کوچکترین بینظمی در تشریفات، هویت بصری یا زمانبندی، میتواند زحمات چندماهه یک تیم بزرگ را زیر سوال ببرد. در مقابل، توجه به جزئیاتی که شاید از نگاه دیگران پنهان بماند، همان معیار متمایزکنندهای است که یک همایش معمولی را به یک رویداد ماندگار، فاخر و جریانساز تبدیل میکند.
در این مقاله، قصد داریم چکلیست طلایی برگزاری یک همایش بینقص را در سه گام کلیدی (پیش از رویداد، حین برگزاری و پس از آن) بررسی کنیم. این راهنما به شما کمک میکند تا به عنوان مدیر روابط عمومی یا سازماندهنده رویداد، دغدغههای خود را به حداقل برسانید و بالاترین سطح بازدهی را تجربه کنید.
گام اول: اقدامات راهبردی پیش از همایش (زیرسازی رویداد)
موفقیت یک همایش، هشتاد درصد به کارهایی بستگی دارد که هفتهها قبل از روشن شدن نورهای سالن انجام میدهید. در این مرحله، تمرکز شما باید روی هدفگذاری، هماهنگیهای تدارکاتی و از همه مهمتر، خلق هویت بصری یکپارچه و انتخاب فضای مناسب باشد.۱. تعیین هدف، بودجهریزی و سناریونویسی رویداد
قبل از هر کاری باید بدانید چرا این همایش را برگزار میکنید؟ آیا هدف شما معرفی یک دستاورد جدید است، یا شبکهسازی بینالمللی و جذب سرمایهگذار؟ پس از مشخص شدن هدف، سناریوی دقیق زمانبندی را بنویسید. ثانیهها در نشستهای بینالمللی ارزش حیاتی دارند.۲. انتخاب سالن و فضا؛ شکوهِ میزبانی در تراز جهانی
محیطی که برای همایش خود انتخاب میکنید، پیش از آغاز سخنرانیها، ارزش و وزن رویداد شما را به مهمانان دیکته میکند. نورپردازی اصولی، ابعاد سالن، دسترسی جغرافیایی و کیفیت سیستمهای صوتی، پایههای غیرقابلانکار یک میزبانی عالی هستند.در میان فضاهای تراز اول کشور، مجموعه « گرند همایش » به عنوان یکی از مراجع شاخص و مجلل در زمینه اجاره سالنهای همایش بینالمللی شناخته میشود. انتخاب فضایی در سطح گرند همایش نه تنها دغدغههای فنی و تدارکاتی شما را به صفر میرساند، بلکه به دلیل معماری باشکوه و امکانات رفاهی استاندارد، حس احترام و پرستیژ ویژهای به مهمانان داخلی و خارجی تزریق میکند. پس از انتخاب فضا، حتماً یک روز قبل از رویداد، تمام تجهیزات صوتی و تصویری را به طور کامل آزمایش کنید.
۳. طراحی هویت بصری؛ زبان بیصدای اصالت سازمان
در همایشهای بینالمللی، جزئیات حرف اول را میزنند. هویت بصری رویداد شامل طراحی پوستر، اقلام چاپی، پوشش سن (استیج) و نشانهای پوشش تیم اجرایی است.یک اصل کلیدی در تشریفات بینالمللی وجود دارد: « کادر اجرایی و سخنرانان باید در میان جمعیت فوراً شناسایی شوند .» سردرگمی مهمانان برای پیدا کردن راهنما، اولین امتیاز منفی را برای همایش شما ثبت میکند.
نکته تشریفاتی : طبق استانداردهای بینالمللی، استفاده از کارتهای گردنآویز بزرگ برای کادر اجرایی ارشد و سخنرانان، جلوه چندان حرفهای ندارد و از وقار لباس رسمی میکاهد. در این سطح از رویدادها، استفاده از اتیکت سینه ( نام و سمت ) با طراحی مینیمال و بج سینه فلزی که نشانِ همایش یا سازمان روی آن حک شده، بهترین جایگزین است.
