فرارو- در طول مسیر شغلیتان، و همچنین در دیگر مواقع زندگی، ممکن است از شما بخواهند که در جلسه‌ای شرکت کنید. ممکن است حتی از شما بخواهند تا نقشی را رسمی را به عنوان منشی یک گروه یا سازمان، به صورت داوطلبانه یا در ازای دستمزد، بر عهده بگیرید.
به گزارش فرارو، در چنین حالتی، لازم است بدانید که چه باید بکنید و قادر باشید که یادداشتهای درست و شفاف بردارید، چرا که نقش اصلی منشی، ثبت رسمی جلسه است.
مسئولیت منشی
نقش منشی در هر گروه رسمی‌ای، پاسداری از فرآیند جلسات است. آن‌ها معمولاً فردی هستند که قرار و مدارهای جلسه را می‌گذارند و فرآیند گروه و تصمیمات را به صورت رسمی ثبت و ضبط می‌کنند: منظور صورت جلسه است. این ممکن است شامل ثبت گفتگوها هم بشود.
در اینجا به جنبه‌های رسمی نقش منشی و به خصوص نقش او در جلسات می‌پردازیم.
آمادگی: قبل از جلسه
چند چیز هست که منشی باید پیش از جلسه بداند، و اکثر آن‌ها را به راحتی از طریق پرسش از فردی که بناست ریاست جلسه را بر عهده داشته باشد، قابل فهمیدن است.
مهم‌ترین آن‌ها از قبیل زیر هستند:
چه کسی بناست ترتیب جلسه را بدهد؟ از جمله شامل محل آن، تدارک دیدن پذیرایی و هر نوع تسهیلات سمعی و بصری مورد نیاز. مسئول این موضوع اغلب منشی است.
چه کسی مسئول آماده کردن دستور جلسه است؟ هر رییسی نظر خاص خودش را دارد، اما این موضوع معمولاً از مسئولیت‌های منشی است و با همکاری رییس انجام می‌شود. ممکن است افراد دیگری هم باشند که حق افزودن موارد به دستور جلسه را داشته باشند.
منشی جلسه باید اطمینان حاصل کند که دستور جلسه سنگین نیست. به این منظور باید با رییس جلسه و دیگران بحث کند تا ببیند که چه چیزهایی را می‌توان به جلسه بعدی موکول کرد و چه چیزهایی را می‌توان در یک گزارش کتبی پوشش داد.
چه نوع یادداشت‌ها یا صورتجلسه‌هایی نیاز است؟ آیا به صورتجلسۀ رسمی نیاز است که در آن مشخص است چه کسی چه چیزی گفته، یا یادداشتهای خلاصله‌ای که در آن اقدامات مورد توافق ثبت شده است؟
برای آماده شدن یادداشت‌ها یا صورت جلسه‌ها و پخش کردن آن‌ها چقدر زمان وجود دارد؟
فرآیند پاکنویس کردن یادداشت‌ها برای انتشار چیست؟ برخی روسای جلسه دوست دارند که قبل از فرستاده شدن صورتجلسه، آن را بازبینی کنند و برخی ترجیح می‌دهند که صورتجلسه همزمان برای چند تن از حاضران اصلی جلسه فرستاده شود.
اگر منشی جلسۀ تازه‌کاری هستید، بد نیست بدانید که چه کسانی قرار است در آن جلسه شرکت کنند، نمایندگان چه سازمان‌هایی هستند و برخی از مسائلی که در جلسات پیشین طرح شده را در ذهن داشته باشید.
این به شما کمک می‌کند تا بفهمید که در جلسه چه می‌گذرد. برای این کار می‌توانید به سراغ صورتجلسات جلسه‌های پیشین بروید و همچنین از رییس جلسه بپرسید که قرار است راجع به چه چیزی صحبت شوند.
منشی مسئول فرستادن اوراق جلسه است. این اوراق می‌تواند شامل دستورجلسه، صورتجلسۀ جلسۀ قبل و هر اوراقی حاوی اطلاعات مرتبط با بحث باشد، ولی محدود به اینها نیست.
در روز جلسه
در روز جلسه چندین کار هست که منشی بایستی انجام دهد:
اطمینان حاصل کنید که می‌دانید چه کسی قرار است در جلسه حضور یابد. اگر ساختمانتان حراست دارد، فهرست حاضران را در اختیار حراست بگذارید.
زودتر به محل جلسه بروید و از مناسب بودن همه چیز اطمینان حاصل کنید. اگر مسئولیت تدارکات جلسه را دارید، اطمینان حاصل کنید که همه چیز سر جای خودش است و اتاق به درستی چیده شده است، همۀ تجهیزات سمعی و بصری کار می‌کنند و تعداد صندلی‌ها کافی است. همچنین حواستان به لوازم پذیرایی هم باشد.
قدری راجع به اینکه چه کسی کجا بنشیند فکر کنید، و نقشۀ نشستن تهیه کنید. این موضوع در جریان جلسه تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند. باید اطمینان حاصل کنید که محل نشستن رییس جلسه مرکزیت دارد و شما کنار دست او می‌نشینید.
اطمینان حاصل کنید تعداد زیای کپی از اوراق داشته باشید تا در اختیار کسانی که همراهشان نیست، بگذارید. اگر تعداد اوراق زیاد است، بهتر است تا آن‌ها را در پوشه‌ای مرتب کنید و به آن‌ها شماره صفحه اختصاص دهید تا حاضران به راحتی بتوانند صفحات مربوط به بحث را پیدا کنند.
صورتجلسه‌برداری از جلسه
خوش‌آمدگویی و معرفی
صورتجلسات باید فهرست کاملی از حاضران و غایبان، و کسانی که به نمایندگی از فردی دیگر شرکت کرده‌اند را شامل شود.
