مدیریت عملکرد کارکنان پیگیری حضور و غیاب آن‌ها، به دلایل متعددی مانند رعایت مقررات کار، محاسبه دستمزد، تعیین میزان بهره‌وری کارکنان و غیره انجام می‌شود. انواع مختلفی از سیستم‌های حضور و غیاب در بازار موجود هستند؛ این سیستم‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مختلف کسب‌وکار، بسته به اندازه و نوع کسب‌وکار طراحی شده‌اند. در ادامه به معرفی و بررسی انواع دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم.
انواع سیستم‌ها و دستگاه‌های مدیریت حضور و غیاب
سازمان‌ها باید انواع مختلف سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب موجود در بازار را بررسی کرده و بهترین گزینه را برای نیازهای خود انتخاب کنند. در ادامه به برخی از روش‌های مدیریت ورود و خروج پرسنل اشاره می‌کنیم:
پیگیری دستی حضور و غیاب
در این روش، کارمندان به صورت دستی روی کارت‌های زمان یا برگه‌های حضور و غیاب امضا می‌کنند. این روش که هنوز هم مورد استفاده قرار می‌گیرد، با وجود سادگی و هزینه کم، می‌تواند زمان‌بر باشد و احتمال خطا در آن زیاد است به همین علت یکی از اهداف ارائه سیستم‌های حضور و غیاب، افزایش دقت و سرعت در روند کاری منابع انسانی است.
سیستم حضور و غیاب بیومتریک
این سیستم دقیق، با استفاده از شناسه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، کف دست، شناسایی چهره یا صوت، ورود و خروج پرسنل را پیگیری می‌کند.
سیستم ایمیل یا پیام
برخی شرکت‌ها از این روش برای پیگیری حضور و غیاب کارمندان استفاده می‌کنند، به ویژه در مواقعی که کارکنان به صورت دورکاری یا طبق برنامه‌های انعطاف‌پذیر کار می‌کنند.
سیستم کنترل دسترسی
این سیستم‌ها علاوه بر مدیریت حضور و غیاب، دسترسی به سیستم‌های داخلی یک مجموعه را نیز مدیریت می‌کنند. برای ورود به سایت‌های خاص، کارمندان باید از کارت‌های دسترسی یا شناسه‌های بیومتریک خود استفاده کنند که همچنین در پیگیری مدیریت عملکرد کارکنان هم موثر واقع می‌شود.
ادغام با نرم افزار منابع انسانی و حقوق و دستمزد
بسیاری از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب مدرن می‌توانند به راحتی با نرم‌‌افزارهای منابع انسانی و حقوق و دستمزد اتصال برقرار کنند و محاسبات حقوق، مدیریت مرخصی و گزارش‌گیری را با رعایت قوانین به صورت خودکار انجام دهند.
سیستم کارت‌های RFID
کارمندان با استفاده از کارت‌های RFID ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند. بسته به سیستم، این روش می‌تواند برای مدیریت حضور و غیاب نیز استفاده شود.
سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین یک سیستم مبتنی بر ابر است که به کارکنان اجازه می‌دهد از طریق وب یا برنامه موبایل وارد آن شوند. از طریق فناوری ابری، می‌توان به داده‌های حضور و غیاب، ورود و خروج از سیستم را تقریباً از هر مکانی با اتصال به اینترنت دسترسی داشت. آدرس IP استاتیک کاربر نیز می‌تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.
در نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین ورود و خروج پرسنل نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه‌های شخصی آن‌ها انجام می‌شود. اگر بخش بزرگی از نیروی کارتان دورکاری هستند و در قسمت فروش خارجی کار می‌کنند، این سیستم‌ها می‌توان برای‌شان بسیار مفید باشد.
اهمیت مدیریت حضور و غیاب
مدیریت عملکرد کارکنان اهداف متعددی را برآورده می‌کند و در واقع پیگیری حضور و غیاب پرسنل در ارزیابی‌های بخش منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است. برخی از اهمیت‌های ردیابی ورود و خروج پرسنل به شرح زیر است:
دقت در محاسبه حقوق
یکی از بزرگ‌ترین مزایای مدیریت حضور و غیاب، دقت در محاسبه ساعت‌های کار و حقوق و مزایای کارمندان است. این موضوع باعث می‌شود حقوق به‌طور دقیق و به‌موقع پرداخت شود و از بروز نارضایتی‌های مالی جلوگیری شود.
بهینه‌سازی منابع انسانی
با تجزیه و تحلیل داده‌های حضور و غیاب، مدیران می‌توانند به شکل بهتری منابع انسانی را سازماندهی کنند. این کار به استانداردسازی سطوح نیروی کار و تخصیص بهتر وظایف کمک می‌کند.
مدیریت مرخصی و غیبت
ثبت و مدیریت مرخصی‌ها و غیبت‌ها به آسانی امکان‌پذیر است و به کارمندان این امکان را می‌دهد که درخواست‌های خود را به سادگی ثبت کنند. این کار به مدیران نیز کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی بهتر عمل کنند.
افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان
سیستم کارآمد حضور و غیاب انیگما به کارمندان این احساس را می‌دهد که حضور آن‌ها در محل کار زیر نظر است و این موضوع می‌تواند باعث افزایش مسئولیت‌پذیری و احترام به زمان کاری شود.
مدیریت عملکرد
اطلاعات جمع‌آوری‌شده از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند به عنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارمندان استفاده شود. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کند تا کارمندان را بر اساس ساعات کاری و تعهدات‌شان ارزیابی کنند.
حفاظت حقوقی و قانونی
سوابق دقیق حضور و غیاب می‌تواند در مواقع بروز اختلافات یا ادعاهای قانونی به عنوان مدرکی معتبر عمل کند و از سازمان در برابر خطرات حقوقی محافظت کند.
کاهش هزینه‌ها
با کنترل دقیق غیبت‌ها و اضافه‌کاری‌ها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های نیروی کار خود را کاهش دهند و از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کنند.
افزایش بهره‌وری
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد می‌تواند به نوبه خود بر افزایش بهره‌وری سازمان تأثیر مثبت بگذارد. هنگامی که کارمندان به‌طور منظم و در زمان مناسب کار کنند، نتیجه‌اش بهبود عملکرد کلی سازمان است.
سخن آخر
در این مطلب اهمیت و انواع دستگاه حضور و غیاب بررسی شد و دریافتیم که سازمان‌ها بدون یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد با چالش‌هایی مانند عدم تطابق، خطاهای حقوق و دستمزد و دیگر مشکلات مواجه هستند. انیگما با ارائه نرم افزاری هوشمند و کابردی در حوزه حضور و غیاب پرسنل، به شما در مدیریت بهتر کارمندانتان یاری می‌رساند.
انواع سیستم‌ها و دستگاه‌های مدیریت حضور و غیاب
سازمان‌ها باید انواع مختلف سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب موجود در بازار را بررسی کرده و بهترین گزینه را برای نیازهای خود انتخاب کنند. در ادامه به برخی از روش‌های مدیریت ورود و خروج پرسنل اشاره می‌کنیم:
پیگیری دستی حضور و غیاب
در این روش، کارمندان به صورت دستی روی کارت‌های زمان یا برگه‌های حضور و غیاب امضا می‌کنند. این روش که هنوز هم مورد استفاده قرار می‌گیرد، با وجود سادگی و هزینه کم، می‌تواند زمان‌بر باشد و احتمال خطا در آن زیاد است به همین علت یکی از اهداف ارائه سیستم‌های حضور و غیاب، افزایش دقت و سرعت در روند کاری منابع انسانی است.
سیستم حضور و غیاب بیومتریک
این سیستم دقیق، با استفاده از شناسه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، کف دست، شناسایی چهره یا صوت، ورود و خروج پرسنل را پیگیری می‌کند.
سیستم ایمیل یا پیام
برخی شرکت‌ها از این روش برای پیگیری حضور و غیاب کارمندان استفاده می‌کنند، به ویژه در مواقعی که کارکنان به صورت دورکاری یا طبق برنامه‌های انعطاف‌پذیر کار می‌کنند.
سیستم کنترل دسترسی
این سیستم‌ها علاوه بر مدیریت حضور و غیاب، دسترسی به سیستم‌های داخلی یک مجموعه را نیز مدیریت می‌کنند. برای ورود به سایت‌های خاص، کارمندان باید از کارت‌های دسترسی یا شناسه‌های بیومتریک خود استفاده کنند که همچنین در پیگیری مدیریت عملکرد کارکنان هم موثر واقع می‌شود.
ادغام با نرم افزار منابع انسانی و حقوق و دستمزد
بسیاری از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب مدرن می‌توانند به راحتی با نرم‌‌افزارهای منابع انسانی و حقوق و دستمزد اتصال برقرار کنند و محاسبات حقوق، مدیریت مرخصی و گزارش‌گیری را با رعایت قوانین به صورت خودکار انجام دهند.
سیستم کارت‌های RFID
کارمندان با استفاده از کارت‌های RFID ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند. بسته به سیستم، این روش می‌تواند برای مدیریت حضور و غیاب نیز استفاده شود.
سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین یک سیستم مبتنی بر ابر است که به کارکنان اجازه می‌دهد از طریق وب یا برنامه موبایل وارد آن شوند. از طریق فناوری ابری، می‌توان به داده‌های حضور و غیاب، ورود و خروج از سیستم را تقریباً از هر مکانی با اتصال به اینترنت دسترسی داشت. آدرس IP استاتیک کاربر نیز می‌تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.
در نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین ورود و خروج پرسنل نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه‌های شخصی آن‌ها انجام می‌شود. اگر بخش بزرگی از نیروی کارتان دورکاری هستند و در قسمت فروش خارجی کار می‌کنند، این سیستم‌ها می‌توان برای‌شان بسیار مفید باشد.
اهمیت مدیریت حضور و غیاب
مدیریت عملکرد کارکنان اهداف متعددی را برآورده می‌کند و در واقع پیگیری حضور و غیاب پرسنل در ارزیابی‌های بخش منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است. برخی از اهمیت‌های ردیابی ورود و خروج پرسنل به شرح زیر است:
دقت در محاسبه حقوق
یکی از بزرگ‌ترین مزایای مدیریت حضور و غیاب، دقت در محاسبه ساعت‌های کار و حقوق و مزایای کارمندان است. این موضوع باعث می‌شود حقوق به‌طور دقیق و به‌موقع پرداخت شود و از بروز نارضایتی‌های مالی جلوگیری شود.
بهینه‌سازی منابع انسانی
با تجزیه و تحلیل داده‌های حضور و غیاب، مدیران می‌توانند به شکل بهتری منابع انسانی را سازماندهی کنند. این کار به استانداردسازی سطوح نیروی کار و تخصیص بهتر وظایف کمک می‌کند.
مدیریت مرخصی و غیبت
ثبت و مدیریت مرخصی‌ها و غیبت‌ها به آسانی امکان‌پذیر است و به کارمندان این امکان را می‌دهد که درخواست‌های خود را به سادگی ثبت کنند. این کار به مدیران نیز کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی بهتر عمل کنند.
افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان
سیستم کارآمد حضور و غیاب انیگما به کارمندان این احساس را می‌دهد که حضور آن‌ها در محل کار زیر نظر است و این موضوع می‌تواند باعث افزایش مسئولیت‌پذیری و احترام به زمان کاری شود.
مدیریت عملکرد
اطلاعات جمع‌آوری‌شده از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند به عنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارمندان استفاده شود. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کند تا کارمندان را بر اساس ساعات کاری و تعهدات‌شان ارزیابی کنند.
حفاظت حقوقی و قانونی
سوابق دقیق حضور و غیاب می‌تواند در مواقع بروز اختلافات یا ادعاهای قانونی به عنوان مدرکی معتبر عمل کند و از سازمان در برابر خطرات حقوقی محافظت کند.
کاهش هزینه‌ها
با کنترل دقیق غیبت‌ها و اضافه‌کاری‌ها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های نیروی کار خود را کاهش دهند و از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کنند.
افزایش بهره‌وری
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد می‌تواند به نوبه خود بر افزایش بهره‌وری سازمان تأثیر مثبت بگذارد. هنگامی که کارمندان به‌طور منظم و در زمان مناسب کار کنند، نتیجه‌اش بهبود عملکرد کلی سازمان است.
سخن آخر
در این مطلب اهمیت و انواع دستگاه حضور و غیاب بررسی شد و دریافتیم که سازمان‌ها بدون یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد با چالش‌هایی مانند عدم تطابق، خطاهای حقوق و دستمزد و دیگر مشکلات مواجه هستند. انیگما با ارائه نرم افزاری هوشمند و کابردی در حوزه حضور و غیاب پرسنل، به شما در مدیریت بهتر کارمندانتان یاری می‌رساند.