عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ فربد طهرانی* - در این مقاله بهطور کاملاً کاربردی تکنیکهای استخدام و قطع همکاری با کارکنان فروش توضیح داده میشود.
اهمیت جذب نیروی فروش
بهطور خلاصه بهقدری اهمیت نیروی انسانی و از جمله جذب نیروی فروش افزایش یافته که در قرن 21 گروه بزرگی از متخصصان منابع انسانی و فروش معتقدند که ابتدا باید افراد کسب و کارتان را بیابید و برحسب تواناییهای آنها اهدافی برای کسب و کارتان تعیین کنید.
شاید بپرسید که چرا؟
اگر شما با همسفرانی عازم سفری طولانی شوید و ببینید که نه تنها با آنها به شما خوش نمیگذرد بلکه اذیت نیز میشوید به این نتیجه خواهید رسید که ضرر نیمهکاره گذاشتن کل آن سفر از تحمل چنان همسفرانی کمتر است.
در جذب نیروی فروش هم یک انتخاب غلط در مورد فروشندگان میتواند برای کسب و کارتان عواقب جدی یا جبران ناپذیری به وجود بیاورد.
پس بیایید به موضوع جذب نیروی انسانی برای فروش، بسیار جدیتر از گذشتهها بنگریم.
مقدمهای بر جذب نیروی فروش و پایان همکاری
بسیاری از کارشناسان منابع انسانی هستند که واقعاً افرادی مطلع تحصیل کرده و حتی باتجربهاند ولی یک نکتهی مهم در مورد استخدام نیروی فروش و یا هر نوع استخدام نیروی انسانی دیگر را در نظر نمیگیرند!
این نکته چیزی نیست جز لزوم تفکیک کردن درست توانایی انسانهایی که قصد استخدامشان را داریم.
معمولاً اکثر کارفرمایان هنگام استخدام نیروی فروش به کیفیت کار فرد مورد نظر اهمیت میدهند.
آنها همیشه نگران این هستند که آیا این فردی که برای فروش میخواهند انتخاب کنند قادر خواهد بود که مثلاً در یک ماه X عدد از محصولات آنها را بفروشد یا نه و اگر احساس کنند که آن شخص چنین تواناییای دارد بیدرنگ او را (البته با حقوق حتیالمقدور متعادلتر) استخدام میکنند.
اما در این عمل یک اشتباه و یک حلقهی مفقوده وجود دارد.
شاید تعجب کنید و بپرسید چه اشتباهی؟
کیفیت انجام کار مهمتر است یا کیفیت رابطهی سازمانی؟
این سوال، همان حلقهی مفقودهای است که در آغاز مطلب به آن اشاره شد.
اگر فروشندهای که استخدام کردید قادر بود که اهداف فروشتان را تحقق بخشد ولی رابطهاش با همکاران و مافوق یا مادونهایش بد بود چه اتفاقی خواهد افتاد؟
گاهی برخی مدیران به خاطر حفظ چنین افرادی خطاهای آنها را در روابط با دیگران نادیده میگیرند؛ ولی این نکتهای است که به کلِ کسب و کار آنها بدون اینکه بدانند آسیب جدی وارد میکند.
گاهی اوقات هم فرد استخدام شده خطای مشخصی در رابطه با همکارانش ندارد ولی فاقد تعامل و روحیهی همکاری با دیگران است؛ چنین اشخاصی نیز علیرغم مهارتشان، در میان مدت، جو منفعت طلبی و بیتفاوتی را در بین دیگر کارکنان فروش تقویت خواهند کرد.
مثالی برای ضعف در رابطهی سازمانی
کسی که حاضر نیست بهجای همکارش که میخواهد مرخصی بگیرد کار کند اگرچه تخلف مشخصی مرتکب نمیشود ولی در عمل تیشه به ریشهی فرهنگ سازمانی آن شرکت یا کسب و کار میزند چون دیگران هم در مقابل چنین کنشی، واکنشهای کمابیش مشابهی از خود نشان میدهند و به این ترتیب و رفتهرفته سطح روابط بین کارکنان فروش افت پیدا میکند و نتیجه چیزی جز نزول فروش تیمی نیست؛ پس اولین نکتهای که باید در جذب نیروی فروش در نظر بگیریم این است که هر نیروی فروش دارای توانایی متفاوتی در مهارت فروش و مهارت تعامل با سایر کارکنان سازمان است و حتماً لازم است که به توانایی فرد متقاضی استخدام در برقراری رابطه و تعامل مثبت با سایر کارکنان نیز بهاندازهی میزان مهارت او در فروش حساس باشیم.
