اگر به فکر پیشرفت سریع کسب‌و‌کار خود هستید، باید بهینه‌سازی ارتباطات کاری خود را اولویت قرار دهید. باید بدانید که دیگر روش‌های ارتباطی قدیمی منسوخ شده و در فناورهای ارتباطی، یک انقلاب بزرگ صورت گرفته است. در این اواخر، تلفن سانترال توانسته است به‌عنوان یک جایگزین برای دستگاه سانترال شناخته شود؛ چرا که نیاز به تجهیزات و هزینه‌های متعدد را کاهش می‌دهد و حتی به دفتر کار هم احتیاج ندارد. سانترال مجازی می‌تواند یک راهکار عالی برای برقراری ارتباط با مشتریان باشد و امکانات متعدد دیگری هم به کاربران عرضه کند. بیایید با هم شرایط استفاده از تلفن سانترال مجازی را به‌جای خرید دستگاه سانترال بررسی کنیم و نحوه راه اندازی سانترال مجازی را مورد ارزیابی قرار دهیم.

مفهوم تلفن سانترال مجازی

اگر صاحب یک کسب‌و‌کار سازمانی هستید، حتما در ابتدای شروع کار خود برای تهیه یک سیستم تلفن اقدام کرده‌اید. برای تهیه این سیستم، حتما خرید دستگاه سانترال هم جزو گزینه‌هایتان بوده است. دستگاه سانترال در یک شرکت، نقش یک مخابرات محلی را بازی کرده و یک خط تلفن را به چند خط داخلی تقسیم می‌کند. همچنین، دستگاه تلفنی که همواره روی میز منشی‌ها دیده می‌شود، تلفن سانترال نامیده می‌شود‌. این تلفن، به‌سادگی افراد را به داخلی‌های گوناگون وصل می‌کند.

وقتی صحبت از تلفن سانترال مجازی می‌شود، دیگر نیازی به خرید دستگاه سانترال نیست و این دستگاه به‌صورت فیزیکی در سازمان شما قرار نمی‌گیرد؛ با خرید سانترال مجازی، خدمات از طریق یک سرور به مشتری ارائه خواهد شد. این سیستم مجازی به‌وسیله یک شرکت خدماتی نگهداری شده و ارتباط ارائه‌دهنده و خریدار از طریق اینترنت انجام می‌شود‌. با وجود سهولت استفاده از تلفن سانترال مجازی باید گفت استفاده از آن به جای خرید دستگاه سانترال برای کسب‌و‌کارهای نوپا یک ایده عالی محسوب می‌شود‌.

چرا سانترال مجازی جایگزین دستگاه سانترال شده است؟

آیا می‌دانید چه چیزی باعث شده است خیلی از کاربران به‌جای خرید دستگاه سانترال، به فکر استفاده از تلفن سانترال مجازی باشند؟ این محبوبیت به مزایای بی‌شمار این سیستم مربوط می‌شود. در ادامه، مزیت‌های مهم استفاده از سانترال مجازی به جای خرید دستگاه سانترال را به شما توضیح خواهیم داد.

برخورداری از تمام مزایای تلفن سانترال

قبل از هر چیزی باید بگوییم که سانترال مجازی تمام قابلیت‌های مربوط به دستگاه‌های سانترال را دارد. برای مثال، اگر شرکت شما چندین شعبه داشته باشد، اتصال همه شعبه‌ها با یک تلفن سانترال مجازی کار ساده‌ای است و نیازی نیست برای هر شعبه، یک سیستم جداگانه تهیه کنید. این موضوع در مورد اتاق‌های مختلف در یک سازمان هم صدق می‌کند.

مسلما در هر سازمان، چندین فرد به عنوان اپراتور و کارمند در حال فعالیت هستند. به‌طور کلی در سازمان‌های مختلف، ارتباطات حرف اول را می‌زند و کارکنان همواره در حال پاسخگویی به مشتریان و ارتباط با یکدیگر هستند. حال فرض کنید در حین فعالیت یکی از کادر شرکت، یک مشتری دیگر با تلفن شرکت تماس بگیرد؛ در چنین حالتی با اشغال بودن خط مواجه خواهد شد. با استفاده از سانترال می‌توانید در حین این تماس، مراجعه‌کننده بعدی را هم به داخلی مورد نظر او وصل کنید.

