به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، ارکستری را تصور کنید که برای یک اجرای باشکوه و مهم آماده می‌شود. هر یک از نوازندگان با ساز مخصوصشان نقش منحصر به فردی در اجرای بی‌نقص سمفونی ایفا می‌کنند. حال اگر ویولون نواز گروه تصمیم بگیرد که در تمرین گروهی حضور نداشته باشد و یا دیر به تمرین برسد، چه اتفاقی می‌افتد؟ مشخصاً هارمونی و هماهنگی گروه در غیاب او از بین رفته و مخاطب متوجه نت‌های غایب می‌شود. به طور مشابه، مدیریت رفت و آمد کارمندان در یک سازمان نیز مانند اجرای یک سمفونی است. باید اطمینان حاصل کرد که هر یک از اعضای تیم وظیفه و نقش خود را در زمان مناسب ایفا کند تا محیط کار هماهنگی خود را در دستیابی به اهداف تعیین شده حفظ کند.
مدیریت رفت و آمد کارمندان به طور کلی به چه معناست؟
به مجموعه اقداماتی نظیر رصد و نظارت و ثبت حضور غیاب و ساعات کاری کارکنان یک سازمان مدیریت رفت و آمد گفته می‌شود. این مدیریت، رویکردی سیستماتیک است که فعالیت‌ها و فرایند مختلفی را جهت اطمینان از حضور کارکنان، اهتمام آنان به پیروی از زمان بندی‌های شغلی و مشارکت فعالانه در افزایش بهره وری عملیاتی سازمان در بر می‌گیرد.
هر یک از سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلفی که در میدان رقابت با یکدیگر در تلاش برای افزایش بهره‌وری و اعتلای هرچه بیشتر فعالیت‌های خود هستند، نیاز به برخورداری از یک سیستم یا روش کارآمد مدیریت رفت و آمد پرسنل را احساس می‌کنند. سازمان‌ها با استقبال از فناوری‌های جدید و اقدامات استراتژیک نوین نه تنها توانمندی‌های عملیاتی خود را ارتقا می‌دهند، بلکه فرهنگی ایجاد می‌کنند که در آن به تعهد و وقت شناسی ارج نهاده می‌شود. در این مقاله، می‌خواهیم هفت روش مدیریت رفت و آمد کارکنان سازمان‌ها را در سال ۱۴۰۳ به شما معرفی کنیم. با ما همراه باشید.
همان طور که می‌دانید، سابقاً مدیریت رفت و آمد کارکنان و ثبت حضور و غیاب آنان از طریق سیستم‌های دستی نظیر برگه‌های ورود و خروج، کارت ساعت یا ماشین‌های رجیستر انجام می‌شد. این سیستم‌ها علیرغم سهولت در استفاده، مستعد خطاهای انسانی و دستکاری و تقلب بودند. امروزه با توجه به نیاز محیط‌های کاری و سازمان‌های مدرن به گزینه‌های قابل اطمینان و کارآمد و روش‌های نوین، سامانه‌های پیشرفته حضور غیاب جایگزین روش‌های سنتی شدند.
روش‌های جدید مدیریت حضور غیاب کارکنان
۱) مدیریت رفت و آمد کارکنان از طریق تعیین خط مشی‌های معین: پیش از هر چیز، بایستی خطوط مشی مشخص، واضح و جامعی را در خصوص حضور و غیاب و رفت و آمد پرسنل تعیین کنید، به نحوی که به خوبی معرف انتظارات سازمان از پرسنل در خصوص رفت و آمدشان و نیز عواقب عدم پیروی از آن باشد.
۲) مدیریت رفت و آمد کارکنان مبتنی بر نرم‌افزار: در رویکردهای جدید در قبال مدیریت حضور و غیاب پرسنل، از نرم‌افزارها جهت اتوماتیک سازی این فرایند استفاده می‌شود. دستگاه حضور غیاب مدرن و امروزی به ویژگی‌های متعدد و پیشرفته خود مانند ارائه داده‌های حقیقی مربوط به ثبت حضور و غیاب، دقت و امنیت بالا، محاسبه اتوماتیک ساعات کاری و ثبت درخواست مرخصی شناخته می‌شود. نرم‌افزار حضور غیاب طیف وسیعی دارد که بعدها به آن می‌پردازیم.
