مشخص نبودن اهداف و انتظارات، نقش ها ومسوولیت ها، نگرش منفی، مشکل ارتباطی، محیط نامناسب، تضادهای شخصی، نبود صداقت در نشست ها، گرایش افراد به یکسان فکر کردن، توجه اعضای نشست به موضوع های مختلف در یک زمان و اجتناب از مساله مورد نظر از موانع و مشکلات نشست ها می تواند باشد.
طبق بررسی های صورت گرفته همچنین آمادگی ضعیف، خارج شدن بحث از موضوع نشست، نشنیدن مطالب، پرحرفی شرکت کنندگان، طول کشیدن زمان نشست ها و مشخص نبودن اثر بخشی علت نارضایتی مدیران از نشست های تشکیل شده است.

**آفت های نشست های مکرر مدیران
برخی از مدیران و مسوولان دستگاه های اجرایی بیشتر وقت روزانه و هفتگی خود را در نشست هایی می گذرانند که نتیجه و حاصلی برای دستگاه مربوطه و حتی مردم هم ندارد و این آفتی برای مدیریت شده است.
نشست های بی فروغ بزرگ ترین آفت مدیریت و عامل اتلاف وقت در سازمان های دولتی و غیر دولتی است و آمارها نشان می دهد که مدیران عالی و میانی سازمان ها به صورت هفتگی در دهها نشست برون و درون سازمانی شرکت می کنند که بیشترین وقت آنها در این نشست ها سپری می شود.
وقتی با این مدیران به گفت و گو می نشینی از این وضع راضی نیستند ولی سیستم برای آنان طوری طراحی و برنامه ریزی شده که یا باید با مدیران بالا دستی و یا پایین دستی خود نشست برگزار کنند که خروجی این نشست ها در واقع معلوم نیست.
اقدام هایی که کارشناسان باید به آن بپردازند گاهی مدیران با اطلاعات ناقص و بی اطلاع در نشست های مورد نظر، شرکت می کنند و حتی نمی توانند درباره موضوع های مطرح شده اظهار نظر کرده و تصمیم بگیرند.
در مواردی نیز پیش آمده است که مدیری در نشستی قول و وعده ای می دهد که در واقع با وضعیت سازمان وی همخوانی ندارد اما به تصویب می رسد که در نهایت اجرایی نخواهد شد.
این نشست ها که در موارد غیر ضروری بوده، به آفتی برای توسعه و تقویت زیرساخت ها تبدیل شده و مدیران و مسوولان در مدت 3 تا 4 سال مدیریت خود کمتر، فرصت مطالعه و فکر کردن و ارایه راهکار مناسب را هم دارند.
البته از سوی دیگر نیز برای مدیری که بخواهد از ارباب رجوع رهایی پیدا کند و پاسخگوی مطالبات مردم نباشد، شرکت در این نشست ها را بهانه ای برای فرار از مردم و دوری از واقعیت ها برمی گزیند.

‌**مدیریت اثربخشی نشست ها
بزرگ شدن سازمان ها، پیچیدگی ساختار و فعالیت های آن ها، افزایش متغیرهای محیطی اثر گذار از جمله عواملی هستند که مدیران را ناگزیر کرده که برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر افراد کمک بگیرند.
به همین منظور مدیران به طور معمول نشست هایی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوع های مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند و یا تصمیم هایی را به صورت گروهی می گیرند.
تشکیل نشست ها نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و گرفتن تصمیم های مطلوب و سازنده می شود بلکه تا میزان زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می کند.
البته این موارد در صورتی درست است که نشست ها نیز همانند سایر فعالیت های سازمانی از مدیریت مناسبت برخوردار باشد، در غیر این صورت نه تنها نشست ها به بهبود کارایی و کارآمدی سازمان کمک نمی کند بلکه به عنوان یک غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی می شود.
بطور حتم نشست های برگزار شده در سازمان ها باید در راستای تبادل اطلاعات و گزارش دهی، حل مساله، توجیه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و نیز تصمیم گیری و تصمیم سازی در مورد یک مساله باشد.

