سید مصطفی اعتصامی در گفت‌وگو با خبرنگار ایمنا با اشاره به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سامانه مدیریت قراردادها در شهرداری اصفهان اظهار کرد: یکی از الزامات کلیدی برای کنترل و نظارت دقیق بر قراردادهای شهری، راه‌اندازی سامانه‌ای جامع و یکپارچه برای مدیریت قراردادها بود که این نیاز با طراحی و پیاده‌سازی سامانه مدیریت قراردادها در کنار سامانه سیگما محقق شد.
وی افزود: در حال حاضر سامانه سیگما به‌عنوان بستر اصلی کنترل پروژه‌های شهرداری فعالیت دارد و به موازات آن، سامانه مدیریت قراردادها نیز طراحی شده است تا تمام فرایندهای مرتبط با تدوین، عقد، اجرا و ارزیابی قراردادهای شهرداری از ابتدا تا انتها در آن ثبت و پیگیری شود.
مدیرکل برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان تاکید کرد: این اقدام نه‌تنها مطالبه‌ای از سوی ستاد شهرداری بود، بلکه بسیاری از سازمان‌ها و مناطق نیز بارها درخواست ایجاد سامانه‌ای را داشتند که بتواند مدیریت قراردادهای سازمانی و ارائه گزارش‌های دقیق، مرحله‌به‌مرحله و پیشرفته از قراردادها را میسر سازد.
اعتصامی با اشاره به عملکرد دقیق این سامانه گفت: فرایند قرارداد از همان لحظه‌ای که پیش‌نویس قرارداد تنظیم می‌شود در این سامانه آغاز می‌شود و تمام مراحل عقد قرارداد، اجرای مفاد آن، صدور صورت‌وضعیت‌ها و پرداخت‌ها به‌صورت یکپارچه و ثبت‌شده در سامانه پیگیری خواهد شد.
وی ادامه داد: این موضوع امکان نظارت دقیق بر روند پیشرفت و پرداخت‌ها را فراهم می‌کند؛ به‌گونه‌ای که به‌صورت دقیق می‌توان تشخیص داد کدام صورت‌وضعیت در چه تاریخی ثبت و بررسی شده، چه زمانی پرداخت شده و تأخیر در کدام بخش روی داده است.
مدیرکل برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان با تاکید بر آثار مثبت این سامانه در فرایند کاری شهرداری خاطرنشان کرد: یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این سامانه، افزایش شفافیت در انجام پروژه‌ها است، چراکه ثبت دقیق تاریخ‌ها و رویدادهای مرتبط با هر قرارداد و صورت‌وضعیت موجب می‌شود تا تمام مراحل قابل ردیابی و قابل پیگیری باشد.
اعتصامی گفت: حذف اسناد کاغذی یکی دیگر از مزایای قابل توجه این سامانه است که علاوه‌بر کمک به حفظ محیط زیست، موجب صرفه‌جویی چشمگیر در مصرف کاغذ، چاپ، رفت‌وآمد فیزیکی و زمان می‌شود.
وی افزود: برای هر قرارداد شهرداری چندین نسخه کاغذی چاپ می‌شد که در فرایندهای امضای دستی و ارسال فیزیکی بین واحدها و سازمان‌ها صرف زمان و منابع زیادی می‌شد، اما با مکانیزه شدن این فرآیند، اکنون امضاها، بررسی‌ها و ارسال مستندات به‌صورت الکترونیکی و در بستر سامانه انجام می‌شود.
مدیرکل برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان ایجاد بانک اطلاعاتی قوی را از دیگر مزایای راه‌اندازی سامانه مدیریت قراردادها برشمرد و تاکید کرد: این سامانه امکان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات پیمانکاران، تامین‌کنندگان، سوابق قراردادها، سوابق پرداخت‌ها و صورت‌وضعیت‌ها را فراهم کرده و این اطلاعات در فرآیند تصمیم‌گیری برای انعقاد قراردادهای جدید و ارزیابی عملکرد بخش‌های مختلف، بسیار کارآمد خواهد بود.
اعتصامی گفت: با چنین بانک اطلاعاتی جامعی، از تکرار قراردادها، موازی‌کاری و بی‌نظمی‌های احتمالی در حوزه قراردادها نیز جلوگیری می‌شود.
وی ادامه داد: یکی از گام‌های مهمی که با استقرار این سامانه دنبال می‌شود، استانداردسازی و الگوسازی در تدوین قراردادهای شهرداری است و با توجه به تنوع بالای نوع قراردادها در بخش‌های مختلف شهرداری، این سامانه می‌تواند به تدریج الگوهای استاندارد و ساختارهای مشابهی را برای تهیه قراردادها ارائه دهد و از پراکندگی‌های فرمی و محتوایی بکاهد، هرچند ممکن است نتوان یک فرمت واحد برای تمام قراردادها تعریف کرد، اما تنوع قراردادها را می‌توان به حداقل رساند.
مدیرکل برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان خاطرنشان کرد: استقرار این سامانه فرصتی را فراهم کرده است تا در حین مکانیزه‌سازی فرایندها، اصلاح فرایندهای اجرایی و مالی نیز به‌طور هم‌زمان انجام شود.
اعتصامی گفت: تمام اطلاعات ثبت‌شده در این سامانه قابل تحلیل است و ما می‌توانیم با بهره‌گیری از داده‌های آن، به تحلیل‌های آماری و محتوایی از قراردادها دست یابیم، نقاط ضعف و قوت عملکردها را بشناسیم و در راستای بهبود کیفی و کمی فعالیت‌ها گام برداریم.
وی با اشاره به برنامه‌ریزی برای گسترش این سامانه افزود: طبق تصمیم اتخاذ شده، تا پایان شهریور سال جاری همه سازمان‌ها، ادارات و مناطق موظف هستند کلیه فرایندهای مربوط به قراردادها و صورت‌وضعیت‌های خود را احصا و بازطراحی کنند.
مدیرکل برنامه‌ریزی و بودجه شهرداری اصفهان تاکید کرد: با همکاری اداره مدیریت عملیات و کنترل پروژه‌های شهرداری، این فرآیندها در قالب سامانه تعریف خواهد شد و از ابتدای مهر سال جاری، تمام قراردادهای شهرداری در سامانه مدیریت قراردادها و تحت سامانه سیگما ثبت و اجرا خواهند شد.
اعتصامی گفت: سامانه سیگما (سامانه یکپارچه گردش و مدیریت اطلاعات پروژه‌ها) است و تمام اطلاعات پروژه‌های شهرداری اصفهان از جمله اسناد، گزارش‌های پیشرفت، وضعیت مالی و فنی پروژه‌ها در آن ثبت می‌شود و برای مدیران ارشد و میانی شهرداری به‌راحتی قابل دسترسی و پیگیری است.
وی ادامه داد: با ثبت تمام قراردادهای مرتبط با هر پروژه در سامانه، می‌توان هزینه تمام‌شده واقعی پروژه‌ها را به‌صورت دقیق مشخص کرد و گاهی گزارش‌های مالی بر اساس ردیف‌های بودجه یا فقط تعدادی از قراردادها ارائه می‌شود، در حالی که این سامانه به ما امکان می‌دهد تعداد دقیق قراردادهای منعقد شده برای هر پروژه، مبالغ آن‌ها و مجموع هزینه تمام‌شده را با دقت مشخص کنیم که این موضوع برای تصمیم‌گیری‌های آتی بسیار ارزشمند است.