خبرگزاری مهر، گروه فرهنگ و ادب، طاهره طهرانی: بهرام شایانآذر متولد ۱۳۷۱ در نیشابور، کارشناس ارشد رشته اسناد، مدارک آرشیوی و نسخهشناسی از دانشگاه تهران است. او طی سالهای فعالیت پژوهشیاش، مقالات و یادداشتهایی در حوزه سندشناسی و موقوفات نیشابور نوشته و اکنون کارشناس کتابخانه جندیشاپور ایرانمال تهران است. با او درباره اهمیت سندهای موقوفات به عنوان میراث مهمی از تاریخ و فرهنگ گفتگو کردیم که در ادامه مشروح آنرا میخوانید:
*آیا میتوان وقف نامهها را به مثابه نوعی میراث ملی و میراث فرهنگی قلمداد کرد؟
بله. اسناد آرشیوی همواره بخش مهمی از هویّت ملی و فرهنگی محسوب میشود، چرا که اطلاعات ارزشمند تاریخی، فرهنگی، هنری، ادبی، حقوقی، جامعه شناسی، اقتصادی، مردم شناسی و … قابل استنتاج و استخراج است. اسناد آرشیوی توسط نسلهای گذشته ساخته شده و تنظیم شده و به مرور زمان توسط سازمان و یا مراکز آرشیو تحویل گرفته میشود. به صورت کلّی اسناد آرشیوی سه کاربرد اساسی و مهم دارد: ۱. کاربرد علمی، ۲. کاربرد سیاسی و حقوقی ۳. کاربرد اجتماعی و فرهنگی.
وقف نامه به عنوان یکی از انواع مختلف اسناد از این امر مستثنی نیست. وقفنامهها نمایانگر حضور مؤثر طبقات مختلف مردم در هر دوره از تاریخ هستند، عدالت و رفاه اجتماعی هر دوره را بدون دخالت سیاسی بازنمایی کرده، ساختار و نظام تأمین اجتماعی، وضعیت اعتقادات مذهبی، شرایط اقتصادی مردم، حضور و نقش متفاوت زنان در جامعه، تعهد انسانی و مسئولیت اجتماعی و … را نشان میدهند. این تنها بخشی از دستاوردهای ملی و فرهنگی مطالعه و بررسی وقفنامه است.
وقف نامهها خود به نوعی سندی بر حفاظت از میراث فرهنگی است، به عنوان مثال وقتی یک حمّام، کاروانسرا، آب انبار و یا هر مکانی وقف شده حتماً درایت و آینده نگری واقف به منظور ترمیم، تعمیر، نوسازی و رفع خرابی موقوفه هم در نظر گرفته شده است خب حالا آن مکان بخشی سازه فرهنگی و هویّتی کشور است.
*به این ترتیب برای شناخت مناطق مختلف میشود به موقوفات و اسناد آنها مراجعه کرد.
بله، برای شناخت تاریخ یک منطقه و یک شهر منابع مختلفی وجود دارد، اما بررسی وقف نامههای شهر و منطقه مورد مطالعه اطلاعات منحصر و مستندی از مسیر رشد و تکامل فرهنگ، اجتماع، خاندان محلی، جغرافیای تاریخی، باروهای دینی و … را نمایان میکند.
مثلاً ما در نیشابور یک خاندان به نام مختاری بیات داریم که در دوره قاجاریه فعالیتهای مختلف سیاسی داشتند، گاهی با حکومت وقت سازگار بودند و گاهی هم شورش داشتند مثلاً امام ویردی خان مختاری بیات در سال ۱۲۷۶ هجری با همراهی چند روستا شورشی علیه حاکم نیشابور داشته همچنین در ۱۲۷۲ هجری هم وقفی از او به ثبت رسیده است، خب فعالیت سیاسی امام ویردی در ناسخ التواریخ ذکر شده اما برای شناخت فعالیتهای فرهنگی اجتماعی و مذهبی وی باید به این وقف نامه مراجعه کرد.
