با افزایش قابل توجه مراجعات به مراکز مشاوره و کلینیکهای روانشناسی در سالهای اخیر، نیاز به ساماندهی نوبتدهی، تشکیل پرونده الکترونیک و مدیریت دقیق امور مالی این مراکز بیش از گذشته احساس میشود. بسیاری از روانشناسان و مدیران کلینیکها بر این باورند که اتکا به روشهای سنتی ثبت اطلاعات در سررسیدهای کاغذی یا فایلهای اکسل، نهتنها زمانبر است، بلکه احتمال بروز خطای انسانی، تداخل در نوبتها و حتی گمشدن سوابق مراجعان را افزایش میدهد. در پاسخ به این نیاز رو به رشد، سامانه «باتاب» به عنوان یک محصول بومی با رویکرد تخصصی در حوزه سلامت روان، راهکاری جامع برای حل این چالشها ارائه کرده است.
چالشهای پنهان در مدیریت سنتی، موضوعی است که شاید در نگاه اول به چشم نیاید اما هزینههای سنگینی به مراکز تحمیل میکند. برآوردها نشان میدهد که منشی یک مرکز مشاوره متوسط، روزانه بین ۲ تا ۳ ساعت از زمان خود را صرف تماسهای تلفنی برای هماهنگی، جابجایی یا یادآوری نوبتها میکند. این در حالی است که با استفاده از سیستمهای اتوماسیون، این زمان به کمتر از چند دقیقه کاهش مییابد. علاوه بر اتلاف زمان، وابستگی به بایگانیهای کاغذی، ریسکهای امنیتی مانند دسترسی افراد غیرمجاز به پروندهها یا آسیب دیدن اسناد بر اثر حوادث فیزیکی را به همراه دارد؛ موضوعی که با الکترونیکی شدن پروندهها کاملاً مرتفع میشود.
یکپارچگی در فرآیند پذیرش و درمان، هسته اصلی سامانه باتاب را تشکیل میدهد. این سامانه با هدف مکانیزهکردن روند پذیرش، نوبتدهی و مدیریت پروندههای مراجعان توسعه یافته و به مدیران اجازه میدهد تصویر دقیقتری از ظرفیت متخصصان و عملکرد مرکز خود داشته باشند. این سامانه بهصورت تحتوب طراحی شده است؛ به این معنا که بدون نیاز به نصب نرمافزارهای سنگین یا سختافزارهای پیچیده، تنها از طریق مرورگر اینترنت و با هر دستگاهی (موبایل، تبلت یا لپتاپ) در دسترس است. این ویژگی بهویژه برای مدیرانی که میخواهند از راه دور بر عملکرد مرکز نظارت داشته باشند، بسیار کارآمد است.
مدیریت پروندههای الکترونیک با استانداردهای روز در این سامانه با دقت بالایی پیادهسازی شده است. به گفته تیم توسعهدهنده، در قلب این پلتفرم، ماژولی تخصصی به عنوان نرم افزار مدیریت مرکز مشاوره طراحی شده که امکان ثبت و آرشیو سوابق مراجعان، زمانبندی جلسات، ثبت یادداشتهای محرمانه درمانگر (Progress Note) و پیگیری روند درمان را در یک بستر واحد فراهم میکند. در این سیستم، درمانگر میتواند تاریخچه مراجعات قبلی، داروهای تجویزشده و نتایج تستهای روانشناسی را به صورت یکجا و در قالب یک خط زمانی (Timeline) مشاهده کند که این امر به تشخیص دقیقتر و درمان مؤثرتر کمک شایانی میکند.
توسعه خدمات مشاوره آنلاین و تصویری، یکی دیگر از نیازهایی است که پس از همهگیری کرونا به شدت احساس شد و اکنون به یک استاندارد در مراکز درمانی تبدیل شده است. نرمافزارهای نوین مدیریت مراکز مشاوره، تنها به ثبت نوبت محدود نمیشوند؛ بلکه بستر برگزاری جلسات امن تصویری را نیز فراهم میکنند. سامانه باتاب با ارائه پلتفرم اختصاصی ویدیوکال، نیاز مشاوران به استفاده از پیامرسانهای عمومی و غیرایمن را از بین برده است. این قابلیت به مراکز اجازه میدهد دایره خدمات خود را از سطح شهر فراتر برده و به مراجعانی از سراسر کشور یا حتی خارج از کشور خدمات ارائه دهند.
