براي بسياري از مردم تشريفات مترادف با اسراف و تجمل خواهي است و برخي آن را اصول و آيين سلطه زورمداران، اربابان و تحميل طبقات بالاي جامعه بر ضعيفان، رعيت و مردم فرودست مي‌دانند. در حالي كه تشريفات از نحوه انجام درست و متعارف كارها و امور حكايت دارد. در برخي نهاد‌ها به دلايل خاص از جمله انجام با شكوه و گسترده يك مناسبت داخلي يا يك مناسبت بين‌المللي و جهاني، برنامه‌ريزي مفصل و متفاوت‌تري صورت گرفته تا امور در يك نظم خاصي به مرحله اجرا درآيد كه از آن به عنوان تشريفات ياد مي‌شود.  بهمن حسين‌پور، معاون مراسم و تشريفات رياست‌جمهوري كه سال‌هاي متوالي مديركل تشريفات وزارت امور خارجه بود و چندين دوره نيز رييس نمايندگي ايران در خارج از كشور بوده است  درباره اهميت تشريفات مي‌گويد: تشريفات در فرهنگ ادبيات فارسي (فرهنگ معين) به معناي برگزاري مراسم آبرومندانه تعريف شده است و همانطور كه اشاره شد از مصدر شرف اقتباس شده است كه در واقع همان حفظ آبرو، حيثيت و عزتمندانه رفتار كردن است. با نگاهي به زندگي اجتماعي در قالب شخصيت حقيقي و حقوقي اهميت تشريفات بيشتر نمايان مي‌شود. از آنجا كه براي هر امري ضمانت اجرايي قرار داده شده است، ضمانت اجرايي تشريفات «قضاوت افكار عمومي» است كه در زندگي اجتماعي همواره از قضاوت‌هاي صحيح يا ناصواب و بعضا اشتباه افراد منتفع يا متضرر خواهند شد. از آنجا كه تمامي تلاش و مساعي كشورها درجهت بروز و نمايش توانمندي‌ها در عرصه روابط بين‌المللي است، تشريفات يكي از مهم‌ترين ابزارها در روابط سياسي و به ويژه روابط بين‌المللي است. به‌كارگيري قواعد و آداب و رسومي كه در آن قدرت و فرهنگ يك كشور تجلي مي‌يابد در واقع تشريفات ناميده مي‌شود.
تشريفات؛ اشرافي‌گري يا آراستگي اسلامي
بهمن حسين‌پور، معاون مراسم و تشريفات مي‌گويد: در اصول تشريفات و پياده كردن پروتكل‌ها ترس را كنار گذاشتم چرا كه در كشور ما به غلط هرگاه نام تشريفات مطرح مي‌شود همه ذهن‌ها به سمت اشرافي‌گري مي‌رود كه كاملا نادرست است. بايد اين ديد را تغييردهيم، تشريفات در اصل به دنبال بيان زيبايي‌هاي يك جامعه و كشور است. با رعايت اصول تشريفاتي و پروتكل‌ها به دنبال اعلام انضباط و آراستگي ايران اسلامي هستيم. تشريفات نشانه اشرافي‌گري نبوده بلكه نشانگر انضباط، فرهنگ، عزت يك كشور و اهميت دادن و تكريم مهمان است. در واقع به نوعي معرف ظرفيت‌ها و فرصت‌هايي است كه كشورها در معرض مخاطبان قرار مي‌دهند. تشريفات تبلور جايگاه يك كشور و تابلو ورودي و نقطه آغاز است كه در مراودات سياسي بسيار مهم است. به نوعي مي‌توان گفت كه تشريفات درب ورودي براي تعامل است. بروكراسي مربوط به تشريفات، بروكراسي حاكم بر ساز و كارها و ساختارهاي نظام است. نظم، انضباط، صلابت، قدرت، فرهنگ، متانت و ادب همه در رفتارهاي مترتب با تشريفات تبلور دارد. تشريفات آينه كشور است. وقتي مهماني خارجي وارد مي‌شود نخستين چيزي كه مشاهده مي‌كند سيستم تشريفات است كه نشانه صلابت و اقتدار ايران اسلامي است چرا كه تمامي بخش‌هايي و ساختارهاي مختلف تحت يك نظام واحد فرماندهي (تشريفات) انجام مسووليت مي‌كنند و به نوعي بازنماي انضباط وحدت و روحيه اطاعت‌پذيري بوده و از آن به عنوان شاخص نماد (امنيت ملي) يك كشور ياد مي‌شود.