۳) مدیریت رفت و آمد کارکنان از طریق فناوری ژئوفنسینگ (حصاربندی جغرافیایی): ژئوفنسینگ به قابلیت ایجاد یک حصار مجازی یا یک مرز فرضی بر روی نقشه اطلاق می‌شود. پس از تعیین این مرز، می‌توانید هشدارهای خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که زمانی که یک دستگاه مانند گوشی هوشمند یا ردیاب جی پی اس به آن منطقه تعیین شده وارد یا از آن خارج می‌شود، به شما اطلاع داده شود. در ژئوفنسینگ از فناوری‌هایی مانند جی پی اس، فناوری رادیو شناسه (RFID)، وای فای و داده‌های سلولی برای تعیین موقعیت مکانی دستگاه مورد ردیابی استفاده می‌شود. در حوزه مدیریت رفت و آمد کارکنان سازمان می‌توانید از برنامه‌های کاربردی گوشی‌های هوشمند با قابلیت ژئوفنسینگ استفاده کنید تا از این طریق کارکنان بتوانند ورود و خروج خود را در محدوده جغرافیایی از پیش تعیین شده ثبت کنند. ژئوفنسینگ روشی مطمئن برای اطلاع از استمرار حضور فیزیکی پرسنل در محل کار خود، پس از ثبت حضورشان می‌باشد.
۴) مدیریت رفت و آمد کارکنان از طریق ساعت زنی بر پایه وب (شبکه): در این روش، کارکنان می‌توانند حضور خود را از طریق درگاه‌های اینترنتی ثبت کنند. ساعت زنی بر پایه شبکه بیشتر مناسب مشاغل دورکار و محیط‌های کاری تلفیقی می‌باشد.
۵) مدیریت رفت و آمد کارکنان با استفاده از ابزارهای تحلیل داده: از ابزارهای تحلیل داده برای کسب گزارش‌های جامع و تعیین کننده در خصوص روند و الگوهای حضور و غیاب پرسنل استفاده می‌شود و از نتایج به دست آمده، نقاط ضعف و مشکلات مربوط به محیط کار و عوامل نارضایتی کارکنان مشخص می‌گردد.
۶) مدیریت رفت و آمد کارکنان از طریق تنظیم برنامه‌های کاری منعطف: در این شیوه، برنامه کاری پرسنل به گونه‌ای منعطف تنظیم می‌شود تا پرسنل آزادی عمل بیشتری در برقراری توازن بین زندگی شخصی و کاری خود داشته باشند. بر طبق بررسی‌های صورت گرفته، در این روش، احتمال غیبت‌های ناگهانی و بدون اطلاع بسیار کاهش می‌یابد.
۷) مدیریت رفت و آمد کارکنان از طریق فراهم نمودن مکانی برای نگهداری کودکان پرسنل: در این روش، مکانی در نزدیکی محل کار برای نگهداری از کودکان پرسنل در نظر گرفته می‌شود تا کارمندانی که فرزندان کوچک دارند مانند سایر کارمندان حضور مستمری داشته باشند و بدون تاخیر در محل کار خود حاضر شوند.
نرم افزار حضور غیاب راهکاری جامع
در میان این روش‌ها، آن چه از جایگاه و اهمیت ویژه ای برخوردار است، استفاده از سیستم‌های کنترل رفت و آمد مدرن می‌باشد. نرم‌افزار حضور و غیاب پیشرفته و مدرن نه تنها فرایند حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل را آسان و خودکار نموده است، بلکه دقت داده‌های مربوط به حضور غیاب را افزایش داده و قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم‌افزارهای مرتبط با حوزه منابع انسانی را نیز دارا می‌باشد.
جمع بندی
بدون شک، با گسترش و توسعه روزافزون سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، این سیستم‌ها تبدیل به بخش جدایی ناپذیر ساختار سازمانی خواهند شد که نتیجه آن، افزایش بهره‌وری و پاسخگویی در سازمان می‌باشد. از دیگر مزایای یک سامانه حضور و غیاب پیشرفته می‌توان به کاهش خطاهای انسانی و ذخیره سازی ایمن داده‌های مربوط به حضور و غیاب پرسنل اشاره کرد و کارشناسان می‌توانند به راحتی در فرایندهای ممیزی و حسابرسی به این داده‌ها مراجعه کنند.
به طور خلاصه می‌توان گفت که سازمان‌ها با اولویت قرار دادن مدیریت رفت و آمد کارمندان از طریق استفاده از نرم‌افزارهای حضور غیاب پیشرفته راه را برای دستیابی به یک محیط کار هماهنگ و پربازده در سال‌های آتی هموار می‌کنند. در این راستا، متخصصان و مشاوران شرکت حضور غیاب کسرا آماده‌اند تا شما را با جدیدترین و پیشرفته‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب تولیدی این شرکت آشنا کنند. شرکت کسرا نامی آشنا در حوزه نرم افزار حضور و غیاب می‌باشد. قابلیت ثبت تردد به کمک فناوری GPS، امکان رصد کردن وضعیت حضور پرسنل به صورت آنلاین، امکان تعریف شیفت با کمک تقویم کاری حتی برای یک نفر و امکان گرفتن گزارش از تمامی لاگ ها و فعالیت‌های پرسنل تنها بخشی از قابلیت‌های فراوان دستگاه حضور و غیاب کسرا می‌باشد. با کارشناسان شرکت حضور غیاب کسرا با شماره‌های ۰۳۱۳۴۱۰۴ و ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ در تماس باشید.
این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.