* محسن محمد زاده
در قلب سیستم اداری ایران، یک پارادوکس عجیب خودنمایی می‌کند، از یک سو، مسئولان و سیاستگذاران به کرات از لزوم تحول اداری، کوچک‌سازی دولت و حرکت به سوم جامعه دیجیتال سخن می‌گویند و از سوی دیگر، شاهد تداوم سلطه بلامنازع یک ابزار کهنه بر فرآیندهای اداری هستیم، کاغذ. این تناقض تنها یک ناکارآمدی ساده نیست، بلکه نشانه‌ای از یک بیماری مزمن ساختاری است که ریشه در لایه‌های عمیق‌تر فرهنگ اداری، قوانین دست و پاگیر و مقاومت در برابر تغییر دارد. 
کاغذبازی، این غول قدیمی، همچنان جان سختانه به حیات خود ادامه می‌دهد و هر روز بر دامنه قلمرویش افزوده می‌شود. تصویر این تراژدی روزمره برای همه ما آشناست، شهروندی که برای دریافت مجوزی ساده، ناگزیر است از پله‌های متعدد ادارات بالا برود، در هر طبقه فرمی تازه پر کند، برگه‌ای را مهر و امضا نماید و نسخه‌های متعددی از مدارک خود را تقدیم کند. این کوه از کاغدها سپس در کشوهای میزهای مختلف، قفسه‌های بایگانی انبوه و در نهایت، در آرشیوهای تاریک و غبارگرفته دفن می‌شوند، بی آنکه اغلب هیچ بازبینی یا استفاده مجددی از آنها صورت گیرد. این فرآیند نه تنها زمان و انرژی شهروندان و کارمندان را به یغما می‌برد، بلکه هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم سرسام‌آوری را به جامعه تحمیل می‌کند. هزینه خرید کاغذ، چاپ، جوهر، نگهداری پرونده‌های فیزیکی و فضای اداری مورد نیاز برای آرشیو آنها، تنها بخش کوچکی از این فاجعه اقتصادی است. هزینه واقعی اما، از دست رفتن بهره‌وری، فرسودگی نیروی انسانی، ایجاد فساد به دلیل پیچیدگی فرآیندها و مهم‌تر از همه، نارضایتی عمومی و تخریب سرمایه اجتماعی است.
ریشه‌های این معضل را باید در دل تاریخ و فرهنگ اداری ایران جستجو کرد. سیستم بوروکراسی ایران، وام‌دار مدل دیوانسالاری عصر قاجار و سپس ساختارهای متمرکز دوران پهلوی است که در آن، سند کاغذی به عنوان تنها اثبات قانونی و قابل استناد شناخته می‌شد. این نگرش، با گذشت دهه‌ ها و با وجود ظهور فناوری‌های نوین، نه تنها کمرنگ نشده، بلکه در برخی موارد تقویت نیز شده است. یکی از عمیق‌ترین عوامل، “فقدان اعتماد سیستماتیک” است. در ساختاری که اعتماد بین بخش‌های مختلف دولتی، بین دولت و مردم و حتی بین همکاران یک اداره در سطح پایینی قرار دارد، کاغذ به عنوان یک “سند فیزیکی” نقش یک ضمانت اجرایی را بازی می‌کند. مهر و امضا روی کاغذ، حس کنترل و اطمینان کاذبی به مدیران می‌دهد که گویی با جمع‌آوری این اسناد، مسئولیت آنها پایان یافته است.  این در حالی است که یک سند دیجیتال با قابلیت رهگیری و امنیت بالا، می‌تواند بسیار مطمئن‌تر و شفاف‌تر باشد. بسیاری از کارمندان و حتی مدیران، به فرآیندهای کاغذی عادت کرده‌اند. آنها با این سیستم بزرگ شده‌اند و درک آن برایشان ساده‌تر است. حرکت به سمت سیستم‌های دیجیتال، نیازمند یادگیری مهارت‌های جدید، تغییر عادات دیرینه و پذیرش شفافیت بیشتر است که برای بسیاری از اعضای یک سیستم بسته و انعطاف‌ناپذیر، ناخوشایند و ترس‌آور است.
ادامه در صفحه 8