عدم نیاز به فضا و نگهداری فیزیکی

سانترال مجازی برخلاف دستگاه سانترال به صورت فیزیکی نگهداری نمی‌شود و از این بابت، کارایی آن محبوبیت بیشتری پیدا می‌کند. پس اگر کسب‌و‌کارتان طوری است که دفتر کار ثابتی ندارید، به‌راحتی می‌توانید از خدمات آن بهره‌مند شوید. شاید هم اصلا دفتر کار اجاره نکرده‌اید و کسب‌و‌کارتان را در منزل اداره می‌کنید. در چنین شرایطی هم استفاده از سانترال مجازی یک ایده عالی به‌شمار می‌رود.

امکان فعالیت دورکاری پرسنل

از طرف دیگر حتما می‌دانید که در بسیاری از کسب‌و‌کارها، فعالیت‌های تیمی گسترش یافته است و برخی از اعضای تیم، در موقعیت‌های جغرافیایی متفاوت به فعالیت می‌پردازند. با استفاده از تلفن سانترال مجازی، اعضای تیم در هر جا که باشند، با کمک اینترنت می‌توانند به تلفن شرکت وصل شده و به صورت فریلنسری به فعالیت‌های کاری خود ادامه دهند. به‌طور کلی، با استفاده از این تلفن به چند سیستم نیازی ندارید و به‌راحتی با یک سیستم می‌توانید ارتباطات خود را مدیریت کنید.

صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت

حتی اگر بهترین دستگاه سانترال را هم تهیه کنید، باز هم هزینه‌های مختلفی مثل سیم‌کشی و خرید تلفن را در پیش دارید. با خرید سانترال مجازی، این هزینه‌ها برای شما کاهش پیدا می‌کند و صرفا به‌وسیله اینترنت، خدمات‌تان را دریافت می‌کنید. پس یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سانترال مجازی به‌جای خرید دستگاه سانترال، صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهد بود. همچنین، تنوع بالای بسته‌ها توسط ارائه‌دهندگان سانترال مجازی به شما کمک می‌کند طبق نیازتان، این خدمات را خریداری کنید.

هماهنگی آسان با شرایط جدید

ممکن است با گذشت زمان، نیاز کسب‌و‌کار شما تغییر پیدا کند و دیگر خدمات قبلی برای‌تان کاربردی نباشد. در چنین شرایطی، فقط کافی است بسته مورد نظرتان را تغییر دهید و نیازی به خرید تجهیزات جدید ندارید. همچنین در صورتی که دیگر نیازی به این خدمات نداشته باشید، می‌توانید از تمدید طرح خریداری‌شده خودداری کنید. در صورتی که با خرید دستگاه سانترال امکان پس دادن تجهیزات خریداری‌شده را نخواهید داشت.

برخورداری از امنیت بیشتر

یکی از مباحثی که تلفن سانترال مجازی را نسبت به سایرین برتر می‌کند، امنیت بالاتر آن است. این سیستم‌های مجازی به‌سادگی قابل شنود نیستند و به‌همین خاطر، می‌توانند سطح امنیت ارتباطات شما را افزایش دهند‌. این موضوع در کیفیت عملکرد کاری شما اهمیت زیادی دارد. دسترسی به اینترنت پرسرعت یکی از الزامات استفاده از این سیستم مجازی به‌جای خرید دستگاه سانترال است.

ارائه قابلیت‌های متنوع‌تر

تلفن سانترال مجازی قابلیت‌های گوناگونی دارند و حتی می‌توان به نوعی دفتر کار مجازی کسب و کارها با این سیستم راه‌اندازی شود. این موضوع برای تیم‌های جوان و استارتاپ‌ها که اغلب به صورت هیبریدی یا کاملا دورکار کار می‌کنند، مزیت بزرگی به حساب می‌آید.

به‌طور کلی این سیستم مجازی، این امکان را به شما می‌دهد که برای برقراری ارتباطات کاری خود مزایای زیادی را در دسترس داشته باشید و بتوانید از رقبای‌تان پیشی بگیرید. به کمک این سیستم می‌توانید به امکانات متعددی مثل فکس آنلاین، تعریف صف تماس، صندوق صوتی و راه‌اندازی تلفن گویا دسترسی داشته باشید. فناوری‌های سانترال مجازی نسبت به دستگاه‌های سانترال، سرعت پیشرفت بالاتری دارد و همچنین در تغییرات انعطاف بالاتری دارند؛ این امر در مورد دستگاه‌های سانترال مثل سانترال پاناسونیک هم صدق می‌کند.

همان‌طور که سیستم‌های مجازی سانترال به‌سرعت رشد می‌کنند، دسترسی به امکانات و ویژگی‌های جدید هم برای شما آسان است؛ چرا که ارائه‌دهندگان به‌سادگی می‌توانند خدمات و امکانات جدید را به شما نیز ارائه دهند. پس باتوجه‌به سرعت پیشرفت این سیستم باید گفت استفاده از آن نسبت به خرید دستگاه سانترال، یک ایده کاربردی‌تر است‌.