يكي از مباني اصلي مديريت آموزش، توانمند‌سازي منابع انساني است تا با برنامه‌ريزي اصلي بتوان محدوديت زمان و منابع را بهينه به خدمت گرفت؛ لذا به عنوان يك اصل مسلم در اين زمينه تلاش‌هاي زيادي كرديم تا همكاران شاخص‌هاي هدفمند‌سازي برنامه‌هاي تشريفاتي با رعايت صرفه و صلاح هزينه‌هاي متعارف و معقول تلاش كنند.
ضرورت زبان انگليسي در تشريفات
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري درباره زبان انگليسي در تشريفات مي‌گويد: پرسنل تشريفات نماد يك ملت هستند. آنان از همه لحاظ بايد ويژگي‌هايي چون بزرگي، عظمت و فرهيختگي مردم خود را نمايندگي كنند.
به شكل معمول نيمي از اقدامات تشريفات مرتبط با ارتباطات بين‌المللي است. بر همين اساس بايد در معاونت تشريفات نهاد رياست‌جمهوري نسبت به اين مهم نگاه ويژه‌اي داشت. در اين معاونت از زمان اقدامات فعاليت‌هاي مختلفي انجام شده است. شايد يكي از مهم‌ترين آنها اجباري شدن فراگيري زبان انگليسي است. در بخش تشريفات بعد از تغيير دولت تاكيد كرديم كه همه پرسنل تشريفات زبان انگليسي را ياد بگيرند.
دانستن زبان انگليسي در تشريفات ضروري است وكساني كه به اين زبان تسلط لازم ندارند در سفرها كنار گذاشته مي‌شوند. در دوره‌هاي گذشته بزرگ‌ترين مشكل عدم آموزش افراد بود. در معاونت تشريفات براي پرسنل 15 دوره آموزش تشريفات برگزار شد با افراد كارآزموده و آموزش ديده جذب شود. قبلا افرادي كه زبان نمي‌دانستند هم به سفر مي‌رفتند و قطعا براي رتق و فتق امور نياز به يك مترجم داشتند و اين خود هم بر هزينه‌ها مي‌افزود هم تعداد نفرات در سفر را افزايش مي‌داد. اين بخش را حذف كرديم، پرسنلي به سفر مي‌آيند كه حداقل بر زبان انگليسي تسلط نسبي داشته باشند بنابراين افراد حاضر در تشريفات در سفرهاي رييس‌جمهوري نيازي به مترجم ندارند. حسين‌پور از ديگر اقدامات انجام شده به حذف مترجم اشاره مي‌كند و مي‌گويد: براي صرفه جويي در وقت در بيشتر مذاكرات رسمي هيات‌ها ترجمه با گوشي صورت مي‌گيرد.
از ديگر موضوعاتي كه مورد تاكيد قرار گرفت شرايط ظاهري افراد و آراستگي بود. در معاونت تشريفات ظاهر افراد را به شكلي طراحي و آراسته كرديم كه متناسب با كلمه تشريفات باشد. در اين معاونت به سر و وضع پرسنل نظم داده شد. پوشيدن كاپشن، لباس اسپرت، دمپايي منع شده و كت و شلوار اجباري شد. بدين‌ترتيب در معاونت تشريفات همه از شكل و شمايل رسمي و موقر برخوردار شده‌اند.
علت انتخاب اسب در تشريفات
درباره استفاده از «اسب» در تشريفات حسين‌پور مي‌گويد: با توجه به اينكه ايران ميراث‌دار دولتمداري ديرينه و قوي است، در ديدارهاي رسمي و استقبال‌ها از اسب به عنوان نماد صلابت استفاده كرديم. اسب ريشه در اسلام و ايران كهن دارد و به همين دليل آن را وارد سان كردم. البته در بسياري از كشورها اين حيوان نجيب در تشريفات استفاده مي‌شود. زيرا هم ابهت داشته و هم چشم‌نواز است و از سويي به عنوان يك شاخص ورزشي مي‌تواند در الگو‌سازي رفتار جامعه موثر قرار گيرد.
براي نخستين‌بار كه اردوغان رييس‌جمهوري تركيه به تهران آمده بود در مراسم استقبال رسمي از اسب استفاده كرديم و بعد از ما ترك‌ها و چند كشور منطقه از اسب استفاده كردند. مشكل ما اين است كه در مراسم‌هاي استقبال رسمي فضاي كمي در اختيار داريم بر همين اساس مجبور هستيم كه از اسب‌هاي كمتري استفاده كنيم. در سفري كه به فرانسه داشتيم در مراسم استقبال رسمي آنها از 60 اسب استفاده كرده بودند، ما در مراسم‌هاي رسمي تنها از 13 تا 15 اسب استفاده مي‌كنيم. استفاده از اين حيوان و سواركارهاي ورزيده سبب افزايش زيبايي‌ها و شأن و شوونات تشريفات مي‌شود.
قد سان!