اشتباه رایج دیگر برخی از کارفرمایان یا مدیران منابع انسانی این تصور است که فرد مذکور که فروشندهی ماهر است پس از استخدام کمکم از نظر قدرت تعامل نیز پیشرفت خواهد کرد؛ خوشبین بودن به چنین اتفاقی بنا بر صدها مورد تجربه، غلط است.
در یک جمعبندی از گام اول در جذب نیروی فروش، فردی که استخدام میکنید باید علاوه بر داشتن مهارت کافی فروش، با سایر افراد تیم فروش شما نیز سازگار باشد و بتواند خود را با حال و هوا و فرهنگ حاکم بر شرکت یا کسب و کارتان وفق دهد.
شخصیت چنین فردی باید با شغل فروشندگی هماهنگ باشد یعنی اینکه فردی برونگرا مورد نیازتان است و نه درونگرا.
با این توضیح مهم میپردازیم به قسمت اصلی مقاله که در آن نحوهی استخدام نیروی فروش را توضیح خواهیم داد.
لزوم تعریف دقیق ویژگیها و وظایف فروشندگان
اکنون برای استخدام درست نمایندگان فروش باید به تعریف دقیق و مکتوب سایر ویژگیهایی که فروشندگان شرکت یا کسب و کار شما باید داشته باشند بپردازید. (تعدادی از این ویژگیها در بخشهای قبلی این مقاله توضیح داده شد).
به عبارت دیگر باید قبل از استخدام اولین نمایندهی فروشتان شیوهنامهای مکتوب و کامل برای استخدام و قطع همکاری با نیروی فروش تهیه کرده و طبق آن عمل کنید و نه اینکه با تشخیص دادن صوری صلاحیت، افراد تیم فروشتان را استخدام کرده و بعد از برخورد با مشکلات عدیده به فکر سر و سامان دادن نیروی انسانی فروش بیفتید؛ چون در این زمان دیر شده و هر چند قادر به تغییر نفرات خواهید شد ولی در قبال چنین تغییری هزینههای مالی و زمانی زیادی خواهید کرد؛ پس شغل فروشندگی در کسب و کارتان را دقیقاً تعریف کنید.
باید برای هر یک از مشاغل موجود در کسب و کارتان و زیرمجموعههای آن، ویژگیها و شرح مشخص و درستی بنویسید؛ شرایطی که هر فرد برای تصدی هر شغل باید داشته باشد.
تنها با درست انجام دادن این کار است که قادر خواهید بود در ادامه یک سیستم درست برای تعیین حقوق، مزایا، پاداش و نحوهی پرداخت به فروشندگان به وجود بیاورید.
همانطور که اشاره کردم معمولاً این سیستم سازی برای منابع انسانی بخصوص در ابتدای راهاندازی کسبوکارها ضروری است.
اقدامِ دیرهنگام در این مورد، معمولاً خسارتهای پنهان زیادی به کسبوکارها تحمیل میکند که اغلب ناشی از استخدام نیروهای ناکارآمد یا واقف نبودن به قوانین استخدامی و قانون کار است.
