یکی از حوزه‌های مغفول‌مانده که می‌تواند از جمله بخش‌های مهم مسابقات باشد، چرا که با سلامت جسم و روان شرکت‌کنندگان، میهمانان و داوران این رقابت‌ها ارتباط دارد، موضوع استقبال، اسکان، تردد متسابقان در طول مسابقات و پس از پایان رقابت بدرقه آنها تا شهر مبدأیی است که از آنجا عزیمت کرده‌اند.
کمیته‌ای با عنوان متسابقان و میهمانان، در طول مدت برگزاری این رقابت‌ها به اموری همچون خدمت‌رسانی به شرکت‌کنندگان و هتلینگ می‌پردازد. اموری که در بخش آقایان، طاهر مهتابی مسئولیت این کمیته را به عهده داشت و محمد پُردل نیز به عنوان ناظر مرکز امور قرآنی سازمان اوقاف، امور انجام شده را از حیث برگزاری هر چه کیفی‌تر آن رصد می‌کرد.
بنا به گفته طاهر مهتابی؛ کار این کمیته از دو ماه قبل آغاز شده بود و با اعزام هیئتی از تهران طی جلساتی مشترک تمامی موارد استقبال، اسکان، تردد، رسیدگی به امور متسابقان، داوران و میهمانان نیازسنجی شد. مشابه آنچه در بخش آقایان به انجام رسید با تشکیل کمیته‌ای مجزا برای بخش بانوان نیز به اجرا درآمد.
وی ابتدایی‌ترین وظیفه این کمیته را در قالب تشکیل گروه استقبال، مشایعت گروه‌ها و نفراتی دانست که طبق جدول زمان‌بندی به شهر تبریز وارد می‌شدند که معمولاً مبادی ورودی آنها یا فرودگاه یا ایستگاه راه‌آهن یا پایانه اتوبوس‌های مسافربری بوده است.
دومین مورد الزامی، مکانی است که باید متسابقان و سایر میهمانان و اعضای هیئت داوران در آن اسکان داده شوند که با توجه به امکانات رفاهی و همچنین قرابت نسبی به محل برگزاری مسابقات یعنی سالن مصلای این شهر، هتل انتخاب شد.
آنچه که بنا به اعلام مسئول کمیته متسابقان در اولویت بعدی قرار داشت، تردد ایشان در مسیر رسیدن به سالن مسابقات و بالعکس بود که سرویس‌هایی به این منظور در نظر گرفته شد و همچنین با توجه به طرح ترافیک در شهر تبریز و همینطور برخی محدودیت‌های ترددی به سبب حجم ترافیک بالا در بافت مرکزی شهر، با هماهنگی‌های به عمل آمده با شهرداری، سرویس‌های اعزام شده این دوره از مسابقات از مسیرهای ویژه(اتوبوس بی آر تی) صورت می‌گرفت تا متسابقان در کمترین زمان ممکن و با آرامش به محل مسابقات دسترسی پیدا کنند.
به غیر از هتلینگ و تردد متسابقان، بحث سلامت جسمی آنها نیز در دستور کار این کمیته بوده است تا آنجا که بنا به گفته مسئول این کمیته، هماهنگی با مراکز درمانی شبانه‌روزی هلال احمر در شهر تبریز به این جهت که در مورد حوادث و بیماری احتمالی شرکت‌کنندگان و میهمانان، خدمات درمانی در کمترین زمان ممکن ارائه شود. خوشبختانه در زمان حضور بانوان به تعداد 96 نفر به انضمام 17 داور و در بازه زمانی 12 تا 19 آذرماه، این امر با نهایت دقت و بدون کوچکترین مشکل و نارضایتی به انجام رسید.
در بخش نغماتی آقایان نیز شاهد حضور 17 گروه مدیحه‌سرا و 25 نفر دعاخوان و مؤذن بودیم که تا پایان بخش نغمات دینی و اختتامیه آن که 22 آذرماه برگزار شد، همه امور صورت گرفت و در بخش آوایی همچنان در حال اجراست.
صحبت دیگر مهتابی؛ مسئول کمیته متسابقان درباره همراهانی است که به ویژه در بخش بانوان با متسابقان وارد شهر تبریز شده بودند؛ امری که بنا به گفته او سرریز میهمانان محسوب می‌شد و برای مدیریت آن برنامه‌ای در نظر گرفته نشده بود، اما با این وجود این کمیته، پذیرای حدود 54 نفر همراه متسابقان در بخش بانوان بود.
از جمله نکات حائز اهمیت اجرا شده از سوی این کمیته، برنامه حمایتی بود که نسبت به اعزام قاریان بین‌المللی و ممتاز شرکت‌کننده در بیش از 160 محفل قرآنی در سراسر استان آذربایجان شرقی صورت گرفت که این امر نیز با حساسیت زیاد از مبدأ به مقصد و در مسیر برعکس آن در طول مدت برگزاری مسابقات به انجام رسید.
مسئولان این بخش برنامه‌ای نیز برای بازدید متسابقان و میهمانان از ابنیه تاریخی و تفرجگاه‌های شهر تبریز داشته و دارند که با توجه به بروز برودت هوا، این امر به زمانی موکول شده است که وضعیت جوی تا حد زیادی بسامان شود هر چند که با توجه به هماهنگی‌های صورت گرفته با شهرداری و اداره کل میراث فرهنگی و گردشگری استان آذربایجان شرقی، متسابقان و میهمانان به شکل شخصی و با ارائه کارت شناسایی شرکت در مسابقه تا پایان مسابقات می‌توانند از اماکن تفریحی، ابنیه تاریخی و ... به صورت رایگان استفاده کنند.
محمد پُردل؛ ناظر مرکز امور قرآنی اوقاف بر عملکرد کمیته متسابقان، میهمانان و داوران در بخش‌های مخصوص به خود در طبقات هتل اسکان داده شدند که در مجموع همگی در یک مکان واحد متمرکز شده تا دسترسی و برنامه‌ریزی برای امور ایشان از جمله پذیرایی، وعده‌های غذایی، تردد میان هتل و محل مسابقات و حتی صدور بلیط سهل‌الوصول باشد.
وی برنامه‌ریزی صورت گرفته در کمیته متسابقان را در راستای ایجاد آرامش و امنیت متسابقان و شرکت‌کنندگان و داوران این دوره از رقابت‌ها دانست و به این نکته اشاره کرد که حتی برای برخی امور از پیش‌تعیین نشده نیز تدابیری اندیشیده شد و مثلاً گروه یا نفری که مسابقه‌اش تمام شده و طبق برنامه باید هتل را ترک کند، اما بلیط برگشت او با زمان خروجش از محل اسکان همخوانی نداشت، به مهمانسرای اوقاف هدایت و در آنجا اسکان داده شد تا زمان مقرر به منظور بازگشت او به شهری که از آن اعزام شده است، فرا برسد.
بنا به اظهارات پردل، این اتفاق در مورد افراد وارد شده به مسابقات نیز صدق می‌کرد و با وجود آن که ممکن بود فرد یا افرادی پیش از زمان تعیین شده به تبریز وارد شوند، اما هم در مهمانسرای اوقاف اسکان داده شدند تا اتاق هتل برای استقرار آنها خالی شود و هم اینکه وعده غذایی گرم و درخور برای آنها در نظر گرفته شده بود.