برای اینکه مجبور نباشید هنگامی که حاضران خود را معرفی می‌کنند، تند و تند بنویسید، یک جدول را دور میز بگردانید تا افراد خودشان، نام سازمانشان و مشخصات تماسشان را در آن بنویسند.
اصل کاراگر فقط قرار است خلاصه‌ای کوتاه از بحث بعلاوۀ اقدامات مورد توافق را گزارش کنید، می‌توانید به بحث گوش دهید و سپس آن را به شکل یادداشت خلاصه کنید.
اما، اگر قرار است نکات اصلی را که افراد مطرح می‌کنند به نامشان بنوسید، پس باید مجموعۀ کاملتری یادداشت تهیه کنید که شامل نام گویندگان نیز بشود.
اینکه برای یادداشت‌برداری از لپ‌تاپ یا کاغذ و خودکار استفاده کنید، به خودتان بر می‌گردد. با این وجود خوب است که قبل از اینکه تصمیم بگیرید با رییس جلسه مشورت کنید.
پشتیبانی از فرآیندوظیفۀ رییس جلسه، مدیریت فرآیند جلسه است، اما چند چیز هست که منشی می‌تواند با انجام آن‌ها کمک کند.
از جمله:
به آرامی یادداشتهایی را در مورد هر مسئله‌ای نظیر زمان‌بندی دستور جلسه، یا از قلم افتادن چیزی، یا وقت پذیرایی، به دست رییس برسانید.
بحث را جمع‌بندی و خلاصه کنید. این مورد به خصوص زمانی که افراد مرتب برخی نکات را تکرار می‌کنند، راهگشا خواهد بود.
اگر نکتۀ خاصی را متوجه نشده‌اید، بخواهید که شفاف‌سازی کنند. ممکن است که دیگران هم آن نکته را متوجه نشده باشند، ولی به هر حال شما به خاطر تنظیم صورتجلسه حتماً باید متوجه شوید.
وقتی بر سر اقدامی توافق می‌شود، مطمئن شوید که چه کسی مسئول انجام آن است. اینکه بر ضرورت یک اقدام و چیستی آن اقدام توافق شود، بدون اینکه مسئولیت آن به فردی سپرده شود، چندان در جلساتمعمول نیست. شما به عنوان منشی، مسئول هستید که نگذارید چنین اتفاقی روی دهد.
بسته به نوع سازمان، سطح شغلی شما، یا نقش شما که آیا داوطلبانه است یا اینکه عضو منتخب کمیته هستید، بهتر است با رییس جلسه پیشتر در مورد مسئولیت‌هایتان مشورت کنید، تا اطمینان حاصل کنید که مداخلات شما منجر به دلخوری نخواهد شد.
هشدار
خیلی راحت ممکن است جذب بحث شوید و یادتان برود که یادداشت بردارید. سعی کنید همیشه روی وظیفۀ خودتان تمرکز داشته باشد. رییس جلسه هر لحظه ممکن است از شما بخواهد خلاصه‌ای از جلسه را بیان کنید.
پس از جلسه حالا اصل کار شروع می‌شود!
بهتر است هر چه زودتر بعد از جلسه شروع به نوشتن صورتجلسه کنید. هر قدر هم که یادداشتهایی که سر جلسه برداشته‌اید، واضح بوده باشد، ۲۴ ساعت بعد اوضاع خیلی فرق خواهد کرد و اگر دو هفته از جلسه بگذرد، تقریباً بعید است چیزی از جلسه در خاطرتان بماند.
صورتجلسه باید ترتیب دستور جلسه را رعایت کند. حتی اگر کسی در جای دیگری از جلسه‌ای به موضوع خاصی بازگشته، باید آن صحبت را ذیل موردش در دستورجلسه بیاورید. اطمینان حاصل کنید که نکات اصلی بحث را آورده‌اید، و تصمیمات گرفته شده و اقداماتی که بر سرشان توافق شده و اینکه چه کسی مسئول چه کاری خواهد بود را ذکر کرده باشید.
صورتجلسه‌ها اغلب همیشه به صورت ماضی نوشته می‌شوند. و معمولاً از جملات مجهول استفاده می‌شود، مثلاً (توافق شد که فلانی مسئول فلان باشد).
اینکه در صورتجلسه نام کوچک را استفاده کنید، یا عنوان بعلاوۀ نام خانوادگی یا به صورت مخفف به گوینده اشاره کنید، به ویژگی‌های سبکی برمی‌گردد. این موضوع را با رییس جلسه چک کنید یا نگاهی به صورتجلسه‌های پیشین بیاندازید تا ببینید چگونه بوده است و از رویکرد مشابهی استفاده کنید.
بررسی و تایید
اگر شما در نوشتن صورتجلسه تازه کار هستید، بهتر است پیش از ارسال آن به صورت گسترده، آن را برای یکی و دو فرد مطمئن بفرستید تا بررسی کنند و راجع بهش نظر بدهند.
یکی از این افراد احتمالاً باید رییس باشد، مگر اینکه خودش به شما گفته باشد که اول صورتجلسه را به فرد دیگری بفرستید. زمانی که صورتجلسه‌ها از سوی رییس جلسه تایید شدند، می‌توان آن‌ها را به شکل گسترده‌تر برای حاضران در جلسه فرستاد و در صورت لزوم آن را در وبسایت منتشر کرد. ممکن است حاضران جلسه بخواهند برخی خطاها را اصلاح کنند، و اصلاحیه‌ها را بایستی در صورتجلسات بعدی لحاظ کرد.