تعیین وظایف و ویژگیهای فروشنده
برای استخدام فروشندهی خوب ابتدا باید این سوالها را از خودتان پرسیده و جواب آن را مکتوب کنید:
- جزئیات تواناییها و مهارتهایی لازم فروشنده
- نوع اطلاعاتی که با آن سرو کار خواهد داشت
- نوع اطلاعاتی که اجازه دارد روی آنها کار کند
- مشخص کردن مواردی که بر روی آنها نظارت خواهد داشت
- موضوعها و میزان اجازهی تصمیم گیری دربارهی آنها
- تعیین نوع ارتباط و عملکردش در رابطه با ابزارها، مواد اولیه، محصولات و خدمات
- معیارهایی که کار فروشنده با آن ارزیابی خواهد شد
- نوع و ویژگیهای محیط کار فروشنده
- تعیین سیستم پرداخت حقوق، پاداش و سایر پرداختیها
- نوع مهارتهایی که نیاز دارد داشته باشد
- در پشت صحنه خواهد بود یا در خط مقدم فروش؟
- کار او بیشتر فیزیکی خواهد بود یا فکری؟
مصاحبهی استخدامی برای جذب نیروی فروش
اولین توصیهی ما این است که دچار اشتباه اکثر کارفرمایان یا برخی مدیران منابع انسانی نشده و موضوع انتخاب فروشنده را وابسته به درخواست کمترین دستمزد نکنید.
اگر با دقت بررسی کنید خواهید دید که انجام تنها یک مورد استخدام، نیاز بهصرف زمان، انرژی و هزینهی قابل توجهی دارد.
یک استخدام غلط در میانمدت و درازمدت با حتی دستمزد بسیار پایین هزینهای بسیار زیادتر از استخدام نیروی مناسب با حقوق زیاد روی دست شما خواهد گذاشت.
تکرار استخدامهای اشتباه بهراحتی میتواند کسب و کار شما را زمین گیر یا نابود کند.
متأسفانه چون روشن شدن عواقب استخدام غلط زمان بر است از این رو اکثر کارفرمایان یا صاحبان کسب و کار در ابتدای فعالیتشان آن را چنانچه باید و شاید مهم تلقی نکرده و تصور میکنند که اگر فروشندهای خوب نبود سریع او را با شخص بهتری جایگزین خواهند کرد.
روش تعیین دستمزد در هنگام جذب نیروی فروش
- میانگین دستمزد کسب و کارهای مشابه در منطقهتان را همیشه بدانید
- از میزان دستمزد رقبایتان به فروشندگان مختلفشان باخبر شوید
- مشخص کنید که آیا فرد فروشنده پس از استخدام به کسب مهارت بیشتر نیاز خواهد داشت یا خیر
- آیا شما روشی و قاعدهای برای افزایش دستمزد در نظر خواهید گرفت؟ اگر پاسختان مثبت است به چه طریقی؟
فناوریهای مورد نیاز برای جذب نیروی فروش
برآورد و انتخاب درست فناوریها و ابزارهایی که برای استخدام افراد و مدیریت آنها نیاز دارید نیز یکی از موارد مهم است که از ابتدای کار باید در نظر بگیرید.
بهتر است در این باره ابتدا با چند متخصص نرمافزار و ابزارهای مرتبط با مدیریت نیروی انسانی تماس گرفته و مشاوره دریافت کنید.
سایر اقداماتی که پیش از جذب نیروی فروش باید انجام داد
استراتژی شما برای استخدام افراد، همیشه بستگی به نیازهای کسبوکارتان خواهد داشت؛ بااینهمه مواردی وجود دارد که انجام آنها همیشه به شما در استخدام فروشندگان بهتر و ورزیدهتر کمک خواهد کرد؛ به این منظر به موارد زیر توجه کنید:
- شرایط و مهارتهای موردنیاز را بهطور کاملاً دقیق در آگهیهای استخدام فروشنده بنویسید.
- در استخدام نیروی انسانی به تنوعهای ممکن و مفید اهمیت بدهید.
- وبسایت شرکتتان را کاملاً بهروز کنید؛ چون متقاضیان استخدام حتماً وبسایت شما را بررسی خواهند کرد و در نتیجه با کسب و کاری فعال روبرو خواهند شد.
- برای استخدام مجدد افراد مستعفی که قبلاً در شرکت یا تیم فروش شما کار کردهاند شیوهی مطمئن، مشخص و از پیش تعیین شده ایجاد کنید.
-
توصیههای کاربردی دیگر برای جذب نیروی فروش
- اگر کسب و کار کوچک یا متوسطی دارید سعی کنید روال استخدام نیروی فروش در مؤسسهی شما سریعتر از سایر رقبایتان انجام شود، مگر اینکه کسب و کارتان دارای ویژگیهای پیچیدهای باشد.
