شفقنارسانه- شکری خانقاه نوشت: روابط عمومی ها روایت گران  ظرفیت ها و چالشها و توانمندی های سازمان هستند و باید راوی داستان رشد و تحولات سازمان بوده و آن را برای جامعه بازگو کنند. در این فرایند مردمی سازی ، مدیران مشارکت مردمی را در قالب دستورالعمل ها و دستورات از بالا به پایین تجویز نمی کنند، آنها توصیف می کنند و اجازه می دهند مخاطب، خودش جایگاه سازی کند.

به گزارش شفقنا حمید شکری خانقاه، مدرس دانشگاه و نویسنده کتاب برنامه ریزی راهبردی ارتباطی در یادداشتی که در اختیار شفقنا قرار داد، نوشت:

فرآیند مشارکت مردمی وقتی به حداکثر تاثیرگذاری می‌رسد که افراد بتوانند در آن حضور موثر بیابند و مشارکت کنند. به این معنی که تمام بخش‌های جامعه در روند توسعه مشارکت فعال داشته باشند و صدایشان شنیده شود. مشارکت فعال تنها به معنای همفکری و مشاوره نیست، مشارکت‌کنندگان باید به طور کامل در تمام مراحل شناسایی و حل مشکل خود و جامعه حضور داشته باشند و برای حل مشکلات و پاسخ به نیاز‌ها و بهبود وضعیت تلاش کنند.

ساختن نظام ارتباطی اولویت اول باشد

اولین قدم ضروری برای توسعه جلب مشارکت مردم،  ساخت و سازماندهی نظام ارتباطات سازمان با مردم است، به طوری که به تمام افراد امکان ‌دهد با هر کس لازم بود تماس بگیرند. جذب افراد واقعا بخشی جدایی ناپذیر از اعتمادسازی و پذیرفته شدن در جامعه  است. سامانه‌ ارتباطی نه تنها همکاری بین اعضا را تسهیل می‌کند بلکه کمک می‌کند جلوی شایعه‌ها گرفته شود و با مشکلات پیش از وقوع آن‌ها برخورد شود.. شاخص کلیدی ارتباطات، گفتگو است. ارتباطات انسانی نه با تماس بلکه با ارتباط تعاملی و گفتگوی موثر و معنا دار شکل می گیرد. گاهی ما با دیگران فقط تماس می گیریم و با آنها ارتباط نداریم … برای ارتباط موثر با جامعه نقشه راه ارتباطی را ترسیم کنید.  نقشه پیام را طراحی کنید. نقشه نفوذ را پیاده کنید. و اثربخشی ارتباط و تعامل خود را در جلب مشارکت مردمی  ارزیابی کنید.

شاید مهم‌ترین کاری که مدیران می‌توانند انجام دهند، برخورد محترمانه با تمام افراد است. اگر بتوانید به عنوان کسی که سرراست و صادق است و به همه احترام می‌گذارد شناخته شوید، مردم با کمال اشتیاق به حرف‌هایتان گوش می‌دهند. اگر رفتار از بالا به پایین داشته باشید یا خودتان را به گونه ای معرفی کنید که گویا بیشتر از اعضای جامعه می‌دانید، اصلا بهتر است کناره بگیرید و بروید و از وقت‌تان استفاده بهتری بکنید.

پس منظور از نظام ارتباطات در این‌جا بحث سخت‌افزاری (مثلا شبکه پیچیده تلفنی یا شبکه کامپیوتر) نیست بلکه بیشتر منظور دسترسی به افرادی و شخصیت ها و مدیرانی  است که می‌دانند در چه مورد با چه کسی ارتباط برقرار کنند، تماس بگیرند و می‌توانند اطمینان حاصل کنند ‌که همه افراد در زمان مقتضی به هم دسترسی دارند

یک راهکار این است که باید مردم را متقاعد کرد که می‌توانند تغییر ایجاد کنند و برای این منظور ترغیبشان کرد که به آنچه توان انجامش را دارند بیندیشند و بتوانند آن را عملی کنند. به قول دوسنت اگزوپری  نویسنده شاهکار شازده کوچولو: اگر می خواهید کشتی بسازید، لازم نیست مردم را فرا بخوانید و برای هرکس وظیفه ای مشخص سازید، بلکه کافیست به آنان عظمت بی پایان دریا را نشان دهید.