**نشست های تکراری مدیران با خبرنگاران
برخی از مدیران برای عملکردهای ماهانه خود و یا به هر دلیلی نشست هایی را با خبرنگاران می گذراند و آمارهای تکراری را ارایه می دهند و خودشان را به این دل خوش کرده اند که دارند از این طریق به مردم خدمت می کنند ولی هیچ گونه ابتکار عملی در امور آن ها دیده نمی شود.
یکی دیگر از ابتکارات این مدیران این است که وقتی احساس می کنند خبرنگاران هم از این رویه استقبال نمی کنند از طریق روابط عمومی های خود متنی را تهیه کرده واستفاده از ایمیل، واتساپ و تلگرام به رسانه ها می فرستند که فلان مدیر در نشست با کارکنان و زیرمجموعه خود و یا در جمع خبرنگاران موضوعی را مطرح کرده است.

**شرکت بیش از حد در نشست ها از آفت های مدیریت است
مشاور عالی و رییس گروه مشاوران استاندار هرمزگان نیز در این زمینه می گوید: شرکت بیش از حد در نشست ها از آفت های مدیریتی است که موجب از بین رفتن سرمایه ها و امکانات می شود.
محمد باقر کشفی معتقد است: شرکت در نشست های متعدد از جمله موضوعاتی بوده که در عرصه مدیریت، هم فرصت و هم تهدید محسوب می شود.
وی ادامه داد: حضور در نشست ها اگر به جا، مرتبط و به اندازه باشد، نتیجه بخش است اما اگر تعداد آن به اندازه ای شد که تمرکز و وقت مدیر و سایر کارکنان را ضایع سازد و نتواند به پیشبرد بهتر امور کمک کند، خسارتی است که باید از وقوع آن جلوگیری کرد.
به گفته وی، شرکت زیاد در نشست ها یا جلسه زدگی؛ فرصت با خود اندیشیدن، فکر کردن، خلاقیت و نوآوری را از مدیر می گیرد و این امر باید همانند سایر امور مدیریتی به اندازه نیاز و ضرورت باشد.
مدیرکل حوزه استاندار هرمزگان تصریح کرد: حضور در نشست ها برای مدیران به منظور درک مشترک از مسیر، هدف، دستیابی به راهکارها و هماهنگی میان نیروهای مجموعه لازم و مناسب است.
کشفی گفت: اما زمانی که حجم گسترده ای از زمان یک مدیر معطوف به شرکت در نشست ها و جلسه های غیرضرور شود، البته اثرگذاری و خاصیت آن نشست ها کاهش خواهد یافت و در نهایت کمی گرایی و اتخاذ تصمیم ها دور از واقعیت های جاری را در پی خواهد داشت.
وی یاد آورشد: از جمله آفت هایی که حجم بالای نشست ها را به همراه دارد، این است که اجرایی و عملیاتی شدن تصمیم بسیار زیادی که در این نشست ها گرفته می شود، بسیار سخت خواهد شد و این تصمیم درهاله ای از ابهام باقی می مانند، در این صورت خروجی نشست ها تصمیم بی اثری است که موجب هدر رفت فرصت ها، امکانات و منابع می شود.
این مسوول بیان داشت: مدیران باید به شکلی برنامه ریزی کنند که حضور آن ها در نشست ها به اندازه و مفید باشد و از دل این نشست ها، راهکارها و برنامه های موثر و خوبی برای رسیدن به اهداف بیرون آید.
با توجه به این که روزانه دهها نشست درباره موضوع های مختلف در اداره ها و سازمان ها برگزار می شود، چقدر آن اجرایی شده و به نفع دستگاه مربوطه خواهد بود و مردم از آن چه نتیجه ای می گیرند باید این رویه بازنگری شود، چرا که نشست هایی که خاصیت پر کردن اوقات مدیران باشد ضرورتی در شرایط امروز ندارد.

