در ادامه سلسله جلسات منظم هیئت استانی تشخیص اسناد بایگانی راکد، این جلسه با هدف بررسی میزان تحقق دستورالعمل ساماندهی بایگانی‌های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی در حوزه‌های قضایی استان سمنان، به ریاست حجت‌الاسلام والمسلمین محمدصادق اکبری رئیس‌کل دادگستری استان سمنان و با حضور اعضا و شرکت ویدئوکنفرانسی رؤسای حوزه‌های قضایی که اجرای کامل پالایش و ساماندهی پرونده‌ها و اسناد آرشیوی موجود در بایگانی‌های راکد را مطابق دستورالعمل‌های مربوطه به پایان نرسانده‌اند، برگزار شد.
امانت‌داری در حفظ پرونده‌ها؛ مسئولیتی دائمی و الهی
حجت‌الاسلام والمسلمین اکبری در این نشست با قدردانی از تلاش مجموعه همکاران قضایی و اداری در اجرای مراحل ساماندهی پرونده‌های بایگانی‌های راکد مطابق دستورالعمل‌های ابلاغی، اظهار داشت: پرونده قضایی از لحظه تشکیل تا زمان بایگانی و آرشیو نهایی، امانتی در دست ماست و وظیفه ما نسبت به آن هیچ‌گاه پایان نمی‌پذیرد. از بین رفتن حتی یک برگ پرونده می‌تواند حقی را تضییع و اعتماد عمومی را مخدوش کند.
وی افزود: بی‌توجهی در نگهداری پرونده‌ها زمینه‌ساز شبهه و سوءظن نسبت به سلامت دستگاه قضایی است؛ بنابراین دقت در آرشیو، امانت‌داری و اجرای دقیق دستورالعمل‌ها از مسئولیت‌های اساسی همه مدیران قضایی و کارکنان دفاترشعب است.
حرکت جدی به سوی پرونده‌های تمام‌الکترونیک
رئیس‌کل دادگستری استان سمنان با اشاره به سیاست‌های قوه قضاییه در مسیر تحقق عدالت هوشمند گفت: بر اساس سند تحول قضایی و برنامه جامع عملیاتی سالانه، تشکیل پرونده‌های تمام‌الکترونیکی یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر است. هر حوزه قضایی که در این مسیر گام برندارد، ناگزیر در آینده با انباشت اسناد و حجم بالای پرونده‌های راکد مواجه خواهد شد.
وی با تأکید بر مدیریت صحیح منابع و پرهیز از چاپ غیرضروری پرونده‌های الکترونیکی افزود: چاپ پرونده‌ای که به‌صورت الکترونیک تشکیل شده است، اقدامی نادرست است. باید مدیریت کاغذ و سایر منابع بر اساس میزان الکترونیکی شدن پرونده‌ها صورت گیرد تا از اتلاف امکانات جلوگیری شود.
اولویت‌بندی، آموزش و نظارت مستمر
حجت‌الاسلام والمسلمین اکبری با تأکید بر ضرورت تعیین تکلیف صحیح اسناد و پرونده‌های بایگانی‌شده، گفت: ساماندهی پرونده‌های بایگانی راکد باید بر اساس شاخص‌های مشخص و اولویت‌های مندرج در دستورالعمل‌ها انجام شود.
وی با اشاره به اهمیت آموزش مستمر نیرو‌های مرتبط افزود: آموزش نباید موجب توقف کار شود و لازم است مدیران شعب و متصدیان بایگانی‌های راکد ضمن نظارت دقیق بر روند رقومی‌سازی، ساماندهی و بایگانی پرونده‌ها، از انجام منظم و منضبط امور دفاتر اطمینان حاصل کنند. رئیس‌کل دادگستری استان همچنین بر نظارت مستمر مسئولان قضایی بر حُسن اجرای امور تأکید کرد.
رئیس‌کل دادگستری استان سمنان با اشاره به برنامه زمان‌بندی ساماندهی بایگانی‌ها خاطرنشان کرد: هدف آن است که تا پایان فصل جاری، تمامی پرونده‌های مشمول دستورالعمل پالایش بایگانی‌های راکد در استان تعیین تکلیف شوند. حوزه‌های قضایی که قبل از این زمان، موفق به اجرای کامل این برنامه شوند، مورد تقدیر ویژه قرار خواهند گرفت.
امانت‌داری اسناد؛ میراث اعتماد مردم
حجت‌الاسلام والمسلمین اکبری در پایان با تأکید بر مسئولیت شرعی و قانونی حفظ اسناد قضایی گفت: پرونده‌های بایگانی‌شده، میراث اعتماد مردم به دستگاه قضایی‌اند و امانت‌داری در قبال آنها، یک وظیفه دینی و سازمانی است. قدردان تلاش‌های حوزه‌های قضایی که در اجرای دستورالعمل ساماندهی پرونده‌های بایگانی‌های راکد پیشگام بوده‌اند، هستیم و انتظار داریم سایر حوزه‌ها نیز با برنامه‌ریزی دقیق و همت مضاعف دربازه زمانی مقرر، این مأموریت مهم را به سرانجام برسانند.
انتهای پیام/