- در نظر مراجعه کنندگان صمیمیتر برخورد کردن با متقاضیان استخدامی میتواند امتیازی برای شما در مقایسه با رقیبانتان محسوب شود. اگر میخواهید فردی را که از نظر فروش، فردی ارزشمند است به کار بگیرید، حتماً نوع برخوردتان ملایم و جذاب باشد.
- در استخدام فروشندگانی که بخواهند ساعتی برای شما کار کنند باید از سرعت عمل مناسب آنها قبلاً و کاملاً مطمئن بشوید.
- تنوع فرهنگی و پیشینههای متفاوت در افراد تیم فروشتان میتواند به نقطهی قوت تیمتان در مقایسه با رقبا تبدیل شود مگر اینکه چنین تنوعی برای کسب و کار خاص شما مناسب نباشد.
- اگر نتوانستید بر سر دستمزد یک فروشندهی ارزشمند و خوب به توافق برسید، کمبود دستمزد را با امکانات محیط کار و یا بعضی امتیازات غیرمادی جبران کنید؛ گاهی این امتیازات غیرمادی برای اشخاص، بهقدر دستمزدِ بیشتر جذابیت دارد.
- به وجود تعادل بین دستمزدها توجه کنید و بدانید که هر چقدر تیم فروش و شرکت شما کوچکتر باشد نابرابری دستمزدها یا تبعیض بین نفرات، سریعتر انگشت نما خواهد شد.
- در استخدام نمایندگان فروش به سرعت عمل آنها نیز توجه کنید در غیر این صورت اگر به فروشندهی کندتر، دستمزدی برابر با دیگران که سریعترند بدهید آنها ناراضی خواهند بود و اگر کمتر دستمزد بدهید آن شخص، نارضایتی خواهد داشت. حداقل، کسی را استخدام کنید که مطمئن باشید در مدت کوتاهی به سرعت و کیفیت کار سایر اعضای تیم فروش خواهد رسید.
- کارایی فروشندگانی که میخواهید استخدام کنید را در درازمدت در نظر بگیرید نه در کوتاه مدت.
- اگر از فریلنسرهای فروشنده استفاده میکنید ابتدا از امکان هماهنگی آن فریلنسرها با کارکنان دائمی تیم فروش مطمئن شوید.
- حقوق پیشنهادی خودتان را زیر متوسط قرار ندهید؛ در غیر این صورت بهندرت، فروشندهی ماهری گیرتان خواهد آمد.
- کسی را که استخدام کردهاید بهترین فرد برای آن پست ندانید و همیشه یک برنامهی ماهانه یا چند ماهه برای ارزیابی کار فروشندگان بر طبق معیارهای مشخص داشته باشید.
جزئیات مصاحبه برای استخدام فروشندگان
این که مصاحبهی استخدامی برای فروش را باید چگونه بهدرستی پیش ببرید، گذشته از یک سری اصول ثابت، به نوع کسب و کار و الزامات آن و نیز نوع پاسخهایی که متقاضی استخدام به شما میدهد بستگی دارد.
بخشی از سوالهای مهمی که هنگام جذب نیروی فروش باید از متقاضی پست فروشندگی بپرسید از این قرار است:
- به نظر خودتان نقاط ضعفتان چیست؟
- چرا میخواهید در تیم فروش ما عضو شوید؟ علت اینکه میخواهید در شرکت ما کار کنید چیست؟
- فکر میکنید پنج سال بعد چه وضعیتی خواهید داشت؟
- آیا قبلاً در جای دیگری کار کردهاید؟
- چرا محل کار قبلی خود را ترک کردید؟
- بین دو بازهی زمانی اشتغالتان به کاری مشغول بودید؟ (اگر متقاضی، بین دو بازهی زمانی اشتغال بیکار بوده باشد)
- به نظرتان کاری که شما میتوانید برای ما انجام بدهید و نه دیگران چه چیزی میتواند باشد؟
- آیا رئیس سابقتان سعی کرده بود که ویژگیهای خاصی را در شما رشد بدهد؟
- آیا با مسافرت کاری یا مهاجرت شغلی مشکلی دارید؟
- در مورد بهترین موفقیتتان در زندگی بگویید
- دربارهی یکی از بدترین اشتباهات خودتان حرف بزنید.