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري درباره مراسم‌هاي سام نيز مي‌گويد: تلاش كرديم از افرادي با ظاهري آراسته و يكسان‌سازي از نظر قد براي «سان» استفاده شود. اين عمل نشانه قدرت كشور است. قد پرسنل و سربازاني كه در اين مراسم‌ها حضور دارند نبايد كمتر از 190 سانتيمتر باشد تا پيش از اين از 180 تا 185 متغير بود ضمن آنكه مدل لباس‌ها در استقبال رسمي نيز عوض شد و شكل و شمايل رسمي و آراسته‌تري به خود گرفته است.
در همان زماني كه به معاونت تشريفات نهاد آمدم با سردار فيروزآبادي (رييس ستاد كل نيروهاي مسلح) صحبت كردم. از وي درخواست كردم به علت اينكه سربازان موقت بوده در تشريفات ماندگاري ندارند براي مراسم‌هاي رياست‌جمهوري از نيروهاي كادر استفاده كنيم. افراد حاضر در تشريفات نماينده ابهت و قدرت ايران هستند. سردار فيروزآبادي هم موافقت كرده نيروهاي كادري كه پرسنل رسمي بودند را در اختيار دژباني ارتش كه مراسم‌شان را برگزار مي‌كنند قرار دهند كه اميدواريم به‌زودي اين مهم محقق شود.
استقبال فرودگاهي
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري مي‌گويد: به هنگام استقبال‌ها از مقامات در فرودگاه از نونهالاني با لباس اقوام ايراني براي تقديم گل استفاده مي‌كنم. اين فرصتي است در جهت معرفي فرهنگ اقوام و به عنوان يك فرصت جاذبه گردشگري مي‌تواند مورد توجه قرار گيرد. ما در زمان ورود رييس‌جمهوري به فرودگاه سياست خلوت‌سازي محوطه را مدنظر قرار داده و آن را اجرايي كرديم.  به هنگام استقبال‌هاي رسمي روي فرش قرمز هيچ فرد اضافه‌اي نبايد حضور داشته باشد. در گذشته وقتي رييس‌جمهوري براي سان مي‌رفت افرادي وي را خارج از اصول تشريفات نظامي همراهي مي‌كردند كه حالا خلوت شده و تنها يك آجودان پشت سر رييس‌جمهوري حضور دارد. در اين راستا با همكاري وزارت كشور و ارگان‌هاي ذي‌ربط نيز شيوه‌نامه‌اي زيرنظر اين معاونت در حال تدوين است و به‌زودي بحث و تصويب خواهد شد.
اسكورت
حسين‌پور درباره نحوه استقبال مي‌گويد: تغيير عمده‌اي در شيوه استقبال در فرودگاه انجام پذيرفت به‌گونه‌اي كه مراسم استقبال «كوچ‌وش» حذف و به جاي آن استقبال به صورت «پيش‌فنگ» به عنوان رعايت احترامات بيشتر انجام مي‌پذيرد. اين عمل باعث شده است با توجه به پخش مستقيمي كه از مراسم استقبال فرودگاهي انجام مي‌شود به صورت واضح، خلوت‌سازي لحاظ شده و نظم و ديسيپلين خاصي در برنامه به نمايش گذاشته شود.
از سويي ديگر براي اسكورت موتورسوار همراه مهمانان مدل جديدي از پوشش با هماهنگي راهنمايي و رانندگي نيروي انتظامي از سوي اين معاونت طراحي و در اختيار قرار گرفته است كه به نوعي آراستگي خاصي به اسكورت داده است.
تشريفات در سفرهاي مردمي
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري مي‌گويد: در سفرهاي استاني از ماشين‌هاي استاندارد استفاده مي‌كنيم تا رييس‌جمهور راحت‌تر بتواند نسبت به ابراز احساسات مردم در طول مسير پاسخ دهد. استاندار تنها فرد همراه رييس‌جمهور در اتومبيل است كه در مسير همراه ايشان بوده و اطلاعات استاني را منتقل مي‌كند. همه مقامات سياسي در عرصه نظام بين‌الملل حساسيت و توجه ويژه‌اي نسبت به افكار عمومي داشته و همواره انتظار دارند از تمامي ظرفيت‌ها بهره‌برداري شود به همين دليل تشريفات داراي ظرافت و حساسيت فوق‌العاده بالايي برخوردار است تا جايي كه بعضا با استرس فراوان همراه است لذا بايد تمامي جوانب كار در هر نوع برنامه‌ريزي ملاك عمل قرار گيرد.