*پس آرشیوهای اسناد در حفظ و بازنمایی هویت تاریخی خیلی میتوانند موثر باشند. وظایف دقیق شان چیست؟
دو وظیفه اساسی برای آرشیوهای اسناد مشخص است، یکی حفظ و حراست اسناد با ارزش و دیگری در معرض استفاده قرار دادن منابع برای پژوهشگران است. این دو وظیفه اساسی به یک اندازه قابل توجه و حائز اهمیّت است، حفاظت از اسناد در قبال الودگی های قارچی، رطوبتی و همچنین آسیبهایی مثل آتش سوزی، آب گرفتگی مخزن به حفظ فیزیکی اسناد منجر میشود؛ اما در صورتی که این اسناد در معرض استفاده پژوهشگران نباشد آرشیو اسناد تفاوتی با انبار نخواهد داشت و مسئول آرشیو اسناد (آرشیویست) هم میشود انباردار.
آرشیو اسناد با حفاظت از اسناد به حفظ میراث و هویت تاریخی کشور کمک میکند و با خدمات آرشیوی (تهیه فهرستها و انتشار اسناد، استفاده از خدمات تکنولوژی، مدیریت اسناد، شبکه سازی با سایر مراکز آرشیوی اسناد) اجازه بازنمایش و انتشار اطلاعات تاریخی، اجتماعی و فرهنگی کشور توسط پژوهشگران را هموار ساخته است.
تأمین شواهد حقوقی، تسهیل تبادل فرهنگی در عرصه بین المللی، آگاهی بخشی عمومی از جمله سایر وظایف آرشیوهای اسناد در حفظ و بازنمایی هویّت تاریخی محسوب میشود.
* مراکز آرشیوی اسناد از تکنولوژیهای امروز خیلی میتوانند استفاده کنند، رویکردشان در استفاده از نیروهای متخصص و تکنولوژی روز چیست؟
مراکز آرشیوی اسناد برای انجام وظایف و ارائه صحیح و سریع خدمات آرشیوی به مخاطبین خود ضروری است که نیروی انسانی کارآمد و متخصص استخدام کرده یا پرورانده باشند. حضور کارشناسان و افراد واجد شرایط در زمینه مدیریت اسناد و حضورشان در مخزن و محل نگهداری اسناد باعث پاسخگویی مناسب و نتیجه مطلوب برای طرفین خواهد بود.
مثلاً جابه جایی اسناد تاریخی از یک پوشه به پوشه یا از یک طبقه به طبقه دیگر بهتر است توسط افرادی متخصص و با رعایت نکات ایمنی در خصوص اوراق اسناد باشد نه اینکه یک شخص را که حالا چون در آستانه بازنشستگی است به مخزن اسناد منتقل کرده تا ایام استخدامی خود را به پایان برساند. البته اطلاع دارم که برخی سازمانها که از اتفاق ماجرا آرشیو اسناد هم دارند اما هیچ نیروی انسانی متخصص در حوزه علم اطلاعات و دانش شناسی (کتابداری)، تاریخ و … که در بخش اسناد فعالیت کند، استخدام نشده است.
گسترش تکنولوژی در دهههای اخیر تمام ابعاد تمدّنی و جوامع انسانی را تحت تأثیر قرار داده است. در خصوص مراکز آرشیوی اسناد هم همین طور است. حضور افراد متخصص در حوزه فناوری اطلاعات که مسئول طراحی و نگهداری سیستمهای دیجیتال و پایگاه داده هستند در این مراکز ضروری و مهم است.
سیستمهای مدیریت آرشیو، اسکن و دیجیتال سازی، پایگاههای داده آنلاین (وب سایت) قابل جستجو، حفاظت و پشتیبانی از دادههای دیجیتال، بخشی کوچکی از نقش فناوری و تکنولوژی در مراکز آرشیو اسناد است. مثلاً سازمان اسناد ملّی ایران از سال ۱۳۷۱ ارائه این خدمات را آغاز کرده است.
