در اربعین سال جاری ثبت‌نام پیش‌تر از سال گذشته آغاز شده و این سرعت‌بخشیدن و هماهنگی نشان از یک ساماندهی مطلوب خواهد داشت.

ثبت‌نام در سامانه هوشمند سازمان ملی مهاجرت (سهما)، ثبت‌نام در دفاتر خدمات اقامت و اشتغال (کفالت), و استان‌هایی که فاقد دفاتر هستند و حضور در ادارات اتباع جهت اخذ سند خادم گام‌های مهمی هستند که برای ساماندهی اتباع و مهاجرین خارجی در سال جاری برداشته شده است. از طرفی هماهنگی با نهادها و دستگاه‌های دولتی که هر یک عضو کمیته‌های ستاد مرکزی اربعین حسینی و برگزاری جلسات متعدد نشان از اهمیت بالای در خدمت‌رسانی به زائرین اربعین دارد.

در اربعین حسینی سال ۱۴۰۳ ثبت‌نام در سامانه سهما و دفاتر کفالت، چاپ و صدور در پلیس گذرنامه فراجا و توزیع نیز بر عهده دفاتر خدمات اشتغال و اقامت است.

با توجه دستورالعمل و شیوه‌نامه ابلاغی آغاز ثبت‌نام از تاریخ ۸ مرداد تا ۳۰ مرداد بوده تا از تأخیر در صدور و توزیع جلوگیری شده و تمامی زائران بتوانند با طیب خاطر با شور همراه با شعور حسینی به بزرگترین همایش بین‌المللی دینی مذهبی عزیمت نمایند.

بر اساس هماهنگی‌های صورت‌گرفته و ابلاغیه ستاد مرکزی اربعین کشور تمامی زائرین ایرانی و اتباع و مهاجرین خارجی ساکن و ترانزیت از جمهوری اسلامی جهت داشتن سفری ایمن و راحت ملزم به اخذ بیمه در هنگام ثبت‌نام خواهند بود.

علاوه بر اتباع خارجی مقیم در کشور، اتباع خارجی ترانزیت از کشورهای گوناگون در حوزه شرق و شمال غرب پس از ورود به جمهوری اسلامی ایران به کشور عراق عزیمت می‌نمایند که بر اساس توافق صورت گرفته پس اخذ روادید کشور عراق، برای آنها روادید دوبار ورود توسط نمایندگی‌های وزارت امور خارجه صادر شده تا به سفر ادامه دهند.