خصايص روحاني
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري مي‌گويد: زمان‌بندي در كار تشريفات بسيار مهم است، در طول دوراني كه در اين پست حضور دارم، هيچگاه اتفاق نيفتاده كه رييس‌جمهور در ملاقات با مقامات و مهمانان خارجي تاخير داشته باشد چرا كه از نظر تشريفات ما رعايت زمان احترام به كشور مقابل است و به خاطر رعايت اصل رفتار متقابل وقتي ما اين امور را رعايت مي‌كنيم قطعا در كشور موردنظر هم وقتي مهمان شويم براي ما اين امور رعايت خواهد شد. در موضوعات تشريفاتي بسياري از حركات اضافي را حذف كرديم. به عنوان مثال وقتي رييس‌جمهوري وارد سالن سخنراني مي‌شود ديگر روي صندلي نمي‌نشيند چون كه همه آماده شنيدن سرود ملي هستند لذا به محض ورود رييس‌جمهور، سرود ملي نواخته شده و بعد از آن مراسم مدنظر انجام مي‌پذيرد.
آقاي روحاني مقيد به همه اين اصول هستند، تا آنجا كه حتي روي تعداد قدم‌هايي كه براي استقبال بايد بردارند هم دقت مي‌كنند. آقاي روحاني دقت مي‌كند كه ماشين تشريفات كجاي فرش قرمز مي‌ايستد و او از چه مسيري بايد براي استقبال برود. در سفرهاي خارجي هم اين‌گونه است، وقتي ما پروتكل‌هايي ميزبان نهايي را مي‌كنيم از سوي رييس‌جمهور مورد سوال واقع نمي‌شويم. آقاي روحاني همراهي مي‌كنند.
ناگفته‌اي از سفر ايتاليا
حسين‌پور درباره سفر به ايتاليا اشاره مي‌كند: در سفر به واتيكان براساس قرارهاي قبلي با مدير تشريفات قرار بر اين بود كه آقاي روحاني به همراه نخست‌وزير مسيري را طي كنند كه در ميانه راه چند نفر مارش مي‌نواختند و قرار براي توقف مقابل آنها نبود. بايد دو مقام از مقابل اين‌ها رد شده و مسير را ادامه مي‌دادند اما به يك‌باره و بدون برنامه قبلي نخست‌وزير ايتاليا از ادامه مسير خودداري كرد، اين امر سبب شد نسبت به اين عمل آقاي روحاني از ما سوال بكند. توضيح داده شد اين عمل را نخست‌وزير خارج از پروتكل انجام داده‌اند. اينكه در سفر به ايتاليا همه‌چيز بر اساس اصول حرفه‌اي تشريفات و البته احترام انجام شده است، در واتيكان رسم بر اين نيست كه مقامات مهمان با آسانسور به ديدار پاپ بروند اما هماهنگي‌اي كه از سوي تشريفات ايران انجام شد اين مسير حذف شد.
سفر فرانسه چطور بود
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري مي‌گويد: مدت‌ها قبل بر سر چگونگي استقبال اولاند، رييس‌جمهوري فرانسه از آقاي روحاني در كاخ اليزه بحث بود، چرا كه بر اساس سنت اليزه همه روساي‌جمهوري كشور‌ها بالاي پله‌ها مورد استقبال رييس‌جمهوري فرانسه قرار مي‌گيرند اما ما اين را نپذيرفتيم و گفتيم آقاي اولاند بايد پايين پله‌ها بيايد و بعد از اينكه موافقت شد گفتيم بايد سه قدم جلوتر از پله‌ها بيايند و از آنجا كه آقاي روحاني كاملا به اصول تشريفاتي واقف هستند اين سه قدم بيشتر شد و تقريبا رييس‌جمهوري فرانسه پاي ماشين از آقاي روحاني استقبال كرد.
حسين‌پور ادامه مي دهد: در سفري مثل نيويورك تيم تشريفات پيش از اين از دو برابر نفرات امروزي تشكيل شده بود در صورتي‌كه ما تنها با 7 نفر از نيروهاي تشريفاتي به نيويورك مي‌رويم، چرا كه اصولا در كشورهايي كه مهمان هستيم همه اصول تشريفات به عهده كشور ميزبان است و نيازي به همراه بردن نيروهاي زياد نيست. و اين مصداق كاهش در تمامي سفرها مورد لحاظ است.
كاهش محافظين در سفرهاي خارجي
معاون مراسم و تشريفات رياست جمهوري مي‌گويد: در دوران كنوني هزينه تشريفات بسيار پايين‌تر از دوره‌هاي قبل است. تعداد محافظين را در سفرهاي خارجي به يك‌سوم دوره‌هاي قبل رسانده‌ايم، چرا كه حفاظت ميهمان برعهده كشور ميزبان قرار مي‌گيرد. با صرفه‌جويي در وقت و هزينه به سمت كاهش كميت و البته افزايش كيفيت حركت كرديم. با نيروهاي كارآزموده و متخصص كار را پيش مي‌بريم.