جوان آنلاین: کانال تلگرامی «مهارت‌های زندگی» نوشت: ماتریس مدیریت زمان، کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت‌بندی فعالیت‌ها دارد. به خاطر شکل این ماتریس شما می‌توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید یا روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید یا حتی آن را در Excel داشته باشید. 

 

 میان کار‌های اضطراری و مهم تمیز قائل شوید

در تعیین اولویت‌ها مهم است که میان کار‌های اضطراری و مهم تمیز قائل شوید. به خاطر داشته باشید، کار‌های اضطراری به ندرت مهم و کار‌های مهم به ندرت اضطراری هستند. 

کار اضطراری باید فوراً انجام شود. این کار‌ها اغلب تحت تأثیر نیرو‌های بیرون از شما و از جمله آنها رئیس، مشتریان، خانواده و دوستانتان، تعیین می‌شوند. ممکن است تلفن شما زنگ بزند یا یکی از همکارانتان کار شما را قطع کند. اینها جملگی اضطراری هستند، اما معمولاً ارزش بلند مدت ندارند. 

شاید مهم‌ترین کلمه در تعیین اولویت‌ها، نتایج یا پیامد‌ها باشد. کار مهم آن کاری است که انجام دادن یا ندادنش پیام‌های جدی بر جای می‌گذارد. کار غیر مهم معمولاً پیامد مهمی به دنبال ندارد. گاه اصولاً مهم نیست که این کار صورت می‌گیرد یا نمی‌گیرد. کار‌های مهم، از سوی دیگر، کار‌هایی هستند که اگر انجام نشوند، پیامد‌های جدی از خود باقی می‌گذراند. اما اینها به ندرت اضطراری هستند. 

 

 بخش یک

در این طبقه کار‌هایی قرار می‌گیرند که هم نیازمند یک اقدام فوری هستند و هم دارای نتایج حائز اهمیتی می‌باشند. بحران‌ها و مشکلات شخصی و خانوادگی از این طبقه هستند، با کار‌هایی که در این دسته قرار می‌گیرند، مجبوریم کنار بیاییم و گرنه عوارض آنها گریبان ما را می‌گیرد. البته باید توجه جدی داشته باشیم که نباید بگذاریم همه همت و تلاش ما صرف اینگونه امور شوند وگرنه هر روز با بحران جدیدی روبه رو خواهیم شد و دیگر فرصتی برای سایر کار‌ها باقی نمی‌ماند. بیماری ناگهانی یکی از اعضای خانواده، تغییر ناگهانی امتحان پایان سال و ترم و تصادف‌های خودرو، از این دسته هستند. 

 

 بخش دو

فعالیت‌های مهمی که انجامشان الزامیست، اما در زمان کوتاه انجام نمی‌شوند و بیشتر زمان‌بندی بلندتری دارند. فعالیت و کار‌هایی که در این طبقه قرار می‌گیرند به هدف‌ها، رسالت و نقش‌های زندگی مربوط می‌شوند، اما مجبور نیستیم همین حالا و با فوریت آنها را انجام دهیم و می‌توانیم آنها را به زمان دیگری موکول کنیم، اما در هر حال لازم است آنها را انجام دهیم، یاد گرفتن کار با رایانه، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر خود، خرید لباس یا کتاب غیردرسی و از این قبیل امور است. 

 بخش سه

فعالیت‌هایی که خیلی اهمیتی ندارند، اما شما نقشی در به وجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید، در غیر این صورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد. محتوای این قسمت مورد علاقه دیگران است و بیشتر خوشایند آنان، اما نکته مهم در اینجاست که این امور نه تنها مهم نیستند، بلکه هیچ گونه ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی بعضی وقت‌ها مانعی سر اهداف ما خواهند بود. دوستی زنگ می‌زند یا پیامک می‌دهد، همین حالا در پارک فلان منتظر تو هستم، دوست دیگری برای خرید لباس عروسی یا دامادی نیاز به همراهی دارد و از این قبیل. 

 

 بخش چهار

فعالیت‌های بیهوده‌ای است که خود فرد خودش را درگیر آنها می‌کند و زمانش را از بین می‌برد. بخشی از عادات منفی می‌تواند در این قسمت قرار گیرد. در این طبقه بیشتر کار‌هایی قرار می‌گیرند که انجام دادن یا ندادن آنها چه حالا و چه در وقت دیگر تفاوتی ندارد و هیچ‌گونه سود و زیانی به حال ما و اهداف ما و رسالت‌های ما در زندگی ندارد و بیشتر باعث اتلاف وقت می‌شوند. مثل اصرار به دیدن فلان سریال [بی‌محتوا]، اصرار بر حضور در ورزشگاه برای دیدن مسابقه فلان تیم، وقت گذرانی و پاساژگردی با دوستان یا به تنهایی و از این امور.