در ابتدای جلسه، مهندس شهرکی ضمن خوشآمدگویی و قدردانی از حمایتهای دکتر هدایتی، به تشریح مشکلات اعزام تیم منتخب پرداختند. ایشان با اشاره به چالشهایی مانند هماهنگی وسیله نقلیه، زمانبندی رفتوآمد، شرایط اسکان، تغذیه و پشتیبانی تیم، بر ضرورت برنامهریزی دقیق تأکید کردند و راهکارهایی برای رفع این مشکلات ارائه دادند.
مهندس شهرکی همچنین تأکید کردند که این نخستین تجربه برگزاری جلسهای بیواسطه با معاون فرهنگی و دانشجویی برای بررسی اعزام یک تیم ورزشی دانشجویی است و افزودند که این اقدام نشاندهنده اهمیت دانشگاه به ورزش دانشجویی، ارزش تلاشهای دانشجویان و توجه ویژه به تیم منتخب است. این فرصت باعث شد مسائل تیم بهطور مستقیم مطرح و راهکارهای عملی برای رفع نیازهای آنان بررسی شود. همچنین از زحمات آقای صالح آتشگر بابت برگزاری منظم و داوری دقیق مسابقات تقدیر شد.
در ادامه، دکتر هدایتی با اشاره به اهمیت حضور قدرتمند تیم منتخب در مسابقات بروندانشگاهی، بر رفع جدی مشکلات اعزام تیم تأکید کردند تا دانشجویان بدون دغدغه در رقابتها شرکت کنند. ایشان اعلام کردند که معاونت فرهنگی و دانشجویی برای حل چالشهای لجستیکی، تأمین وسیله نقلیه، زمانبندی مناسب و پشتیبانی اعزام همراهی خواهند کرد. دکتر هدایتی همچنین بر تقویت زیرساختهای ورزشی دانشگاه و لزوم برنامهریزی بر اساس زمانبندی دقیق تأکید نمودند.
در بخش بعدی جلسه، دانشجویان در فضایی صمیمی با معاون فرهنگی و دانشجویی گفتگو کردند و نیازهای تیم منتخب را مطرح نمودند. آنها مشکلات سالهای گذشته در اعزام تیمها و راهکارهای برطرف کردن آنها را بیان کردند تا تجربیات گذشته در تصمیمگیریهای آینده مدنظر قرار گیرد و روند اعزامها بهبود یابد.
همچنین چگونگی اعزام تیم منتخب فوتسال به مسابقات خزرآباد ساری مورد بحث قرار گرفت و جزئیات مرتبط با زمان حرکت، وسیله نقلیه، اسکان، تغذیه و پشتیبانی تیم بررسی شد. تجهیزات موردنیاز تیم شامل لباس، کفش، گرمکن و سایر لوازم ورزشی نیز مطرح شد تا تیم در بهترین شرایط ممکن در مسابقات حاضر شود.
اعضای تیم منتخب و آقای صالح آتشگر بهعنوان مربی، نکات فنی، نیازهای تمرینی و شرایط آمادگی تیم را بیان کردند.
در بخش پایانی، مراسم تقدیر از تیمهای اول و دوم مسابقات فوتسال دروندانشگاهی برگزار شد و از برگزیدگان با اهدای جوایز تقدیر بهعمل آمد. همچنین از داوران مسابقات بهویژه آقای صالح آتشگر با اهدای لوح تقدیر و هدیه تجلیل شد.
این جلسه توجیهی و مراسم تقدیر با هدف رفع مشکلات اعزام، بررسی نیازهای تیم و تقدیر از تلاشهای داوران و مربیان برگزار شد. برگزاری آن نشاندهنده حمایت ویژه دانشگاه از ورزش دانشجویی، اهمیت دادن به برنامهریزی دقیق و آمادهسازی کامل تیم برای مسابقات پیشرو است و نویدبخش حضور موفق و درخشان تیم در رقابتهای آتی میباشد.