به گزارش ایرنا، در بسیاری از سازمان‌ها، ارتباطات تلفنی همچنان یکی از بخش‌های پرهزینه زیرساخت اداری و عملیاتی است. استفاده از خطوط تلفن سنتی، نگهداری سانترال، سیم‌کشی داخلی، هزینه تماس‌های بین‌شعبه‌ای، محدودیت ظرفیت تماس و نیاز به نیروی فنی برای مدیریت سخت‌افزار، همگی عواملی هستند که باعث می‌شوند هزینه ارتباط سازمانی بسیار بیشتر از میزان واقعی آن باشد. در سال‌های اخیر، بسیاری از کسب‌وکارها به این نتیجه رسیده‌اند که ساختار ارتباطی سنتی نه تنها پرهزینه است، بلکه امکان توسعه، نظارت و یکپارچگی ارتباطات را نیز مختل می‌کند. در چنین شرایطی، تلفن اینترنتی سازمانی به‌عنوان یک جایگزین تکنولوژیک، به راهکاری قابل‌اعتماد برای کاهش هزینه و ارتقای عملکرد ارتباطی تبدیل شده است.
در این میان، تلفن اینترنتی نکسفون به‌عنوان یک راهکار سازمانی بر بستر فناوری ارتباطات IP، توانسته مسیر جدیدی برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی در شرکت‌ها ایجاد کند؛ مسیری که نه‌تنها هزینه را کاهش می‌دهد، بلکه کنترل و انعطاف‌پذیری بیشتری به تیم‌های IT و واحدهای پشتیبانی ارائه می‌دهد.
چالش زیرساخت تلفنی سنتی در سازمان‌ها
بخش زیادی از هزینه‌های ارتباطی سازمان‌ها نه به مصرف تماس، بلکه به «ساختار قدیمی ارتباطی» مربوط است. برای مثال:
- هر سازمان برای استفاده از تلفن ثابت سازمانی نیاز به سانترال فیزیکی دارد.
- هر بخش یا طبقه باید کابل‌کشی داخلی مجزا داشته باشد.
- افزودن داخلی جدید یا توسعه مرکز تماس نیازمند خرید سخت‌افزار و نصب تکنسین است.
- تماس‌های بین شعبه‌ای یا خارج از شهر هزینه جداگانه دارد.
- گزارش‌گیری مدیریتی محدود، پراکنده و اغلب غیرقابل تحلیل است.
این مدل هزینه‌بر، علاوه‌بر مشکلات مالی، مانع تحول دیجیتال نیز می‌شود؛ زیرا وابسته به یک مرکز تلفن فیزیکی است و با مدل‌های جدید سازمانی مانند دورکاری، کار ترکیبی، پاسخ‌گویی از راه دور و ایجاد شعبه در شهرهای مختلف سازگار نیست.
تلفن اینترنتی سازمانی چیست و چرا جایگزین سانترال شده است؟
تلفن اینترنتی سازمانی نسل جدیدی از ارتباطات تلفنی است که به‌جای استفاده از خطوط مخابراتی سنتی، تماس‌ها را از طریق اینترنت و زیرساخت شبکه برقرار می‌کند. این مدل به سازمان‌ها امکان می‌دهد بدون نیاز به خرید سانترال، سیم‌کشی داخلی یا تجهیزات سخت‌افزاری، یک سیستم تلفنی یکپارچه و قابل مدیریت داشته باشند.
در این ساختار:
- داخلی‌ها به جای کابل، از طریق شبکه و اینترنت تعریف می‌شوند.
- تماس بین شعبه‌ها هزینه ندارد و داخلی‌ها یکپارچه می‌شوند.
- افزودن واحد، داخلی یا اپراتور جدید بدون نیاز به سخت‌افزار انجام می‌شود.
- کارمند می‌تواند حتی خارج از شرکت با داخلی سازمانی پاسخ‌گو باشد.
- تماس‌ها قابل ضبط، آرشیو، تحلیل و اتصال به نرم‌افزار CRM هستند.
به‌این‌ترتیب، هزینه ساختار تلفنی از «هزینه ثابت و سخت‌افزاری» به «هزینه سرویس قابل مدیریت» تبدیل می‌شود.
چرا تلفن اینترنتی نکسفون باعث کاهش ۵۰٪ هزینه‌های ارتباطی می‌شود؟
سازمان‌ها پس از مهاجرت به تلفن اینترنتی نکسفون، معمولاً در چند بخش با کاهش هزینه مواجه می‌شوند. مهم‌ترین بخش‌ها شامل:
۱. حذف کامل هزینه سانترال و تجهیزات نگهداری
در مدل سنتی، سانترال نیاز به خرید، نصب، به‌روزرسانی، تعمیر و نیروی فنی دارد. در نکسفون، این بخش به‌طور کامل حذف می‌شود.