- شغل رویایی برای شما کدام شغل است؟
- از چه طریق مطلع شدید که ما در حال جذب نیروی فروش هستیم؟
- طرز رفتار شما در وضعیتهای دشوار چگونه است؟
- به نظر شما دلیل اینکه ما لازم است شما را استخدام کنیم چیست؟
- چرا دنبال شغل دیگری هستید؟ (در صورتی که متقاضی در جای دیگری شاغل باشد این سوال پرسیده شود)
- اگر مأموریتی را به شما محول کنند که چند ماه طول میکشد تا انجامش دهید و سپس بگویند که فقط چند روز فرصت دارید که آن را به پایان برسانید چهکار خواهید کرد؟
- دستور غلطی به افراد تحت مسئولیت خودتان دادهاید و متوجه اشتباه بودن آن شدهاید، اکنون چهکار میکنید؟
- طرز برخورد شما با مشتریان بداخلاق یا عصبانی چطور است؟
- نظرتان در مورد حقوق و دستمزدتان چیست؟
- به نظر شما رقبای شرکت ما کدامها هستند و شرکت ما چه امتیازهایی نسبت به آنها دارد؟
- چه هدفهایی در شغل فروشندگی دارید؟
- یکی از اختلاف عقیدههایی که با رؤسای سابق خودتان را داشتید بگویید.
- چه سؤالهایی از ما دارید؟
چگونه در مورد دستمزد فروشنده مذاکره کنیم
اگر فرد فروشنده مبلغی بیشتر از حد مورد نظر شما طلب دستمزد کرد از او بپرسید که این مبلغ را با چه معیاری محاسبه کرده است,
سوال دومی که در چنین زمانهایی باید مطرح کنید این است که از او بپرسید آیا به مزیتهای جانبی شغلی که میخواهید با ما آغاز کنید فکر کردهاید؛ یا فقط به فکر دریافت حقوق بیشتر هستید؟
همیشه از قبل، ضمانتنامه و قراردادهای قانونی و مطابق با عرف و قوانین کار را برای استخدام افراد آماده و در دسترس داشته باشید.
نحوهی قطع همکاری با پرسنل فروش
اگر خواستید با فروشندهای که بهطور دورکاری برای شما کار میکند قطع همکاری کنید؛ موضوع را صریح و مؤدبانه با او مطرح کنید به این ترتیب امکان همکاریهای مجدد در آینده با آن شخص حفظ خواهد شد.
اما در مورد پرسنل دائمی خودتان چهکار باید بکنید؟!
اجازه بدهید برای بررسی جدیتر، موضوع را به این شکل مطرح کنیم که برای کاهش تعداد اعضای تیم فروشمان باید چه کنیم؟
چطور میتوانیم به بهترین روش، یک یا چند نفر از اعضای تیم فروش کسب و کارمان را در صورت ضرورت، حذف کنیم؟
هر شرکت یا کسب و کاری روزی امکان دارد با مشکلات ناخواستهای روبرو شود و چارهای جز تعدیل نیرو نداشته باشد.
در این بین شما باید بلد باشید که این تعدیل نیرو را با کمهزینهترین و کم تنشترین حالات ممکن مدیریت کرده و از بروز تنش تا حد امکان جلوگیری کنید.
در حال حاضر و پس از چند سال شیوع کرونا در جهان، موضوع تعدیل نیرو در تقریباً تمامی بخشهای اغلبِ کسب و کارها یکی از موضوعهای مطرح و جدی است.
در اینجا بیشتر از آنکه بخواهیم برای تمامی کسب و کارهای مختلف و متفاوت، یک فرمول واحد برای تعدیل نیرو ارائه کنیم ترجیح دادیم که به ذکر خطاهایی که در تعدیل نیرو نباید مرتکب شوید بپردازیم تا با پرهیز از این خطاها خودتان بتوانید روش بهتری را با در نظر گرفتن تیم فروش و کسب و کارتان ایجاد کنید.
در این بخش، نحوهی جلوگیری از پنج مورد از مهمترین خطاهای کوچکْ سازیِ نیروی فروش آمده است.
