خودکارسازی فرآیندها با استفاده از بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه
مدیران پروژه در طول روز مسئولیت‌های مختلفی دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به برنامه‌ریزی، بررسی پیشرفت کارها بر اساس زمان‌بندی، برگزاری جلسات با حضور اعضای تیم و مدیریت منابع و بودجه اشاره کرد. برای کاهش فشار کاری، پیشگیری از اشتباهات، خودکارسازی فرآیندها، شناسایی موانع کار و ایجاد تعامل مناسب بین اعضای تیم از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود. اما این نرم‌افزارها تنوع بسیار زیادی دارند؛ بنابراین چگونه می‌توانیم بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟ برای این کار باید با ویژگی‌های برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آشنا باشیم. این ویژگی‌ها را در این مطلب مرور می‌کنیم.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چه ویژگی‌هایی دارند؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه پیش از هر اقدامی باید نیازهای کسب‌وکار خود را بسنجید و سپس متناسب با این نیازها، ویژگی‌ها، امکانات و ابزارهای پلتفرم‌های مدیریت پروژه را بررسی کنید تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید. در ادامه با برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای برتر مدیریت پروژه آشنا می‌شویم.
ابزارهایی برای برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی نخستین اقدام برای انجام پروژه بعد از تحقیقات اولیه است. در زمان برنامه‌ریزی باید متناسب با نیازهای پروژه، افرادی با تخصص‌های مختلف انتخاب شوند و سپس وظایف به آن‌ها تخصیص داده شود. بنابراین بسیار اهمیت دارد که هر یک از اعضای تیم بدانند که چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهند.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دارای امکاناتی برای واگذاری وظایف هستند. برای مثال بسیاری از این نرم‌افزارها از نمودارهای گانت برای این کار کمک می‌گیرند. این نمودارها تمامی وظایف را در یک خط زمانی مرتب می‌کنند و این یعنی اولویت‌ها مشخص می‌شوند و علاوه براین شما می‌توانید وابستگی‌های اقدامات و مراحل کار را نیز در نمودار نشان دهید. از دیگر ابزارهای مناسب برای برنامه‌ریزی در این نرم‌افزارها می‌توان به ابزار مدیریت وظایف چابک (Agile) و تقویم تیمی مشترک اشاره کرد.
قابلیت‌های همکاری
قابلیت همکاری از چنان اهمیتی در مدیریت پروژه برخوردار است که برخی از نرم‌افزارها با تمرکز بر این قابلیت، در گروه نرم‌افزارهای قابلیت همکاری دسته‌بندی می‌شوند. متناسب با وسعت پروژه و پیچیدگی آن ممکن است یک تیم پروژه دارای بیش از 10 یا حتی بیش از 100 عضو باشد. هر یک از این اعضا در حال انجام یک وظیفه مشخص هستند. با این حال وابستگی بین اقدامات به تعامل مداوم بین اعضای گروه نیاز دارد. بنابراین بهترین نرم افزار مدیریت پروژه، نرم‌افزاری است که از ویژگی‌های مانند چت داخلی، امکان برگزاری ویدئوکنفرانس، ابزارهای دورکاری و امکان به‌اشتراک‌گذاری فایل برخوردار باشد.
یکی دیگر از امکانات افزایش تعامل و همکاری اعضای تیم، داشبوردهای تیمی با سطوح دسترسی مختلف است. بنابراین اعضای تیم می‌توانند از طریق این داشبورد، نمودار، اطلاعات و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را اضافه کنند، در حالی که اعضای دیگر تیم نیز می‌توانند این افزوده‌ها یا اصلاحات را به‌طور همزمان مشاهده کنند.
مستندسازی و بایگانی
اگر هنوز هم از فایل اکسل برای ثبت و بایگانی اطلاعات استفاده می‌کنید باید بگوییم درصد خطا در صفحات گسترده اکسل تا 88 درصد عنوان شده است. این در حالی است که پلتفرم‌های مدیریت پروژه، به‌دلیل کدنویسی‌های پیشرفته و تنظیمات آسان، خطاها را در زمان ثبت و به‌روزرسانی کاهش می‌دهند. از سوی دیگر این پلتفرم‌ها همچون یک بایگانی اسناد عمل می‌کنند که همه اعضای گروه می‌توانند در یک زمان به آن‌ها دسترسی داشته باشند و حتی بر اساس فیلترها، اسناد را برای بررسی دسته‌بندی کنند. بنابراین یکی از نکات مهم در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه این است که بررسی کنید این نرم‌افزار، کدام اطلاعات و اسناد را ذخیره‌سازی می‌کند. توجه داشته باشید ذخیره‌سازی حرفه‌ای اطلاعات به شما در ایجاد گزارش‌های حرفه‌ای نیز کمک می‌کند.
