مشاور عزیز،

مدتی است که به عنوان مسوول دفتر در یک شرکت بیمه مشغول به کار شده‌‌ام. این اولین شغل جدی من است. راستش تا دو هفته پیش، اصلا نمی‌‌دانستم مسوول دفتر چه جور شغلی است و چه وظایفی دارد تا روز مصاحبه که با وظایفم آشنا شدم، از جمله پاسخ به تلفن‌‌ها و ایمیل‌‌ها، هماهنگی قرارهای ملاقات، سفارش اقلام اداری، ثبت اسناد و کلی مسوولیت دیگر. آن موقع فکر نمی‌‌کردم کار سختی باشد اما حالا که شروع به کار کرده‌‌ام، با چالش‌‌هایش مواجه شده‌‌ام که مهم‌ترینش، درخواست‌‌های متعدد مدیرم است. هر بار مشغول انجام کاری هستم، از اتاقش تماس می‌گیرد و دو تا کار دیگر به من می‌‌سپارد.

انواع و اقسام کارها، مثل تشکیل جلسه بدون هماهنگی قبلی یا ایمیل به مشتری‌‌ها یا حتی کارهای شخصی. مجبور می‌‌شوم دست از کارم بکشم و درخواست او را انجام دهم. آیا درخواست‌‌هایش غیرمنطقی هستند؟ از کجا بفهمم؟ اگر درخواستی غیرمنطقی بود، آیا می‌توانم ردش کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، یکی از مسوولیت‌‌های مدیر، واگذاری وظایف به کارمندهایش است. پس این کاملا طبیعی است که گاهی درخواست‌‌هایی از مدیرت بشنوی. اما گاهی درخواست‌‌های مدیر، غیرمنطقی هستند. گاهی هم منطقی‌‌اند اما زمانی مطرح می‌‌شوند که کلی کار روی سر کارمند ریخته. پس گام اول این است که درخواست‌‌های منطقی و غیرمنطقی را از هم تفکیک کنی.

درخواست‌‌های منطقی، در حیطه وظایفت هستند یا کاملا امکان‌‌پذیرند. گاهی مدیر، درخواست منطقی‌‌اش را زمانی مطرح می‌کند که سرت شلوغ است. مثلا وقتی مشغول تماس با مشتری‌‌ها هستی پیام می‌دهد: «می‌توانی یک گزارش درباره عملکردمان در سه ماه اول ارائه دهی؟» در این صورت باید چند نکته را در نظر داشته باشی: ابتدا از او بپرس آیا درخواستش فوری است یا وقت دارد. فرض کن بگوید: «تا فردا ظهر باید آماده‌‌اش کنی». سپس از خودت بپرس «آیا توان انجامش را دارم؟ با توجه به وظایف فعلی‌‌ام، آیا به گزارش می‌‌رسم؟» شاید اگر تماس‌‌ها را موکول به فردا عصر کنی، به این کار برسی. در این صورت، به او بگو: «اگر بخواهم ارائه دهم به مشتری‌‌ها نمی‌‌رسم. آیا امکانش هست فردا عصر با مشتری‌‌ها تماس بگیرم؟» اما اگر حس کردی که تحت هیچ شرایطی نمی‌‌رسی گزارش را تا فردا ظهر آماده کنی، به جای یک «نه» خشک و خالی، یک راه‌حل جایگزین پیشنهاد بده: «فکر نکنم به اندازه کافی وقت داشته باشم که یک گزارش خوب بنویسم. جیم استاد گزارش‌‌نویسی است. چطور است از او کمک بخواهیم؟» پس فراموش نکن که اگر به دلیل حجم بالای کارها، مجبور به رد درخواست مدیرت شدی، همزمان با نه گفتن، به اولویت‌‌ها و حجم کارهایت اشاره کن. شاید اجازه دهد برخی وظایف را جابه‌جا کنی. اما می‌‌رسیم به درخواست‌‌های غیرمنطقی. همه کارمندها احتمالا در مقطعی با درخواست‌‌های غیرمنطقی مدیرشان مواجه شده‌‌اند.