خطای شمارهی 1: کاهش نیرو به خاطر صرفهجویی
نیروی فروش، یک مولد درآمد است و حذف کردن کارکنان آن برای صرفهجویی در هزینههای شرکت در درازمدت، تأثیر معکوس بر روی کسب و کارتان خواهد گذاشت.
تیم فروشِ کوچکتر درآمد کمتری به همراه میآورد و کمکم مشتریان وفادارتان شما را ترک خواهند کرد.
خطای شمارهی 2: کاهش نیرو از طریق موجهای متعدد اخراج
کاهش تدریجی شغل فروش میتواند زمانی مؤثر باشد که نیاز به کاهش فوری نباشد و فرآیند تعدیل کارکنان فروش بهخوبی مدیریت شود.
باید همیشه هوشیارانه وضعیت بازار را در نظر داشته باشید و اگر با موجی از بحران روبرو شدید تا لحظهی آخر صبر نکنید که مجبور شوید دست به اخراج دسته جمعی یا چند نفرِ بزنید؛ بلکه زودتر از بحرانی شدن اوضاع ابتدا افراد ضعیفتر تیم فروش را کنار بگذارید.
خطای شمارهی 3: کاهش مشاغل بدون تجدید نظر در استراتژی فروش
اگر تیم فروشتان را کوچک کنید ولی استراتژی فروشتان را طبق آن تغییر ندهید بهاحتمال زیاد باز به مشکل برخورد خواهید کرد.
کوچکتر شدن تیم فروش معمولاً استراتژی با تمرکز بیشتر را طلب میکند؛ بهطور مثال، شاید شما بتوانید با دیجیتالی کردن بخشی از فعالیتهای فروش از تعداد کارکنان در رابطه با این موضوع بکاهید.
خطای شمارهی 4: انحراف توجه فروشندگان از مشتریان بر اثر تعدیل نیرو
گاهی حتی با تعدیل نیروی فروش به تعداد کم نیز امکان دارد که صدمات بزرگی به مشتریان شما بخورد و در نتیجه چند مشتری دائمی خوب را از دست بدهید.
بنا به دلیل فوق، لازم است پیش از هر گونه تعدیل نیرو در تیم فروشتان، فهرستی از اسامی مهمترین مشتریان خود را تهیه کنید و مطمئن شوید که با تعدیل نیرو ضربهای به روابط این مشتریان با کسب و کار یا شرکتتان وارد نخواهد شد.
خطای شمارهی 5: سرمایه گذاری نکردن روی فروشندگان موفقتر
شاید شما از یک یا چند فروشندهی خود بسیار راضی باشید و حتی پاداشهایی هم به آنها داده باشید ولی این فروشندگان خود را از لحاظ امنیت شغلی، هم ردیف با سایر فروشندگان و حتی فروشندگان ضعیفتر از خود احساس کنند.
لازم است بهعنوان مدیر فروش، فهرستی از فروشندگان برتر خود تهیه کرده و از قبل و پیش از هر تعدیل نیرویی به آنها اطمینان بدهید که شغلشان در تیم فروش شما محفوظ است و نباید نگران باشند. در غیر این صورت امکان دارد که این فروشندگان با مشاهدهی شروع تعدیل نیرو احساس خطر کرده و بدون اینکه شما مطلع شوید کار دیگری پیدا کرده و تیم فروش شما را ترک کنند.
تذکر مهم در مورد جلب نیروی فروش و پایان همکاری
هر کسب و کار و تیم فروشی، شرایط، امکانات و محدودیتهای خود را دارد؛ لذا برای استفادهی بهینه از آموزشهای این مقاله لازم است که تکنیکهای ذکر شده را با وضعیت اعضای تیم فروش و استراتژی کسب و کار خود بسنجید و از مناسبترین بخشهای آن استفاده کنید.
در ضمن، در هنگام تعدیل نیروی فروش حتماً الزامات قانون کار و مقررات مربوطه را در نظر بگیرید تا بعداً دچار تنشهای بیمورد و ناخواسته نشوید.
______________________________
*مؤسس مرکز مذاکره ایران
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران