به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ شروع یک کسبوکار امروز الزاماً به دفتر، تیم بزرگ و سرمایه اولیه سنگین نیاز ندارد. بسیاری از فعالیتها با یک لپتاپ یا تلفن همراه شروع میشوند؛ از طراحی و برنامهنویسی گرفته تا تولید محتوا، آموزش، فروش اینترنتی و ارائه خدمات تخصصی.
اما درست از زمانی که اولین مشتریها وارد میشوند، مسائل مدیریتی هم آغاز میشوند.
اطلاعات مشتری کجا ثبت شود؟ فاکتور چگونه صادر شود؟ هزینهها را چطور نگه داریم؟ اگر کالایی برای فروش وجود دارد، موجودی چگونه کنترل شود؟ طلبها و پرداختهای آینده چطور فراموش نشوند؟
برای یک فریلنسر یا تیم کوچک، پاسخ این سؤالها نباید الزاماً راهاندازی یک سامانه سازمانی پیچیده باشد.
خبرنامه دانشجویان ایران نیز سابقه انتشار مطالب مربوط به نرمافزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای دانشجویان مدیریت، مدیریت هزینه و نرمافزارهای مدیریت کسبوکار را دارد؛ به همین دلیل زاویه ابزارهای دیجیتال برای دانشجویان، فریلنسرها و کسبوکارهای نوپا با فضای فناوری این رسانه تناسب دارد.
فاصله بین فریلنسری و کسبوکار کمتر از چیزی است که تصور میکنیم
فردی که بهتنهایی خدمات طراحی ارائه میدهد شاید خودش را صاحب کسبوکار نداند.
اما وقتی چند مشتری دارد، برای پروژهها مبلغ دریافت میکند، هزینه پرداخت میکند و لازم است سوابق کار خود را نگه دارد، عملاً با بسیاری از وظایف یک کسبوکار روبهرو است.
همین اتفاق برای مدرس خصوصی، برنامهنویس، تولیدکننده محتوا، فروشنده آنلاین یا دانشجویی که در کنار تحصیل پروژه انجام میدهد نیز رخ میدهد.
در ابتدا معمولاً همه چیز قابل مدیریت است.
اما بعد از افزایش تعداد پروژهها، تکیه بر پیامهای تلگرام، واتساپ، یادداشت گوشی و حافظه مشکلات خود را نشان میدهد.
مشکل اصلی کمبود ابزار نیست، پراکندگی است
امروز تقریباً برای هر کاری یک ابزار وجود دارد.
مشکل این است که اطلاعات ممکن است میان چند محیط پراکنده شوند.
شماره مشتری در مخاطبان گوشی است.
مبلغ پروژه در پیامرسان نوشته شده.
فاکتور داخل یک فایل ذخیره شده.
هزینههای انجام پروژه در یادداشت دیگری قرار دارند.
وقتی تعداد پروژهها کم است این پراکندگی قابل تحمل است. اما با بیشتر شدن فعالیت، زمان بیشتری برای بازیابی اطلاعات صرف میشود.
به همین دلیل یکی از اولین مراحل حرفهایتر شدن کار، ایجاد ساختاری مشخص برای اطلاعات روزمره است.
از ابزارهای متناسب با اندازه کار استفاده کنید
نرمافزاری که برای یک شرکت صدنفره طراحی شده الزاماً انتخاب مناسبی برای فریلنسری با ۱۰ مشتری نیست.
ابزار باید متناسب با پیچیدگی کار انتخاب شود.
در هاب برنامههای فوری نیز مجموعهای از برنامههای متمرکز برای نیازهایی مانند فاکتور، مشتری، انبار، هزینه، اقساط، طلب و بدهی، یادداشت و چند کاربرد دیگر ارائه شده است.
این مدل به کاربر اجازه میدهد از همان مسئلهای شروع کند که واقعاً دارد.
فاکتور؛ قدمی کوچک برای حرفهایتر شدن
یکی از نقاطی که تفاوت یک فعالیت پراکنده با یک فرایند منظم را نشان میدهد، نحوه ثبت مبالغ و فاکتورها است.
فرض کنید یک فریلنسر در طول ماه برای چند مشتری پروژه انجام میدهد.
اگر هر مبلغ فقط در گفتگوهای پیامرسان باقی بماند، مراجعه به سابقه پروژه بعد از چند ماه دشوار میشود.
اما وقتی فاکتورها ساختار مشخصی داشته باشند، اطلاعات هر پروژه منظمتر باقی میماند.