درخواست‌‌های غیرمنطقی، درخواست‌‌هایی‌‌اند که یا خارج از محدوده وظایفت هستند یا اصلا شدنی نیستند. مثلا انجام یک کار در مهلت بسیار کم، پروژه با بودجه ناکافی، اضافه‌‌کاری اجباری خارج از قرارداد، انجام وظایفی خارج از حوزه کاری و درخواست‌‌های شخصی. این درخواست‌‌ها می‌توانند بر رضایت شغلی کارمند تاثیر منفی بگذارند. پس باید بتوانی این شرایط را مدیریت کنی، به این ترتیب:

۱- پیش از پاسخ به درخواست مدیر، ابتدا آن را بررسی کن تا از غیرمنطقی بودنش مطمئن شوی. اگر آن وظیفه، شدیدا سخت به نظر می‌‌رسد، به جای اینکه فورا نتیجه بگیری که «این از عهده من خارج است» از او بخواه منابعی در اختیارت قرار دهد تا شاید نحوه انجامش را یاد بگیری. اگر مطمئن نیستی که در حیطه وظایفت هست یا نه، شرح وظایف شغلت را بخوان و ببین شبیه آن‌‌هاست یا نه. می‌توانی از همکارهایت نیز سوال کنی. اما اگر دیدی درخواستش از حد و مرزهای شخصی یا حرفه‌‌ای ات عبور می‌کند، به او بگو.

۲- از خودت بپرس چرا می‌‌خواهد این وظیفه را به تو بسپارد؟ بعضی از مدیرها وظایف چالشی را به یک کارمند خاص می‌‌سپارند تا ببینند آیا پتانسیل ارتقا به جایگاه‌‌های مدیریتی را دارد یا نه. بعضی دیگر، دلیل خاصی ندارند. فقط نمی‌‌دانند وظایف اضافی چه استرسی به کارمند وارد می‌کند. اگر از زاویه درک و همدلی با مدیر به مساله نگاه کنی، او بهتر پذیرای نظرت خواهد بود. به‌‌علاوه، یافتن چرایی درخواست، کمک می‌کند راه‌حل‌‌های بیشتری برای حل مشکلش به ذهنت برسد.

۳- احساساتت را بررسی کن. قبل از صحبت با رئیست درباره درخواستش، ببین چه حسی داری. وقتی یک درخواست، غیرواقع‌‌بینانه باشد، ممکن است احساس استیصال یا ناراحتی کنی. اگر کارهای شخصی‌‌اش را به تو بسپارد، ممکن است حس کنی به تو بی‌‌احترامی شده.  پس به جای ابراز تعجب از شنیدن درخواست، کمی مکث کن و احساساتت را بررسی کن تا بتوانی به شکلی حرفه‌‌ای و محترمانه پاسخ دهی. همچنین می‌توانی درباره تاثیر درخواست‌‌هایش با او صحبت کنی.

۴- افکارت را بنویس. اگر نمی‌‌دانی چطور سر حرف را باز کنی، چیزهایی که قصد داری بگویی را بنویس. نوشتن افکارت به تو اعتماد به نفس می‌دهد که درباره مرزهای حرفه‌‌ای‌‌ات صحبت کنی و توضیح دهی که در آینده از چه جور درخواست‌‌هایی استقبال خواهی کرد.

۵- نیازش را به رسمیت بشناس. گفت‌‌وگو را با اشاره به درخواست مربوطه شروع کن و بگو «متوجهم که این کار، برایتان مهم است.» اگر اینطوری سر حرف را باز کنی، گفت‌‌وگو شکلی بی‌‌طرفانه به خود خواهد گرفت و او حس خواهد کرد که موضوع، برای تو نیز حائز اهمیت است. مثلا بگو «امروز از من خواستید لباستان را از خشکشویی بگیرم. درک می‌‌کنم که دوست دارید به عنوان رئیس جلسه از نگاه دیگران، خوشتیپ و حرفه‌‌ای به نظر برسید». سپس گفت‌‌وگو را ادامه بده.

۶- در این مرحله باید بر حد و مرزهایت تاکید کنی و توضیح دهی که سختت است یا نمی‌توانی درخواستش را انجام دهی. موقع تعیین مرزها، حتما به وظایف فعلی‌‌ات که در محدوده توانایی‌‌ها و مرزهایت هستند، اشاره کن. مثلا بگو: «به عنوان حسابدار، حجم کارهایم بسیار زیاد است و متاسفانه نمی‌توانم درخواست شما (رفتن به خشکشویی) را انجام دهم. اما خوشحال می‌‌شوم در زمینه حسابداری هر کمک دیگری از دستم برمی‌‌آید انجام دهم».

۷- به او بگو که چرا درخواستش غیرمنطقی است و چرا از حد و مرز حرفه‌‌ای تو عبور کرده. ارائه یک دلیل معتبر به او می‌‌فهماند که درخواستش غیرمنطقی بوده. و برای یافتن یک راه‌حل با تو همکاری می‌کند. این، در صحبت را باز می‌کند تا درباره وظایف شغلی، گفت‌‌وگوی سازنده داشته باشید.

۸. پیشنهاد جایگزین بده. حتی اگر درخواستش غیرمنطقی است، می‌توانی به او کمک کنی راهی برای رفع نیازش پیدا کند. اینطوری به او نشان می‌‌دهی که اهل حل مشکل و کار تیمی هستی.

منبع: Indeed