روابط عمومی ها روایت گران  ظرفیت ها و چالشها و توانمندی های سازمان هستند و باید راوی داستان رشد و تحولات سازمان بوده و آن را برای جامعه بازگو کنند. در این فرایند مردمی سازی ، مدیران مشارکت مردمی را در قالب دستورالعمل ها و دستورات از بالا به پایین تجویز نمی کنند ، آنها توصیف می کنند و اجازه می دهند مخاطب، خودش جایگاه سازی کند.

اما اگر این تلاش‌ها به ثمر ننشست و مشارکت بالا شکل نگرفت، چاره کار و  علت این وضعیت ممکن است در این باشد که بعضی گروه‌ها از فرآیند تصمیم‌گیری حذف شده باشند یا مورد تبعیض اقتصادی یا اجتماعی قرار گرفته باشند. شاید گروه‌های متنوع و پرجمعیت در محل چندان با یکدیگر در تماس نباشند و از هم بی خبر باشند. بنابراین، پیش از آن‌که بتوان مردم را به همکاری با یکدیگر  ترغیب کرد و مشارکت آنها را طلب کرد،  باید در جهت ایجاد ارتباط و افزایش اعتماد بین‌ آنها تلاش کرد. پس لازم است  دلایلی را که مردم در معنای عام و مردم در مفهوم اخص آن  ممکن است به خاطر آن حاضر به مشارکت باشند، بشناسید.

دغدغه های جامعه ، رهبران فکری و افراد و گروه‌های معتمد پیرامونی را بشناسید

رهبران فکری افرادی هستند که به نظراتشان بها داده می‌شود و اکثریت اعضای جامعه در بخش صنعت و کشاورزی و خدمات به توصیه‌های آنان عمل می‌کنند. آن‌ها شاید به‌خاطر مقامی که دارند رهبر باشند یا تنها به این خاطر که در گذشته توازن و انصاف از خود نشان داده‌اند. این افراد اغلب شهروندانی معمولی هستند که با استفاده از عقل سلیم، اظهار شفقت و تکیه بر ارزش‌های بنیادین، احترام همسایگان خود را به دست آورده‌اند.

این‌ افراد را پیدا کنید و کار خود را با آنها آغاز کنید. این‌ افراد می‌دانند چطور بقیه را جلب کنند و حتی می‌دانند چه کسی در آن میان می‌تواند افراد بیشتری به آن‌ها معرفی کند. حمایت آن‌ها به ابتکار توسعه محلی و مشارکت اجتماعی اعتبار می‌بخشد. به علاوه، آن‌ها ممکن است در تشخیص مناقشات فردی و گروهی و کمک‌رسانی به حل و فصل آنها و نیز رفع مشکلاتی که در جریان توسعه محلی پیش می‌آید، کمک کنند.

برای شناسایی دغدغه ها ، مزیت ها و  موانع مشارکت تحقیق کنید

ممكن است محاسن كاری كه می‌كنید برای شما واضح باشد، اما الزاما برای سایرین واضح نیست. باید به آن‌ها نشان دهید كه ایده‌های شما به شكل معناداری به سود جامعه  خواهد بود. تحقیق به طرق مختلف كمكتان می‌كند به این هدف برسید:

• تحقیق به كار (پشتیبانی) شما عینیت می‌بخشد.
• تحقیق به شما اطلاعات جدیدی می‌دهد كه توسط آن‌ها ادعایتان را مطرح كنید.
• تحقیق می‌تواند به شما نشان دهد كه چطور با موفقیت مشكلتان را با مخاطب مطرح کنید
• تحقیق مثال‌ها و نمونه‌هایی برای استفاده در اختیارتان قرار می‌دهد.
• تحقیق آنچه را كه پیش‌تر به آن اطمینان داشتید، تایید می‌كند.
• تحقیق به شما امكان می‌دهد درباره سود و زیان مشارکت مردم با دولت استدلال كنید.
• تحقیق به شما اعتبار می‌دهد.
• تحقیق دو طرف متعارض را به هم وصل می‌كند.
• تحقیق شما را متخصص در مسئله مورد نظر می‌كند.