فاکتور فوری بهطور مشخص برای صدور سریع فاکتور ارائه شده است.
برای فریلنسرها و کسبوکارهای کوچک، مهمترین مزیت یک ابزار فاکتور لزوماً داشتن دهها قابلیت حسابداری نیست؛ بلکه سرعت ثبت و امکان نگهداری منظم سابقه کار است.
اطلاعات مشتری را از چتها خارج کنید
افرادی که پروژهای کار میکنند معمولاً بخش زیادی از ارتباط با مشتری را در پیامرسانها انجام میدهند.
این روش برای گفتگو مناسب است اما پیامرسان نباید تنها پایگاه اطلاعات مشتری باشد.
بعد از چند ماه ممکن است صدها گفتگو ایجاد شود و پیدا کردن اطلاعات یک مشتری قدیمی دشوار شود.
ثبت اطلاعات مشتری در یک ساختار مشخص کمک میکند هویت و سابقه کاری هر مشتری جدا از فضای گفتگو حفظ شود.
این موضوع زمانی مهمتر میشود که مشتری دوباره مراجعه کند.
در این شرایط لازم نیست از ابتدا همه چیز پرسیده یا میان پیامهای قدیمی جستوجو شود.
دانشجویی که پروژه میگیرد، باید هزینهها را هم ببیند
فرض کنید یک دانشجو طراحی سایت انجام میدهد و برای یک پروژه ۲۰ میلیون تومان دریافت میکند.
در نگاه اول درآمد پروژه همان ۲۰ میلیون تومان است.
اما ممکن است برای هاست، دامنه، ابزارهای آنلاین، رفتوآمد، نیروی کمکی یا سایر موارد هزینه کرده باشد.
اگر این هزینهها ثبت نشوند، رقم درآمد با سود واقعی اشتباه گرفته میشود.
این مسئله در کسبوکارهای بزرگ توسط واحد مالی مدیریت میشود، اما فریلنسر معمولاً خودش باید آن را انجام دهد.
ثبت ساده هزینههای هر پروژه میتواند تصویر دقیقتری از نتیجه مالی فعالیت ایجاد کند.
وقتی فروش کالا وارد ماجرا میشود
بخشی از کسبوکارهای دانشجویی و خانگی به فروش محصول مربوط هستند.
در شروع ممکن است تعداد محصولات بسیار کم باشد و موجودی بهراحتی کنترل شود.
اما اگر تعداد سفارشها افزایش پیدا کند، دانستن تعداد واقعی کالاها اهمیت پیدا میکند.
فروش محصولی که موجود نیست، تجربه بدی برای مشتری ایجاد میکند.
از طرف دیگر تهیه مجدد محصولی که هنوز موجود است میتواند سرمایه را بیدلیل در کالا قفل کند.
ابزار ساده ثبت موجودی در چنین شرایطی کمک میکند تصمیمها بر اساس اطلاعات ثبتشده باشند، نه حافظه.
از یک اپ مستقل تا محیط یکپارچه
برای فردی که فقط فاکتور صادر میکند شاید یک ابزار مستقل کافی باشد.
اما فرد دیگری ممکن است همزمان مشتری، فاکتور، کالا، هزینه و حسابهای مختلف را مدیریت کند.
برای این گروه، استفاده از محیطی که چند ابزار را کنار هم قرار میدهد میتواند سادهتر باشد.
کسبوکار فوری با همین رویکرد ارائه شده و طبق توضیح رسمی Fori، ابزارهای ضروری مدیریت کسبوکار را در یک محیط ساده و یکپارچه جمع میکند.
این مدل مخصوصاً برای کسی کاربرد دارد که فعالیتش از مرحله پروژههای پراکنده عبور کرده و به یک کسبوکار کوچک تبدیل شده است.
یکی از مهارتهای کارآفرینی، ساختن سیستم است
کارآفرینی فقط پیدا کردن ایده یا جذب مشتری نیست.
با افزایش حجم کار، صاحب کسبوکار باید فرایندهایی ایجاد کند که اجازه دهند فعالیت بدون آشفتگی ادامه پیدا کند.
اگر همه اطلاعات فقط در ذهن یک نفر باشد، رشد دشوار میشود.
برای مثال اگر صاحب کسبوکار تنها کسی باشد که میداند هر مشتری چه سفارشی داده، با افزایش مشتریان خودش به گلوگاه سیستم تبدیل خواهد شد.
