جوان آنلاین: کانال تلگرامی «تغییر و تحول سازمانی» نوشت: از بس رؤسا به بهانه جلسه کار‌ها را به تعویق انداخته‌اند، خودشان را از دست ارباب‌رجوع پنهان کرده‌اند، برای انجام کار شخصی، محیط کار را ترک کرده‌اند و در نشست با دوستان ما را سرکار گذاشته‌اند که هر وقت اسم جلسه را می‌شنویم، حالمان به هم می‌خورد و یه جورایی جلسه داشتن را طعنه می‌پنداریم و بعضی هم می‌گویند اسم جلسه را که می‌شنویم، کهیر می‌زنیم. جلسات گاهی اوقات برای شرکت‌کننده هم حوصله سر بر و خسته‌کننده است.
انواع جلسات
صرف‌نظر از جلسات بیهوده و وقت تلف کن، پنج نوع مهم جلسه برگزار می‌شود:
جلسه حل مسئله
جلسه‌ای است که برای حل مسئله، برطرف کردن فوری یک معضل، یا مشکل آنی به صورت اضطراری برگزار می‌شود. شرکت‌کنندگان از مدیران و عوامل اجرایی هستند و تصمیم موقت و اورژانسی که سریعاً بتوان مسئله را حل کرد و راه‌حل توجه زیادی به گذشته و آینده ندارد.
جلسه برنامه‌ریزی
اینگونه جلسات، با حضور مدیران ارشد و با نگاه به آینده برای تعیین جهت‌گیری‌ها و تعیین نتایج مورد انتظار یک دوره عملکردی برگزار می‌شود. وظایف آینده، تخصیص منابع و حتی استراتژی‌ها و فرآیندها تحت تأثیر این نوع جلسات است.
جلسات بازخوردی
این جلسات برای بررسی عملکرد و میزان دستیابی به نتایج برگزار می‌شود. اهداف گذشته بازخوانی می‌شود و با بررسی فرآیندها، روش‌های کار و نتایج، آسیب‌شناسی صورت می‌گیرد و شکاف عملکردی کشف می‌شود. بازخوردها، میزان رضایت مردم و تأثیرات کار بر جامعه هدف و جامعه برنامه‌ریزی نشده تحلیل می‌شوند.
جلسات توجیهی و اطلاع‌رسانی
در اینگونه جلسات، محور اصلی بر اطلاع‌رسانی و توجیه است. مدیران ارشد، مدیران اجرایی و عوامل برنامه را توجیه می‌کنند. پرسش‌ها و پاسخ‌ها درباره چرایی و چگونگی اجرای تصمیمات است. فرهنگسازی، جلب مشارکت دیگران، تغییر نگرش‌ها و ایجاد نظر موافق و کاهش مقاومت در برابر تغییر از اهداف اینگونه جلسات هستند.
جلسات آموزش حساسیت
بار عاطفی اینگونه جلسات بیشتر است. جلسات تشریفاتی، تقدیر و تشکرها، عذرخواهی و رفع کدورت‌ها و دلخوری‌های بین افراد از اهداف این جلسات است. حالت این جلسات تا حدی غیررسمی است و نرم موضوعات از جمله خبر‌های خوب سازمان، پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها بحث می‌شود.
ویژگی‌های یک جلسه خوب
البته برگزاری مؤثر جلسات، مهارتی است که باید آموزش داده شود. جلسه برنامه داشته باشد. هدف جلسه روشن باشد. افراد در جریان هدف و شاخص‌های عملکردی و خروجی مورد انتظار آن باشند. در این میان طول جلسه نیز مهم است تا آنجا که مدیرعامل جنرال موتورز می‌گفت: «من هیچ جلسه‌ای نداشته‌ام که بیش از ۳۰ دقیقه به طول بینجامد.»
انواع جلسات؛ ویژگی‌های یک جلسه خوب چیست؟
روزنامه جوان
جلسات تشریفاتی، تقدیر و تشکرها، عذرخواهی و رفع کدورت‌ها و دلخوری‌های بین افراد از اهداف این جلسات است. حالت این جلسات تا حدی غیررسمی است و نرم موضوعات از جمله خبر‌های خوب سازمان، پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها بحث می‌شود.
صاحب‌خبر -
∎
نظر شما