امکانات گزارش‌دهی
مدیریت موفق پروژه نیازمند آگاهی از کاستی‌ها و موانع است. مدیران پروژه با استفاده از دو ویژگی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، به اطلاعات لازم در این زمینه دسترسی پیدا می‌کنند. ویژگی اول امکان گزارش‌دهی و ویژگی دوم، دسترسی آسان به شاخص‌های کلیدی عملکرد است.
گزارش‌ها از جمله مهم‌ترین ابزارها برای تصمیم‌گیری مدیران هستند. نرم‌افزارهای برتر در این زمینه گزارش‌هایی مانند گزارش بودجه، گزارش هزینه‌ها، گزارش اقدامات انجام شده و گزارش کیفیت عملکرد اعضای تیم را ایجاد می‌کنند. شما همچنین می‌توانید بر اساس اطلاعات گردآوری شده در این نرم‌افزارها گزارش‌های اختصاصی یا گزارش‌های ترکیبی را ایجاد کنید.
ابزارهای مدیریت بهینه منابع
مدیریت پروژه تنها شامل مدیریت منابع انسانی و اعضای تیم نیست. مدیران پروژه از همان ابتدای کار باید دیگر منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را تعیین کنند که شامل مواردی مانند دستگاه‌ها، ماشین‌آلات، فضاهای مورد نیاز، مواد اولیه، فناوری‌ها و ... می‌شود. همچنین در طول مراحل تکمیل پروژه باید بدانند چه مقدار از منابع مصرف شده‌اند و کدام یک از منابع را می‌توانند به اعضای دیگر تیم برای تکمیل مراحل بعدی اختصاص دهند. بنابراین بهترین نرم افزار مدیریت پروژه دارای ابزاری است که به شما در مدیریت بهینه منابع نیز کمک می‌کند.
در ادامه برخی از ابزارهای کاربردی برای مدیریت بهینه منابع را مرور می‌کنیم:
- گزارش‌های بودجه: این گزارش‌ها به شما در بررسی هزینه‌ها و تصمیم‌گیری در مورد بودجه کمک می‌کنند
- داشبورد بودجه پروژه: با استفاده از برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید یک داشبورد بودجه ایجاد کنید و چند KPI را نیز به آن اضافه کنید. برای مثال می‌توانید از نمودارها نیز برای ایجاد نمایی بصری از هزینه‌ها استفاده کنید
- پیگیری بر اساس زمان: نرم‌افزارهای مختلف مدیریت پروژه در بخش‌های مختلف، ویژگی زمان را به جداول و نمودارها اضافه می‌کنند تا بتوانید پیشرفت پروژه را در زمینه‌های مختلف پیگیری کنید
با بهترین نرم افزار پروژه، پروژه در زمان مقرر تکمیل می‌شوند
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ابزارهایی برای کاهش خطاهای انسانی، خودکارسازی بسیاری از وظایف، بهبود برنامه‌ریزی و کاهش ریسک‌های پروژه هستند. قبل از انتخاب بهترین نرم‌افزار برای این منظور ابتدا باید چالش‌های پیش روی پروژه، محدودیت‌های منابع و نیازهای سازمان را بررسی کنید.
در ادامه متناسب با ویژگی‌ها و ابزارهایی که در این مطلب معرفی کردیم، باید ویژگی‌های مورد نیاز خود را تعیین کنید. سپس نوبت به بررسی ویژگی‌های نرم‌افزارهای برتر، بررسی هزینه اشتراک این نرم‌افزارها و ویژگی‌های دیگری مانند خدمات پشتیبانی می‌رسد. با طی این مراحل می‌توانید اطمینان داشته باشید که پروژه‌های شما در زمان مقرر تکمیل می‌شوند، خروجی پروژه دارای بالاترین کیفیت است و با بهبودهای لازم، رضایت مشتریان خود را نیز کسب می‌کنید.