۲. حذف هزینه تماس بین شعبه‌ای
در سیستم‌های تلفنی قدیمی، تماس بین واحدهای یک سازمان در شهرهای مختلف هزینه‌بر است؛ در نکسفون این هزینه صفر می‌شود.
۳. کاهش هزینه پشتیبانی و نیروی فنی
تعریف داخلی جدید، افزودن اپراتور، تغییر مسیر تماس، فعال‌سازی صف تماس یا انتقال تماس نیازی به حضور فنی در محل ندارد.
۴. عدم نیاز به کابل‌کشی پیچیده و زیرساخت سخت‌افزاری گران قیمت
هر کارمند تنها با یک دستگاه تلفن IP یا حتی موبایل در کنار اینترنت می‌تواند داخلی سازمانی داشته باشد.
۵. مدیریت اعتباری و شارژ ماهانه به‌جای هزینه سنگین خرید اولیه
به‌جای پرداخت هزینه یک‌باره سنگین برای سانترال، هزینه‌ها به مدل دوره‌ای و کنترل‌شده تبدیل می‌شود.
نقش تلفن اینترنتی نکسفون در تحول ارتباطات سازمانی
نکسفون تنها یک جایگزین برای تلفن ثابت نیست؛ بلکه یک سیستم ارتباطی قابل مدیریت، مقیاس‌پذیر و یکپارچه است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد ارتباطات خود را با ساختار عملیاتی کسب‌وکار هماهنگ کنند.
قابلیت‌های کلیدی نکسفون شامل:
- تعریف داخلی نامحدود بدون هزینه افزوده
- یکپارچه‌سازی تماس با CRM و اتوماسیون فروش
- ضبط و گزارش‌گیری دقیق از تماس‌ها
- پاسخ‌گویی از هر موقعیت جغرافیایی تنها با اینترنت
- مدیریت کامل تماس‌ها از طریق پنل سازمانی
- امکان راه‌اندازی صف تماس، منشی دیجیتال، سناریوی زمان‌بندی‌شده تماس
- سازگار با دورکاری و شعبه‌های متعدد
این امکانات در مدل سنتی یا قابل‌اجرا نیست یا به هزینه گزاف امکان‌پذیر است.
مزایای مدیریتی تلفن اینترنتی نکسفون برای مدیران IT و مالی
یکی از دلایل انتخاب نکسفون توسط کسب‌وکارهای بزرگ و متوسط، این است که هم واحد IT و هم واحد مالی از آن سود می‌برند.
واحد IT → کاهش وابستگی به شبکه کابل‌کشی و سخت‌افزار
واحد مالی → کاهش هزینه تمام‌شده، حذف خرید تجهیزات، مدیریت مصرف اعتباری
مدیریت کلان سازمان → افزایش کنترل، امکان گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی
درواقع، تلفن اینترنتی نکسفون به‌جای اینکه فقط «واحد تماس» را پوشش دهد، تبدیل به یک بخش از تحول دیجیتال سازمان می‌شود.
چرا آینده ارتباطات سازمانی متعلق به تلفن اینترنتی است؟
تحول سازمان‌ها از مدل فیزیکی به مدل دیجیتالی باعث شده که ارتباط هم از حالت ثابت، محلی و سخت‌افزاری به مدل سیار، یکپارچه و شبکه‌محور تغییر پیدا کند.
در این مسیر، تلفن اینترنتی سازمانی:
- محدودیت جغرافیایی ندارد
- هزینه مبادله تماس را کاهش می‌دهد
- مبتنی بر پنل مدیریتی و داده است
- با نرم‌افزارهای سازمانی ادغام می‌شود
- امکان توسعه بدون خرید تجهیزات دارد
به همین دلیل، شرکت‌هایی که امروز زیرساخت ارتباطی خود را هوشمند می‌کنند، در آینده نیازی به بازسازی یا جایگزینی مدل تلفنی نخواهند داشت.
جمع‌بندی
کاهش هزینه‌های سازمانی همیشه به معنای حذف سرویس‌ها نیست؛ گاهی به معنای انتخاب راهکار بهینه‌تر است.
تلفن اینترنتی نکسفون نمونه‌ای از این تغییر راهبردی است: جایگزینی یک سیستم پرهزینه، محدود و قدیمی با یک ساختار ارتباطی مقیاس‌پذیر، تحلیلی و قابل مدیریت.
نتیجه این تغییر برای سازمان‌ها معمولاً در سه سطح نمایان می‌شود:
۱. کاهش مستقیم هزینه‌ها تا ۵۰ درصد (تماس، نگهداری، سخت‌افزار)
۲. بهبود کارایی تیم‌های فنی و ارتباطی
۳. یکپارچگی زیرساخت تماس با فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار
سازمان‌هایی که ارتباطات خود را بازطراحی می‌کنند، تنها هزینه را کاهش نمی‌دهند؛ بلکه سرعت، کیفیت و کنترل بیشتری در ارتباطات داخلی و مشتری‌محور به‌دست می‌آورند.