گام دوم: مدیریت بحران و اصول تشریفات حین برگزاری همایش
روز همایش فرا رسیده است. فرقی نمیکند چقدر برنامهریزی کردهاید؛ در روز رویداد همیشه اتفاقات غیرمنتظره رخ میدهند. کلید موفقیت در این مرحله، مدیریت دقیق جریان حرکت مهمانان و اجرای بینقص اصول تشریفات است.۱. مدیریت بخش پذیرش و استقبال
صفهای طولانی در درگاه ورودی، حس کلافگی ایجاد میکند. فرآیند پذیرش را با استفاده از سامانههای دیجیتال سرعت ببخشید. تیم استقبال باید با لبخند و آراستگی کامل، مهمانان را به سمت صندلیهایشان هدایت کنند.۲. آراستگی لباس فرم و نشانهای کادر اجرایی
پوشش یکدست برای آقایان و بانوانی که کادر اجرایی را تشکیل میدهند، پایه اولیه تشریفات است. اما آنچه این پوشش را به سطح استاندارد بینالمللی میرساند، هماهنگی در جزئیات است.وقتی یک مهمان خارجی یا یک مدیر ارشد وارد سالن میشود، باید در یک نگاه متوجه شود چه کسی مسئول سالن، چه کسی مسئول فنی و چه کسی راهنماست. قرار دادن یک اتیکت سینه اسم و سمت که با رنگ سازمانی یا تم همایش هماهنگ است، این تفکیک را بدون ایجاد هیاهو انجام میدهد. ظرافت در ساخت این اقلام بسیار مهم است؛ پلاکهای سنگین یا بیکیفیت لباس را بدفرم میکنند. به همین دلیل است که طراحان رویداد معمولاً برای متریالهای ظریف فلزی و مگنتی، به سراغ کارگاههای تخصصی و باسابقه مانند نشان سازان میروند تا خروجی کار روی لباس کادر، کاملاً استوار و لوکس به نظر برسد.
۳. مدیریت زمان سن و کنداکتور برنامه
یک مدیر سن باتجربه استخدام کنید که وظیفهاش مدیریت زمان سخنرانان باشد. طولانی شدن یک سخنرانی، تمام برنامههای بعدی از جمله زمان پذیرایی و اختتامیه را به مخاطره میاندازد.
گام سوم: اختتامیه و فاز ماندگاری؛ هنر قدردانی و جاودانگی برند
یک ضربالمثل قدیمی در دنیای رویدادها میگوید: « مهمانان شروع همایش را به خاطر نمیآورند، اما نحوه به پایان رسیدن آن را هرگز فراموش نمیکنند .»بسیاری از برگزارکنندگان همایش، تمام انرژی خود را در مراحل اول و دوم تخلیه میکنند و بخش اختتامیه را سرسری میگیرند؛ در حالی که اختتامیه، همان جایی است که سرمایهگذاری شما باید به بار بنشیند. هدف از اختتامیه، تجلیل و ایجاد یک اثر ذهنی ماندگار است.
۱. اصول اهدای جوایز و تقدیر از برگزیدگان
وقتی از یک سخنران بینالمللی، یک کارآفرین نمونه یا حامی مالی رویداد دعوت میکنید که روی سن بیاید، هدیهای که به او میدهید، آینه تمامنمای ارزش و اصالت برند شماست. اهدا کردن هدایای تکراری یا اقلامی که کیفیت ساخت پایینی دارند، تمام پرستیژ همایش را زیر سوال میبرد.در رویدادهای ردهبالا، هدایا باید اختصاصی، هنری و دارای هویت باشند. اهدای یک تندیس خلاقانه که با تلفیقی از هنر، فلز و پلکسیگلاس ساخته شده و لوگوی همایش به همراه نام فرد روی آن حک شده است، بالاترین سطح احترام را نشان میدهد.
یک راز ماندگاری در بازاریابی : برخلاف پاداشهای نقدی یا هدایای مصرفی که زود تمام میشوند، یک تندیس لوکس یا یک لوح تقدیر فلزی و نفیس با جعبه جیر یا چرمی، هرگز دور انداخته نمیشود. این اقلام مستقیماً به روی میز کار یا ویترین افتخارات آن مدیر ارشد منتقل میشوند. این یعنی برند همایش شما و نام شرکت شما، سالها در اتاق کار افراد تاثیرگذار جامعه حضور خواهد داشت و هر روز به آنها و مهمانانشان، کیفیت و عظمت رویداد شما را یادآوری میکند.
