در یک دفتر فنی، سرعت و کیفیت چاپ اهمیت زیادی دارد. وقتی مشتری‌ها پشت‌سرهم درخواست کپی، پرینت و اسکن دارند، کند شدن دستگاه کپی یا افت کیفیت چاپ می‌تواند روند کار را مختل کند. یک دستگاه کپی قوی و قابل‌اعتماد، باعث می‌شود سفارش‌ها سریع‌تر انجام شوند و هزینه‌های تعمیر و نگهداری هم کاهش پیدا کند.
با توجه به شرایط اقتصادی این روزها، بسیاری از صاحبان دفاتر فنی برای کاهش هزینه‌ها، به سراغ دستگاه‌های کپی استوک (دست دوم) می‌روند. انتخابی اقتصادی که اگر درست انجام شود، بازدهی بالایی خواهد داشت. اما یک خرید اشتباه می‌تواند دردسرهای زیادی ایجاد کند. در ادامه، 10 نکته طلایی را بررسی می‌کنیم که به شما کمک می‌کند دستگاهی مناسب انتخاب کنید و با خیال راحت از آن استفاده کنید.
۱. تعداد برگ‌های چاپ‌شده
هر دستگاه کپی، یک شمارنده داخلی دارد که تعداد کل برگه‌های چاپ‌شده را نمایش می‌دهد. این عدد، مثل کیلومترشمار خودرو نشان‌دهنده میزان استفاده از دستگاه است. اما فقط به این عدد اکتفا نکنید:
برای دفاتر فنی، دستگاهی که کمتر از ۵۰۰ هزار برگ چاپ کرده باشد، گزینه مناسبی است.
مدل‌های صنعتی که برای تیراژ بالا طراحی شده‌اند، حتی بعد از ۱ میلیون برگ هم عملکرد خوبی دارند.
اگر شمارنده صفر باشد، ممکن است برد دستگاه ریست شده باشد. این موضوع مشکوک است و باید با بررسی سایر بخش‌ها، از سلامت دستگاه مطمئن شوید.
۲. وضعیت درام
درام، یکی از قطعات گران و مصرفی در دستگاه کپی است. در هنگام بررسی:
سطح درام را چک کنید. اگر خط و خش دارد، احتمالاً کیفیت چاپ پایین خواهد بود.
تعداد صفحات چاپ‌شده با این درام را بپرسید. معمولاً بین ۸۰ هزار تا ۳۰۰ هزار برگ (بسته به مدل) عمر مفید دارد.
درام رنگی حساس‌تر است. اگر دستگاه کپی رنگی است، بررسی کنید که تونرهای رنگی، درام را فرسوده نکرده باشند.
۳. تست فیوزینگ
واحد فیوزینگ، یکی از اجزای گران و حیاتی دستگاه کپی است. خرابی این بخش باعث چاپ کم‌رنگ یا پاک شدن تونر با دست کشیدن روی کاغذ می‌شود. چگونه آن را تست کنیم؟
یک صفحه پر از متن یا تصویر پرینت بگیرید و چند ثانیه بعد، دست خود را روی نوشته‌ها بکشید.
اگر تونر به راحتی پخش شد یا پاک شد، احتمال خرابی هیتر فیوزینگ بالاست.
بررسی کنید که رول‌های فیوزینگ ساییدگی یا چروک شدگی نداشته باشند.
۴. بررسی بخش‌های مکانیکی – تغذیه و خروجی کاغذ
سینی کاغذ و مکانیزم تغذیه: بررسی کنید که کاغذ به‌درستی وارد دستگاه می‌شود و چروک یا گیر نمی‌کند. اگر سینی‌ها به‌درستی بسته نمی‌شوند، ممکن است مشکل مکانیکی وجود داشته باشد.
واحد خروجی و غلطک‌های انتقال: کاغذ نباید مچاله یا لک‌دار از دستگاه خارج شود. بررسی کنید که غلطک‌ها فرسوده نشده باشند.
واحد دوبلکس (چاپ دوطرفه): برخی دستگاه‌ها قابلیت چاپ دوطرفه دارند. بررسی کنید که این بخش بدون گیر کردن کاغذ کار کند.
5. بردهای الکترونیکی و اتصالات – بررسی نشانه‌های خرابی احتمالی
دستگاه کپی‌های استوک ممکن است دچار مشکلات الکترونیکی باشند. بررسی این موارد ضروری است:
دستگاه را چند دقیقه روشن بگذارید. ببینید که ناگهان خاموش یا ریست نشود.
خطاهای نرم‌افزاری یا کدهای خطا را بررسی کنید. برخی از این ارورها نشان‌دهنده مشکلات جدی در سنسورها یا بردها هستند.
درگاه‌های USB و شبکه را چک کنید. در صورتی که به اتصال شبکه نیاز دارید، مطمئن شوید که این قابلیت بدون مشکل کار می‌کند.
6. به بخش‌های حیاتی دستگاه نگاه کنید!
وقتی یک دستگاه کپی دست دوم را بررسی می‌کنید، خط و خش روی بدنه اصلاً مهم نیست. چیزی که باید توجه کنید، ساییدگی قطعات مکانیکی داخلی است.