**مدیران از نشست های غیر ضرور اجتناب کنند
به گفته ی معاون سیاسی، امنیتی و اجتماعی استانداری هرمزگان، بسیاری از دیدارها و نشست و برخواست های مدیران جنبه خبری ندارد و نباید انتظار داشته باشند رسانه ها به آن ها بپردازند.
بهروز اکرمی افزود: روابط عمومی ها باید به عنوان بازو و مشاور مدیران، بحث هدایتگری و مشاوره ای برای مدیران داشته باشند که از نشست های بی حاصل و غیر ضروری جلوگیری کنند.
وی بیان داشت: مدیران و مسوولان در نشست های کارگروه و کمیته هایی که در استان برگزار می شود، باید به بیان نظریه ها و دیدگاه های مفید بپردازند و خروجی این گونه نشست ها باید تصمیم های اجرایی سازنده و کاربردی باشد.
معاون سیاسی، امنیتی و اجتماعی استانداری هرمزگان اظهار داشت: مدیران باید در گرفتن تصمیم ها و رفع مشکلات مردم، شجاعت و توان تصمیم گیری را داشته باشند.
اکرمی یاد آور شد: در نشست های استانداری و کارگروه ها باید خود مدیر شرکت کند و در صورتی که معاون مدیری در این نشست ها حضور یافت، باید با اطلاعات کامل باشد.

**اختصاص روزهای سه شنبه هر هفته به مردم
معاون سیاسی امنیتی استانداری هرمزگان ادامه داد: سه ‌شنبه ها هر هفته روز ملاقات مردمی است و مدیران موظف هستند این روز را به مردم اختصاص دهند اما شاهد هستیم که در این روز برخی از مدیران به این وظیفه قانونی، عمل نمی‌ کنند.
اکرمی با اشاره به این که مهم ترین اولویت مدیران و مسوولان کسب رضایت مردم است، گفت: هم اکنون پرسشنامه هایی طراحی شده که به صورت مستند میزان رضایت مردم و کارکنان را از دستگاه های عضو شورای اداری جویا شویم.
وی اظهار کرد: تیم ‌هایی از استانداری در دستگاه‌ ها مستقر می ‌شوند و یک پرسشنامه در خصوص نگاه ارباب رجوع به دستگاه مورد نظر و نگاه کارکنان به آن دستگاه توسط این تیم ها تکمیل و ارزیابی می ‌شود.
اکرمی تصریح کرد: هدف این است که در این طرح نارضایتی های اجتماعی بویژه از عملکرد دستگاه ها را احصا و اصلاح کنیم.

**رضایت مندی مردم در اولویت مدیران باشد
استاندار هرمزگان نیز دراین باره می گوید: رضایت مندی مردم باید در اولویت هر دستگاه باشد و مدیران و کارکنان در هنگام مراجعه مردم (ارباب رجوع) به دستگاه ها و سازمان های مربوطه، پاسخ گوی آنان باشند و جواب قانع کننده و رضایت بخش به آنان دهند.
فریدون همتی افزود: مدیران باید با فکر و ایده نو و تصمیم جدید در راستای ایجاد توسعه و تحول و آبادانی استان تلاش کنند نه این که وقت خود را در نشست هایی که نتیجه ای در برندارد، بگذرانند.
وی بیان داشت: اصل سرمایه کشور و نظام، مردم هستند و مسوولان دستگاه ها موظف هستند از حریم زندگی مردم محافظت کرده و خود را وقف خدمت بهتر به مردم و حل مشکلات آنان کنند و از نشست های غیر ضروری اجتناب کنند.
استاندار هرمزگان اظهارکرد: نارضایتی مردم در اداره ها و دستگاه های دولتی قابل بخشش نیست و با مدیر آن مجموعه برخورد خواهد شد.
همتی با اشاره به این که مردم نیاز به نشاط و شادابی دارند، اضافه کرد: اسلام و انقلاب ظرفیت عظیمی در حوزه هنری، فرهنگی، ورزشی و غیره دارد که هر دستگاه و اداره ای باید برنامه شاد و متنوع را برای کارکنان آن مجموعه ایجاد کند و روحیه امید را در مردم افزایش دهد.

