و برگ زیادی به مطالب اضافه کنند، در حالی که تعدادی دیگر بر یادداشت‌ها و رئوس اصلی موضوع تمرکز می‌کنند. باید توانایی خود را بشناسید و تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید بهترین ارائه را داشته باشید. وجود یادداشت‌های خلاصه شده از نکات اصلی مطلب در اولین ارائه می‌تواند اعتماد به نفس شما را به میزان چشم‌گیری افزایش بدهد. 

مشارکت مخاطبان

حتی در یک کنفرانس بزرگ نیز امکان دارد که مخاطبان با یکدیگر صحبت کنند و در پایان کار نیز به شما بازخورد (فید بک) بدهند. در واقع این می‌تواند نکته خوبی باشد؛ زیرا باعث می‌شود جلسه ارائه خیلی خسته کننده نباشد و تمامی مخاطبین هوشیار و بیدار باشند. این مسئله ممکن است در یک فضای کوچک با میزهای گرد و یا در یک سالن کنفرانس بزرگ باشد. کلید موفقیت برای ارائه یک کار این است که بدانید می‌خواهید مخاطبان را شاد کنید یا دیدگاه آن‌ها را نسبتا به موضوعی بهبود ببخشید. این‌ها همگی به ارائه و جلسه شما بستگی دارد. شاید تصمیم داشته باشید که در نحوه ارائه خود تغییراتی و یا اصلاحاتی را ایجاد کنید. 

با توجه به تصمیماتی که در نحوه ارائه کار خود گرفته‌اید، شبیه‌سازی فضا برای انجام تمرین قبل از ارائه ایده خوبی است. این کار به شما اطمینان می‌بخشد که در عمل ارائه خوبی خواهید داشت.