یادداشت مهمان؛ سید موسی حسینی کاشانی - یکی از چالش های جدی در سیستم اداری تعدد مکاتبات و توزیع نادرست ارجاع نامه هاست که در نهایت به بالا رفتن آمار مکاتبات با خروجی حداقلی منجر می شود .
گاهی یک ارجاع نادرست خود باعث مکاتباتی می شود که پس از گذشت زمان نسبتاً طولانی دوباره بدون پیشرفت و اقدام مناسب به نقطه اول باز می گردد و تنها باعث صرف بیهوده منابع می شود .
اقدام مناسب و تولید محتوای درست از آن اقدام با نگارش درست، درصد کمی از مکاتبات را به خود اختصاص می دهد و بیشتر مکاتبات با متن های تکراری و مشابه و فقط برای ارجاع به نفر و یا قسمت دیگر است و بعضاً شاهد هستیم که تعداد قابل توجهی مکاتبه انجام شده که نهایتاً به یک نامه با محتوای قابل اعتنا و در جهت پاسخ به اولین ارجاع پس از گردشی شاید به بیست نامه نگاری باشد.
ارجاع صحیح نامه و ارتقا توانمندی مدیران و کارشناسان می تواند این چرخه معیوب را تا حدود زیادی سامان ببخشد و انرژی و منابع زیادی که صرف مکاتبات بیهوده می شود صرف اقدام مناسب و تولید محتوای درست در پاسخ به مطالبات شود .
معضلی به نام اختلال در نحوه توزیع مکاتبات اداری
ارجاع صحیح نامه و ارتقا توانمندی مدیران و کارشناسان می تواند این چرخه معیوب را تا حدود زیادی سامان ببخشد و انرژی و منابع زیادی که صرف مکاتبات بیهوده می شود صرف اقدام مناسب و تولید محتوای درست در پاسخ به مطالبات شود .
صاحب‌خبر -
∎
نظرات کاربران