*تکنولوژی چه نقشی در آرشیوهای اسناد میتواند داشته باشد؟
تکنولوژی و ورود آن به عرصه آرشیوهای اسناد کارایی این مراکز را افزایش داده و باعث میشود که این مراکز از سیستم دستی به سیستم ماشینی تبدیل شوند. اگر سازمانها از ابتدا با استخدام نیروی انسانی متخصص و کارآمد به سراغ انجام وظایف در آرشیو گام برداشته باشند حد فاصل انتقال از سیستم دستی به سیستم ماشینی با سرعت و دقت بیشتر، هزینه کمتر و با کارایی بیشتری خواهد بود.
دیجیتال سازی اسناد هم باعث دسترسی آسان کاربران به اسناد خواهد شد و هم باعث حفظ اسناد قدیمی و آسیب پذیر از پوسیدگی، آتش سوزی و آب گرفتگی.
از طرف دیگر نرم افزارهای مدیریت اسناد به سازمان دهی و طبقه بندی اسناد کمک میکند.
پایگاههای داده آنلاین (وب سایت) مثل پایگاه www.Asnad.org باعث دسترسی بین المللی به اسناد شده است.
کنترل گرهای محیطی مانند حسگرهای دما و رطوبت به نگهداری دمای مناسب برای حفاظت فیزیکی اسناد کمک میکند.
ترویج و گسترش آگاهی با امکان بازدید مجازی و یا معرفی منابع موجود یا برگزاری کارگاه آنلاین آموزشی از جمله نقشهای تکنولوژی در آرشیو اسناد به شمار میرود.
اشتراک گذاری و همکاری ملّی یا بین المللی هم باعث معرفی اشتراکات فرهنگی در بُعد محلّی و هم تعاملات فرهنگی بین کشورهای فارسی زبان و سایرین خواهد شد.
میتوانم بگویم زمانی میتوان از ظرفیتهای تکنولوژی در آرشیو اسناد استفاده کرد که نیروهای متخصص و مناسب در مراکز آرشیو به خدمت گرفته شده باشند در غیر این صورت سازمانها ناچار هستند برای کوتاه کردن دوران گذار از سیستم دستی به سیستم ماشینی مجبور به استفاده از نیروهای پیمانکاری و یا اصطلاحاً برون سپاری شوند.
* برون سپاری مراکز آرشیوی اسناد ممکن است؟
برون سپاری یکی از روشهای مرسوم و رایج در انجام امور سازمانها محسوب میشود. در این روش سازمانها با کمک یک شرکت و تیم تخصصی آن و طبق یک قرارداد قانونی بر اساس یک شیوه نامه مدوّن، اصولی و تخصصی یک پروژه کاری تعریف شده را آغاز میکنند. مراکز آرشیوی اسناد و برخی کتابخانه ها هم از این روش (برون سپاری) جهت پیشبرد اهداف خود استفاده میکنند.
مراکز آرشیوی اسناد (کارفرما) در صورت نیاز به برون سپاری امور لازم است که برخی موارد را مد نظر داشته باشد.
انتخاب پیمانکار مناسب، پیمانکار باید تجربه کافی در زمینه فهرست نویسی و دیجیتال سازی اسناد را داشته باشد. بهتر است مراکز آرشیوی اسناد هم یک ارزیابی کمّی و کیفی از سوابق کار پیمانکار داشته باشند و در صورت لزوم از مشتریان سابق پیمانکار مربوطه استعلام حسن انجام کار را تهیه نمایند. قطعاً هر گونه برون سپاری مراکز آرشیو اسناد یک پروژه ملّی محسوب میشود پس باید همه جوانب را با نظر کارشناسان و متخصصان این حوزه پیش برد. مثلاً اگر یک پیمانکار که تاکنون هیچ تجربهای در زمینه فهرست نویسی و دیجیتال سازی اسناد ندارد هرگز به لحاظ کیفی قادر به انجام اصولی و تخصصی این پروژه نخواهد بود.
از نکات مهم و ضروری بعد از پیمانکار مناسب، وجود امکانات فنّی و تجهیزات و فضای کاری مناسب است، نمیتوان به صرف اینکه قرار است گروهی به صورت موقت و مثلاً با پیشبینی زمانی شش ماهه یک پروژه را آغاز کردند بعد از گذشت دو سال به دلیل عدم دسترسی به تجهیزات مناسب و … همچنان بودجههای سازمانی را اسراف نمایند.