ساختن سیستم از کارهای ساده شروع میشود:
اطلاعات مشتری جای مشخص داشته باشد.
فاکتورها قابل مراجعه باشند.
هزینهها ثبت شوند.
موجودی مشخص باشد.
و پرداختهای آینده فراموش نشوند.
ساده بودن به معنی غیرحرفهای بودن نیست
گاهی تصور میشود ابزار حرفهای باید پیچیده باشد.
اما پیچیدگی و حرفهای بودن دو مفهوم متفاوت هستند.
ابزار حرفهای ابزاری است که مسئله را درست حل کند.
برای یک شرکت بزرگ، این مسئله ممکن است مدیریت زنجیره تأمین در چند کشور باشد.
برای یک طراح مستقل، ممکن است مسئله فقط صدور فاکتور و مدیریت مشتریان باشد.
هر دو نیاز واقعی هستند، اما ابزار مناسب آنها یکسان نیست.
قبل از انتخاب ابزار سه سؤال بپرسید
برای انتخاب ابزار مدیریت کسبوکار بهتر است ابتدا این سه سؤال را پاسخ دهید:
اول؛ کدام کار بیش از همه تکرار میشود؟
اگر هر روز فاکتور صادر میکنید، این بخش ارزش دیجیتالی شدن بیشتری دارد.
دوم؛ کدام اطلاعات بیشتر گم میشوند؟
اگر مرتب در میان پیامها دنبال اطلاعات مشتری میگردید، مدیریت مشتری در اولویت است.
سوم؛ کدام خطا برای شما هزینه ایجاد میکند؟
اگر اشتباه در موجودی یا فراموش کردن هزینهها باعث زیان میشود، باید همان بخش را زودتر منظم کنید.
این روش بهتر از نصب چندین نرمافزار فقط به دلیل امکانات زیاد آنهاست.
ابزارهایی برای بیرون از کسبوکار
مجموعه Fori تنها به ابزارهای تجاری محدود نیست.
در هاب فعلی آن برنامههایی برای یادداشتبرداری، کار با بارکد و QR، تبدیل واحد، دفترچه خاطرات و حتی آموزش و سرگرمی نیز وجود دارد.
این بخش برای دانشجویان هم میتواند جالب باشد، چون همه نیازهای دیجیتال آنها الزاماً مربوط به کسب درآمد نیست.
با این حال، ابزارهای کسبوکار این مجموعه برای افرادی اهمیت بیشتری پیدا میکنند که در کنار دانشگاه وارد بازار کار پروژهای یا فروش آنلاین شدهاند.
کسبوکار کوچک امروز میتواند بزرگتر شود
بسیاری از شرکتهای بزرگ امروز فعالیت خود را با تیمهای کوچک آغاز کردهاند.
البته هر فریلنسری قرار نیست شرکت بزرگی تأسیس کند، اما ایجاد عادتهای درست مدیریتی حتی در مقیاس کوچک مزیت دارد.
کسی که از ابتدا مشتریان، فاکتورها و هزینههای خود را منظم ثبت میکند، هنگام افزایش حجم فعالیت مجبور نیست همه چیز را از ابتدا بازسازی کند.
به زبان ساده، ابزارهای مدیریتی فقط برای حل مشکل امروز نیستند؛ میتوانند زیرساختی برای رشد فردا نیز باشند.
فناوری باید زمان آزاد ایجاد کند
هدف از استفاده از نرمافزار این نیست که کاربر زمان بیشتری صرف مدیریت نرمافزار کند.
ابزار زمانی موفق است که زمان لازم برای امور اداری را کمتر کند و اجازه دهد فرد روی بخش اصلی فعالیت خود تمرکز کند.
یک برنامهنویس بهتر است زمان بیشتری برای برنامهنویسی داشته باشد.
یک طراح باید بیشتر طراحی کند.
یک مدرس باید روی آموزش تمرکز کند.
و یک فروشنده باید بتواند وقت بیشتری برای مشتری و فروش بگذارد.
ابزارهای دیجیتال وقتی درست انتخاب شوند، میتوانند بخشی از کارهای تکراری اطراف این فعالیتها را منظم کنند.
برای فریلنسرها، دانشجویان فعال در بازار کار و تیمهای نوپا، شروع از چند مسئله ساده مثل فاکتور، مشتری، هزینه و موجودی میتواند قدم عملیتری از تلاش برای ایجاد یک سیستم بزرگ و پیچیده از روز اول باشد.