**نباید مدیر به مثابه یک ماشین امضا باشد
برخی مدیران در دستگاه خودشان به مانند یک ماشین امضا هستند و در ساعت هایی که از نشست های درون و برون سازمانی فرصتی پیدا می کنند تا اسنادهای تلمبار شده را یکی پس از دیگری امضا کنند و حتی فرصت مطالعه موضوع ها را هم ندارند.
یک کارشناس حوزه اداری در این باره می گوید: وقتی که بیشتر وقت مدیران در نشست ها می گذرد و خواه و ناخواه به این رویه تن داده و به نظر خودشان این یک نوع خدمت است.
شاهین نظری اضافه کرد: در مواردی نیز دیده شده مدیر در اتاقش با دوست و یا دوستانش در حال گپ و گفت بوده و به صرف چای مشغولند اما رییس دفترش می گوید مدیر جلسه دارد و امکان دیدن برای ارباب رجوع فراهم نمی شود.
وی ادامه داد: این که گفته می شود مدیر جلسه است، به عنوان یک رویه و جواب سربالا به مردم بوده در حالی که مدیر باید وقت شنیدن درد و دل و مشکلات مردم را هم داشته باشد.

**دغدغه مدیران در نشست حل مشکلات مردم باشد
نماینده مردم بندرعباس، قشم، حاجی آباد، بندرخمیر و بوموسی درمجلس شورای اسلامی هم گفت: دغدغه مدیران و مسوولان دستگاه های اجرایی هرمزگان، باید یافتن راه حلی برای گره گشایی از مسائل و مشکلات مردم باشد و باید با ریسک پذیری و استفاده از فرصت ‌ها زمینه خدمت ‌رسانی بیشتر به مردم را فراهم کنند.
حسین هاشمی تختی افزود: تاکید رهبر فرزانه انقلاب بر وحدت و همدلی در جامعه است و مدیران باید در نشست های خود با وحدت و همدلی از لابلای قانون، راهکاری برای حل مشکلات مردم بیابند نه این که با بهانه جویی یا نشست های بی مورد، از زیر کار کنار بکشند.
وی یاد آور شد: برای دور زدن تحریم ها باید بسته اقتصادی قوی داشته باشیم که عبور از این شرایط حساس، نیاز به همکاری مدیرانی کارآمد و فعال دارد تا با نشست های موثرگره گشای مشکلات باشند.

**نتیجه نشست های مدیران
نتیجه و حاصل نشست های مدیران باید مفید و مثمر ثمر باشد که این کار نیاز به این دارد که ابتدا هدف برنامه مشخص باشد، دستور جلسه‌ تنظیم‌ شود، شرکت‌ کنندگان‌ در نشست‌ ها و حتی مدت زمان نشست ها محدود شوند، بر موضوع های‌ دستور جلسه‌ تمرکز شود، از موضوع های حاشیه پرهیز شود، مدیران وقت‌ شناس‌ باشند و زمان‌ پایان نشست از قبل تعیین‌ شود و جلسه بدون وقفه اجرا شود.
بهترین‌ زمان‌ از دیدگاه محققان و کارشناسان برای‌ برگزاری‌ نشست ها ساعت‌ 11 صبح‌ و 4 بعد از ظهر است و می توان با برگزاری نشست های اثر بخش و مفید زمان صرف شده توسط مدیران را در نشست ها به زمان کمتری کاهش داد.
این را نیز باید گفت که برخی از برنامه ها نیاز به نشست و گردهمایی نیست و می توان از طریق مکالمه تلفنی و یا ارسال یک یاد داشت این کار را انجام داد.
چه خوب است نشست های زاید و غیرضروری در سازمان ها حذف شود یا حتی می توان مدت زمان این نشست ها را کاهش داد و بیشتر وقت مدیران به امور اصلی اداره ، ازجمله پیگیری طرح های عمرانی و راه انداختن کار مردم ، رسیدگی به مسایل و مشکلات شهر و روستا معطوف شود.
گزارش از رقیه غلامی زاده
7500/7195/6048