اجرای ساده و سریع سانترال بدون نیاز به نصب

یکی دیگر از مزایای مهم سیستم سانترال مجازی این است که یادگیری کار با آن اصلا سخت نیست. حتی اگر برای اولین بار است که می‌خواهید از این نوع تلفن استفاده کنید، به‌راحتی می‌توانید بدون مهارت خاصی با آن کار کنید و از مزایای متعدد این سیستم بهره‌مند شوید. از آنجایی که نحوه راه‌اندازی این سیستم بسیار ساده است، با انتخاب آن در زمان خود صرفه‌جویی کرده و نیازی نیست با خرید دستگاه سانترال، خود را درگیر نصب تجهیزات کنید. همچنین می‌توانید در تمام نقاط جهان با استفاده از اینترنت، به سیستم وصل شوید و به تماس‌های‌تان جواب دهید.

مهم‌ترین امکانات تلفن سانترال مجازی

حتما توجه کرده‌اید که خرید دستگاه سانترال به‌سرعت دارد جای خود را به تلفن سانترال مجازی می‌دهد. سانترال مجازی امکانات گسترده‌ای دارد که همواره در حال گسترش هستند‌. در ادامه، چند مورد از مزایای کاربردی این سیستم‌ها را برای شما نام می‌بریم:

امکان ضبط کردن مکالمات

یکی از امکانات کاربردی سانترال مجازی این است که قابلیت ضبط مکالمات را فراهم می‌کند. با استفاده از این قابلیت می‌توانید مکالمات خود را با اهداف مختلفی مثل آموزش، امنیت و ارتقا سطح کیفی خدمات ضبط کنید. اگر جزو افرادی هستید که به کنترل کیفی خدمات و پشتیبانی از مشتریان اهمیت زیادی می‌دهید، این ویژگی برای شما کاربردی خواهد بود.

تعیین زمان‌بندی و اولویت برای پاسخ‌گویی به تماس‌ها

با استفاده از سانترال مجازی می‌توانید زمان‌بندی متعدد و خاصی برای پاسخ دادن به تماس‌ها ثبت کنید. یعنی می‌توانید برنامه‌های ارتباط تلفنی خود را با ساعت کاری همکاران هر شیفت هماهنگ کرده و با این کار، تماس‌های‌تان را مدیریت کنید. همچنین جلوی از دست رفتن تماس‌های ضروری را هم خواهید گرفت.

گزارش کامل تماس‌های ورودی خروجی

ممکن است بنا به هر دلیلی تمایل داشته باشید تماس‌های‌تان، را بهتر مدیریت کنید. به کمک گزارش‌های دقیق و فایل مکالمات ضبط شده در سانترال مجازی دفتر شما، همه چیز تحت کنترل‌تان خواهد بود و می‌توانید نظارت بیشتری بر تماس‌های ورودی یا خروجی شرکت داشته باشید. همچنین، عملکرد سیستم ارتباطی خود را افزایش داده و نظارت بیشتری روی آن داشته باشید‌. در ضمن، امکان بهبود وضعیت ارتباطات هم با این قابلیت امکان‌پذیر خواهد بود.

در پایان می‌توان گفت

اگر می‌خواهید به سرعت در مسیر پیشرفت قدم بگذارید، باید خود را با فناوری‌های جدید ارتباطی هماهنگ کنید. پس بهتر است به‌جای انتخاب ایده‌های قدیمی‌تر مثل خرید دستگاه سانترال، به دنبال تکنولوژی‌های مدرن‌تری مثل تلفن سانترال مجازی باشید. فراموش نکنید که برای خرید این سیستم صرفا باید به ارائه‌دهندگان معتبری مراجعه کنید.

«دفتر شما» به عنوان یکی از پیشتازان در زمینه ارائه خدمات سانترال مجازی و تلفن ابری سالها است که به کسب و کارها کمک می‌کند دفتر کار مجازی راه اندازی کنند و دایره ارتباطی خود را با مشتریان گسترش دهید و مطابق با جدیدترین فناوری‌های روز با دیگران ارتباط برقرار کنید. ناگفته نماند که خدمات این مجموعه از نظر کیفیت، ایمنی و قیمت در بهترین سطح ممکن قرار دارند. شما هم می‌توانید 15 روز رایگان از سانترال مجازی دفتر شما استفاده کنید. به سایت دفترشما سر بزنید.