با فرض انتخاب درست پیمانکار و وجود تجهیزات فنّی مناسب همچنین با در نظر گرفتن اینکه شیوه نامه اجرایی صحیح باشد و نیروهای برون سپار هم آموزش کامل و مفید را پشت سر گذاشته باشند، این نکته بسیار حائز اهمیّت است که یک پروژه به خوبی مدیریت و نظارت شود. ناظر پروژه قطعاً باید فردی با ویژگیهای مناسب مدیریتی، با دانش و آگاهی تخصصی، آشنا با مباحث ارزیابی کمّی و کیفی کار باشد.
*الان و در حال حاضر مراکز آرشیوی خدمات دیجیتال ارائه میدهند؟ و این خدمات شامل چیست؟
مراکز آرشیوی به اشکال مختلفی ارائه دهنده خدمات دیجیتال هستند. اسکن و ذخیره سازی، وب سایت و پورتالهای اینترنتی، برگزاری دورههای آشنایی آموزشی و نمایشگاهی، استفاده از شبکههای اجتماعی، امکان دانلود یا ثبت سفارش منابع، و.... همگی از انواع مختلف این خدمات است. همان طور که گفتم سازمان اسناد ملّی ایران از سال ۱۳۷۱ ارائه این خدمات را آغاز کرده است و این خدمات همچنان ادامه دارد. کتابخانه مجلس شورای اسلامی هم در دهههای مختلف سیاستهای مختلفی را در این زمینه به مرحله اجرا رسانده است. آستان قدس رضوی با وجود اسناد و نسخ خطی نفیس بهتر از وضع موجود امکان ارائه خدمات دیجیتال دارد که به هر دلیل هنوز به انجام نرسیده است. در این بین نباید از آرشیو اسناد سازمان اوقاف و امور خیریّه غافل شد. این سازمان با رویکری حقوقی اداری به منابع و اسناد موجود در مخزن چشم داشته و به فرض که فرایند دیجیتال سازی و فهرست نویسی اسناد را هم انجام داده باشد، ضرورت دسترسی پذیری و تحقیق و بررسی این اسناد در اولیت نیست.
به عنوان مثال از آنجا که اجازه دسترسی به اسناد این سازمان وجود ندارد، فهرستها نقش بسیار مهمّی دارند. این تلاش مهم امّا ناقص تا سال ۱۳۸۸ برای موقوفات ۱۰ استان ایران انجام شده است که فهرست اسناد بر اساس اسناد موجود در سازمان اوقاف و امور خیریه به چاپ رسیده و پس از آن متوقف شده است، این کتابها تحت عنوان فهرست اسناد موقوفات ایران در شش جلد به چاپ رسیده است. جلد اول: استان فارس، جلد دوم: استان کرمان، جلد سوم: استانهای چهار محال و بختیاری، زنجان و لرستان، جلد چهارم: تهران و توابع آن از آغاز تا ۲۲ بهمن ۱۳۵۷، جلد پنجم: استان یزد، جلد ششم: استانهای ایلام، سیستان و بلوچستان، قزوین و کهکیلویه و بویر احمد.
انتشار اسناد نیز به نوبه خود اهمیت زیادی دارد، در واقع اگر علاوه بر فهرست اسناد بتوانند به انتشار تصویر اسناد مبادرت ورزند خدمت بزرگی به جامعه پژوهشی شده است. در این میان اداره کلّ اوقاف و امور خیریّه استان اصفهان متفاوت عمل کرده است چرا که بازخوانی وقفنامههای مربوط به این استان را در ۱۲ جلد تحت عنوان اسناد موقوفات اصفهان (بازخوانی و اجرا گروه علمی مجمع ذخایر اسلامی؛ سرپرست علمی صادق حسینیاشکوری؛ زیر نظر اداره کل اوقاف و امور خیریه استان اصفهان، ۱۳۸۸) به چاپ رسانده است. در سال ۱۳۹۵ هم فهرست عمومی جایها و اعلام بر دوره ۱۲ جلدی اسناد موقوفات اصفهان، همراه با اسناد منتشر نشده موقوفات اصفهان به چاپ رسیده است.