شفافیت مالی و پایان مغایرتهای حسابداری، دغدغه همیشگی مدیران مراکز درمانی است. محاسبات دستی سهم درمانگران (که اغلب با درصدهای پیچیده و متفاوت همراه است)، کسورات بیمه و هزینههای جاری، همواره با احتمال خطا روبروست. در سامانه باتاب، این فرآیندها خودکار شدهاند. امکان تعریف انواع خدمات مشاورهای با تعرفههای متفاوت، محاسبه اتوماتیک کارکرد هر مشاور در لحظه، صدور فاکتور سیستمی و گزارشگیری جامع، به مدیران کمک میکند تا در پایان هر دوره کاری، بدون درگیر شدن با ماشینحساب و کاغذ، تصویر روشنی از سود و زیان مرکز داشته باشند و برای توسعه خدمات خود برنامهریزی کنند.
نظمدهی به مراجعات و کاهش کنسلیها (No-Show) از مزایای ملموس استفاده از ابزارهای نوین است. فراموشی زمان مراجعه توسط مراجعین، یکی از عوامل اصلی "صندلیهای خالی" و کاهش درآمد کلینیکهاست. قابلیت نوبتدهی آنلاین ۲۴ ساعته و ارسال خودکار پیامک یادآوری برای مراجعان، نرخ عدم حضور را به شکل چشمگیری کاهش میدهد. همچنین تعریف سطح دسترسی مجزا برای منشی، مدیر و مشاور، باعث میشود تداخل در وظایف از بین رفته و هر فرد تنها به اطلاعات مرتبط با حیطه کاری خود دسترسی داشته باشد.
تصمیمگیری دادهمحور با گزارشهای تحلیلی، امکانی است که مدیریت مدرن را از مدیریت سنتی متمایز میکند. مدیران مراکز مشاوره با استفاده از داشبوردهای مدیریتی این نرمافزار، میتوانند به سوالات مهمی پاسخ دهند: کدام درمانگر بیشترین میزان رضایت و بازگشت مراجع را دارد؟ کدام خدمات کلینیک سودآورتر هستند؟ شلوغترین ساعات کاری مرکز چه زمانی است؟ دسترسی به این دادهها به مدیران کمک میکند تا استراتژیهای تبلیغاتی و جذب نیروی خود را بر اساس واقعیتهای آماری تنظیم کنند، نه حدس و گمان.
امنیت اطلاعات و حفظ محرمانگی که خط قرمز فعالیتهای روانشناسی و پزشکی است، در این سامانه در اولویت قرار دارد. مسئولان فنی باتاب تأکید میکنند که استفاده از سرورهای امن داخلی (که خطر قطعی اینترنت بینالملل بر آنها اثر ندارد)، رمزنگاری دادهها و بکآپگیریهای منظم، از جمله استانداردهایی است که برای حفظ حریم خصوصی مراجعان رعایت شده است. این سطح از امنیت، خیال مراجعین و درمانگران را از بابت محفوظ ماندن اسرار حرفهای راحت میکند.
سهولت استفاده و استقرار مرحلهای، ویژگی متمایز دیگری است که باتاب را برای مراکز با ابعاد مختلف، از مطبهای کوچک تا کلینیکهای بزرگ چندتخصصی، مناسب میسازد. به گفته مدیر محصول این سامانه، رابط کاربری به گونهای ساده طراحی شده تا حتی کارکنانی که دانش فنی بالایی ندارند، بتوانند به راحتی با آن کار کنند. همچنین مراکز میتوانند فرآیند دیجیتالی شدن را گامبهگام طی کنند؛ یعنی ابتدا تنها از بخش نوبتدهی استفاده کنند و به مرور زمان، بخشهای مالی و گزارشدهی را به چرخه کاری خود بیفزایند تا شوک ناشی از تغییر سیستم به حداقل برسد.
به نظر میرسد با فراگیرتر شدن استفاده از راهحلهای نرمافزاری بومی و دانشبنیان، بخشی از بار اجرایی و مدیریتی از دوش مراکز مشاوره برداشته شده و فرصت بیشتری برای تمرکز متخصصان بر کیفیت ارائه خدمات درمانی فراهم شود. سامانههایی از این دست، با ایجاد نظم سازمانی و کاهش خطاهای انسانی، نقش مهمی در ارتقای استاندارد خدمات سلامت روان در کشور ایفا میکنند. مدیران کلینیکهای روانشناسی و مراکز مشاوره میتوانند برای آشنایی بیشتر با جزئیات فنی و مشاهده دموی این راهکار، به وبسایت سامانه باتاب مراجعه نمایند.