۲. مستندسازی پس از رویداد و ارسال هدایای یادبود
پس از اتمام همایش، عکسهای باکیفیت رویداد را به همراه یک نامه تشکر برای مهمانان ویژه ارسال کنید. همچنین، اگر برخی از شرکای تجاری نتوانستهاند در رویداد حاضر شوند، ارسال پکیج یادبود همایش (شامل کتابچه رویداد، بج سینه یادگاری همایش و لوح سپاس) برای آنها، پل ارتباطی شما را برای سالهای آینده محکمتر خواهد کرد.
اشتباهات متداولی که یک همایش بینالمللی را بیارزش میکنند
برای اینکه چکلیست شما کامل باشد، باید از چالشهای مسیر هم باخبر باشید. این سه اشتباه بزرگ را یادداشت کنید تا مرتکب آنها نشوید:عدم هماهنگی در طراحی اقلام تشریفات : اینکه بج سینه شما یک رنگ باشد، اتیکت کادر یک مدل دیگر و تندیسها هیچ شباهتی به تم گرافیکی همایش نداشته باشند، نشاندهنده آماتور بودن برگزارکننده است. یکپارچگی، کلید اصلی لوکس بودن است.
سفارش دقیقه نودی ملزومات همایش : کارهای باکیفیت و ظریف مانند آبکاری طلای بج سینه یا ساخت تندیسهای ترکیبی، نیاز به زمان دارند. سپردن این کارها به روزهای آخر، کیفیت خروجی را بهشدت کاهش میدهد. حداقل سه الی چهار هفته قبل از همایش، طرحهای خود را نهایی کنید.
فراموش کردن عکسهای نمای نزدیک ( کلوزآپ ) تشریفاتی : عکاسان رویداد معمولاً از نماهای باز عکس میگیرند. به عکاس خود یادآوری کنید که از جزئیات، نشانهای روی سینه سخنرانان، اتیکت کادر و نمای نزدیک تندیسها روی سن عکسهای حرفهای بگیرد. این عکسها متریال اصلی شما برای گزارشهای خبری بعد از همایش خواهند بود.
جمعبندی: جزئیات کوچک، تفاوتهای بزرگ را میسازند
برگزاری یک همایش بینقص بینالمللی، یک هنر است. هنری که در آن باید علم مدیریت را با ظرافتهای روانشناسی و اصول تشریفات ترکیب کنید. وقتی مخاطب وارد سالن باشکوهی می شود، تکتک المانها (از نحوه خوشآمدگویی راهنمایی که اتیکت نام دارد، تا درخشش بج سینه سخنران زیر نور سن و در نهایت سنگینی و اصالت تندیسی که در دست میگیرد) دارند با او حرف میزنند. این جزئیات هستند که ارزش برند شما را در ذهن او قیمتگذاری میکنند.اگر در آستانه برگزاری یک همایش، سمینار یا مراسم بزرگ هستید و میخواهید هویت بصری و بخش تشریفات تجلیل رویدادتان در بالاترین سطح بینالمللی اجرا شود، نیاز به یک مشاور و مجربترین بازوی تخصصی دارید.
مجموعه نشان سازان به عنوان تولیدکننده تخصصی و طراح برتر انواع بج سینه ، اتیکت نام، تندیسهای حجمی و لوحهای تقدیر نفیس، در کنار شماست. کارشناسان ما آمادهاند تا با بررسی تم و اهداف رویداد شما، لوکسترین و متناسبترین چکلیست اقلام تشریفاتی را طراحی و با بالاترین کیفیت متریال به شما ارائه دهند تا همایش شما، به استانداردی جدید در حوزه تخصصیتان تبدیل شود.
همین امروز با مشاوران نشان سازان تماس بگیرید و قدم اول را برای درخشش بینقص رویداد خود بردارید.
∎