برنامه‌ راهبردی ارتباطی تدوین کنید

قانون مسلم و بی‌ چون و چرا در سازماندهی اجتماعی  این است که هرگز کاری را برای مردم انجام ندهید که خودشان می‌توانند برای خود انجام دهند. سازماندهی از هر نوعی که باشد ماهیت مشارکتی دارد. یک فرایند همه‌جانبه ممکن است برای موفقیت متکی به اقدام مستقیم و اعمال قدرت سیاسی باشد، اما در عین حال می‌تواند در قالب یک همکاری‌ بین‌بخشی نیز محقق شود.  وقتی تعیین کردید که به کجا می‌روید — یعنی چه مسائل و مشکلاتی باید مورد بررسی قرار بگیرد — قدم بعدی این است که تعیین کنید چطور باید به هدف رسید. این کار از طریق تدوین برنامه‌ راهبردی یا به‌عبارتی دیگر یک نقشه عملی قدم به قدم برای رسیدن به اهدافتان ممکن می‌شود. این یعنی شرکت در روندی مشارکتی برای مشخص کردن چشم‌اندازی برای مشارکت، بیانیه ماموریتی برای پروژه‌‌تان، اهدافی که باید محقق شوند، راهبردی برای رسیدن به آن‌ها و اقداماتی که آن راهبرد را عملی می‌کنند.‌

هشت سوال ذیل مبنای مناسبی است برای اقداماتی که در جهت جلب مشارکت مردم در جهش تولید و رونق کسب و کار  انجام می‌شوند. بهتر است چند نفر از اعضای اصلی سازمان در یک نشست مشترک به این سوالات پاسخ دهند و حتی در صورت نیاز و بر اساس ویژگی‌های سازمان یا پروژه، سوالات بیشتری را نیز به این فهرست اضافه کنند. به این سوالات توجه کنید، به آن‌ها صادقانه پاسخ دهید و از این پاسخ‌ها برای طراحی و اجرای برنامه راهبردی ارتباطی استفاده کنید..

• اول، ماهیت اصلی سازمان یا پروژه که مشارکت مردمی را می طلبد چیست؟
• دوم، چه اهدافی را در نظر گرفته‌ایم؟
• سوم، چه اقداماتی را تاکنون انجام داده‌ایم؟
• چهارم، چه مقدار از استقبال عمومی برخوردار هستیم؟
• پنجم، ساختار کلی پروژه یا سازمان ما چیست؟
• ششم، آیا منابع انسانی جوابگوی نیازهای سازمان است؟
• هفتم، موانع احتمالی که ممکن است با آن‌ها برخورد کنیم چیست؟ و چگونه می‌توانیم از آن‌ها عبور کنیم؟
• هشتم، آیا بودجه فعلی برای هزینه‌های پیش‌بینی شده و پیش‌بینی نشده پیوست های رسانه ای و ارتباطی کافی است؟

آیا تاکنون در سطح جامعه مطرح شده‌اید؟

چه کسی برنامه یا پروژه های شما را می‌شناسد؟

بیایید امیدوار باشیم که برنامه ها و پروژه های  شما مثل یک راز مخفی نمانده است. اگر شما دستاوردهای قابل قبولی داشته‌اید بهتر است افراد بیشتری را از این دستاوردها مطلع کنید. اگر می‌خواهید مردم در مورد کارتان اطلاعاتی داشته باشند و اسم سازمان یا پروژه شما در ذهن‌شان بماند، باید در مورد کاری که انجام می‌دهید اطلاع‌رسانی همه جانبه کنید.

سکوت نکنید و با جامعه در تعامل باشید. به ویژه اگر قصد دارید برنامه‌ای با مشارکت مردم برای پایداری پروژه طراحی کنید و برای ادامه پروژه نیاز به همکاری افراد بیشتری دارید. حضور افراد بیشتر در کنار پروژه و حمایت جامعه تاثیرگذاری و امکان پایداری پروژه را بیشتر می‌کند.