لولاهای کاور، درب‌های مخزن کاغذ و محل ورود و خروج اسناد را بررسی کنید. اگر شل شده باشند، نشان‌دهنده‌ی استهلاک زیاد است.
سینی‌های کاغذ و غلتک‌های تغذیه را چک کنید. اگر بیش از حد نرم یا خشک شده باشند، ممکنه باعث گیر کردن مداوم کاغذ بشوند.
دستگاه را روشن کنید و به صدای قطعات داخلی گوش دهید. اگر صدای غیرعادی (سایش، جیرجیر یا تق‌تق) می‌شنوید، احتمالاً چرخ‌دنده‌ها یا رولرها دچار فرسودگی شده‌اند.
7. دستگاه را در شرایط عملیاتی تست کنید – از عملکرد واقعی آن مطمئن شوید
عملکرد واقعی دستگاه از ظاهر آن مهم‌تر است. هنگام خرید دستگاه کپی دست دوم، نباید فقط به بررسی‌های ظاهری و شمارنده چاپ بسنده کنید. بهتر است دستگاه را در عمل تست کنید و از عملکرد آن در شرایط واقعی مطمئن شوید.
برای این کار، چندین صفحه متوالی را چاپ و کپی کنید و به جزئیات عملکرد توجه داشته باشید. آیا دستگاه بدون مشکل کاغذ را تغذیه می‌کند؟ تونر و درام به‌درستی عمل می‌کنند یا خروجی چاپ، دارای لکه، سایه یا نوارهای ناخواسته است؟ سرعت پردازش دستگاه چگونه است؟
اگر امکان تست کامل دستگاه در محل خرید وجود ندارد، از فروشنده بخواهید که یک ویدئوی عملیاتی از عملکرد دستگاه در هنگام کپی و چاپ ارائه دهد. یک فروشنده معتبر از ارائه این اطلاعات ابایی ندارد، زیرا به سلامت محصول خود اطمینان دارد.
8. پشتیبانی از قطعات و مواد مصرفی – آیا مدل دستگاه شما در بازار پشتیبانی می‌شود؟
همه‌ی دستگاه‌های استوک در نگاه اول جذاب به نظر می‌رسند، اما مهم‌ترین نکته دسترسی به قطعات یدکی و تونر آن مدل خاص در بازار ایران است.
برخی مدل‌های خاص و کمیاب یا برندهای کم‌فروش، قطعات و تونر کمیاب و گران‌تری دارند؛ در حالی که مدل‌های پرطرفدار کونیکا و ریکو معمولاً قطعات ارزان‌تری دارند.
قبل از خرید، قیمت تونر و قطعات مصرفی مثل درام، بلید و دولوپر دستگاه رو چک کنید تا مطمئن شوید هزینه‌های نگهداری شما در بلندمدت مقرون‌به‌صرفه خواهد بود.
9. سری تولید و سال ساخت – هر دستگاهی ارزش خرید ندارد!
در مدل‌های دستگاه کپی، هر نسل با نسل قبل فرق دارد؛ حتی اگر ظاهر یکسانی داشته باشند.
برخی مدل‌ها قدیمی‌تر از 10 سال هستند و درایورهای سازگار با ویندوزهای جدید ندارند.
برخی سری‌های خاص، مشکلات طراحی دارند. مثلاً برخی مدل‌های قدیمی در قسمت هیتر، استهلاک بالایی دارند که باعث افزایش هزینه‌های نگهداری می‌شود.
قبل از خرید، مدل دقیق دستگاه را در اینترنت جستجو کنید و نظرات کاربران و تجربه‌ی فنی تعمیرکاران را بخوانید. اگر دستگاهی پر استهلاک باشد، حتماً رد پای شکایات کاربران را در فروم‌های داخلی و خارجی و سایت‌های تخصصی پیدا خواهید کرد.
10. دستگاه را بدون ضمانت و تست خریداری نکنید!
حتی اگر فروشنده تأکید کند که دستگاه سالم است، حتماً درخواست تست و گارانتی کنید.
برخی فروشندگان، دستگاه‌های استوک اروپا را بدون بررسی می‌فروشند، در حالی که فروشگاه‌های معتبر، قبل از فروش، دستگاه را سرویس و آزمایش می‌کنند.
در صورت امکان، از فروشنده بخواهید که چند برگ تستی با دستگاه چاپ کند تا مشکلات احتمالی را قبل از خرید ببینید.
اگر گارانتی معتبر و پشتیبانی پس از فروش وجود نداشته باشد، خرید این دستگاه یک ریسک بزرگ است.
سخن پایانی
دستگاه کپی استوک می‌تواند راهی عالی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها باشد، اما تنها در صورتی که انتخابی آگاهانه داشته باشید. بررسی وضعیت فنی، قطعات مصرفی و خرید از فروشنده‌ای معتبر، از مهم‌ترین نکاتی است که نباید نادیده بگیرید. خرید دستگاه کپی دست دوم از فروشگاه‌های معتبر مانند فروشگاه به کپی، می‌تواند یک راهکار اقتصادی و مطمئن باشد. زیرا این مجموعه، پیش از فروش، دستگاه‌ها را سرویس و تست کرده و ضمانت کیفیت ارائه دهد و باعث می‌شود با خیالی آسوده از دستگاه استفاده کنید.