فرارو- شفاف‌سازی در ارتباط یعنی ارایۀ معنای اصلی حرف اخیر گوینده، آنطور که شنونده آن را فهمیده است. و بدین ترتیب، بررسی درستی فهم شنونده و برطرف کردن هر نقطۀ سردرگمی یا سوءتفاهم.
به گزارش فرارو؛ شفاف‌سازی در بسیاری شرایط، وقتی که آنچه منتقل می‌شود از منظری دشوار باشد، اهمیت می‌یابد. ارتباط می‌تواند به دلایل متعددی «دشوار» شود، شاید به خاطر احساسات حساسی که مورد بحث است یا اینکه شما به اطلاعات یا دستورالعمل‌هایی پیچیده گوش می‌دهید.
در این صفحه به طرح گفتگو و مثالهایی از شفاف‌سازی و اینکه چگونه می‌توان با این تکنیک ساده، مهارت‌های ارتباطی را بهبود بخشید، می‌پردازیم.
هدف شفاف‌سازی این است:
حصول اطمینان از اینکه شنونده چیزی را که گوینده گفته است به درستی فهمیده و کاهش سوءتفاهم.
اطمینان دادن شنونده به گوینده نسبت به اینکه واقعاً حرفهای گوینده برایش جالب است و سعی می‌کند که آنچه را می‌گوید بفهمد.
شفاف‌سازی شامل پرسیدن سوال و هر از گاهی خلاصه کردن آنچه گوینده گفته است، می‌باشد.
شنونده، وقتی که نتواند معنای پاسخهای گوینده را دریابد، می‌تواند خواهان شفاف‌سازی شود. گاهی، پیام‌هایی که گوینده تلاش می‌کند بفرستد، می‌توانند بسیار پیچیده باشند و افراد، مسائل، مکانها و زمانهای بسیار و مختلفی را در برگیرند. شفاف‌سازی به شما کمک می‌کند تا به اینها ترتیب ببخشید و اولویت‌های گوینده را متوجه شوید.
دریافتن معنای این مسائل پیچیده و در هم تنیده، از طریق شفاف‌سازی برای گوینده و شنونده ممکن می‌شود.
برخی مثالهای پرسش غیرمستقیم به منظور شفاف‌سازی عبارتند از:
«من مطمئنم نیستم که چیزی را که گفتی، فهمیده‌ام.»
«مسئله اصلی را در اینجا نمی‌فهمم.»
«وقتی که… گفتی، منظورت چه بودی؟»
«می‌تونی تکرار کنی…؟»
شفاف‌سازی شامل، پرسشهای بی‌طرفانه و خلاصه‌سازی و جستن بازخورد در رابطه با درستی خلاصه است.
پرسشهای شفاف‌سازی
وقتی که گوینده در محیطی حساس است، پرسشهای غیرمستقیم مناسب، گوینده را قادر می‌سازند تا دیدگاه خود کامل‌تر توضیح دهد.
پرسیدن سوال مناسب در زمان مناسب، می‌توانند بسیار راهگشا باشد و با تمرین می‌توان به این امر نائل شد. بهترین پرسش‌ها، پرسشهای بازی هستند، چرا که به گوینده در چگونگی پاسخ دادن، انتخاب می‌دهد، در حالی که پرسشهای بسته، پاسخهای بسیار محدودی را در اختیار گوینده می‌گذارند.
پرسشهای باز
اگر نقش شما کمک گوینده در صحبت راجع به یک مسئله باشد، اغلب، موثرترین پرسش‌ها با «کی»، «کجا»، «چه طور» و «چرا» شروع می‌شوند. این سوالات، گوینده را تشویق می‌کنند تا تفکراتش را به شکلی باز بیان کند و آن را بگسترد.
برای مثال:
«چه زمانی اولین بار چنین حسی به تو دست داد؟»
«چرا چنین احساسی داری؟»
پرسشهای بسته
پرسشهای بسته، معمولاً پاسخ «بله» یا «نه» دارند و گویندگان را تشویق به گشایش و گسترش افکارشان نمی‌کنند. چنین پرسشهایی با «آیا» شروع می‌شوند. برای مثال:
«آیا همیشه چنین احساسی داشتی؟»
یا
«آیا نسبت به چنین احساسی آگاه بودی؟»
راهنمایی‌ها جهت شفاف‌سازی
شفاف‌سازی مهارتی است که با استفاده از آن از اینکه پیام گوینده را در یک تعامل میان‌فردی متوجه شده‌ایم، اطمینان حاصل می‌کنیم. هنگام استفاده از شفاف‌سازی از این راهنمایی‌هایی بهره بگیرید تا به برقراری ارتباط و درک آن کمک شود:
بپذیرید که نسبت به معنای صحبت گوینده مطمئن نیستید.
درخواستِ تکرار کنید.
آنچه را که گوینده گفته را، آنطور که فهمیده‌اید بیان کنید، تا ببینید که آیا واقعاً همانی است که منظور او بوده؟
بخواهید که برایتان مثال بزنند.
در صورتی که مناسبت داشت، از سوال‌های باز و غیرمستقیم استفاده کنید.
بپرسید که آیا موضوع را درست متوجه شده‌اید و آماده باشید که تصحیحتان کنند.
خلاصه کردن
خلاصه‌کردن به عنوان افزونه‌ای بر شفاف‌سازی، شامل بازبینی آنچه که در طول مکالمه رخ داده، می‌شود.
مهم است که فقط مولفه‌های ضروری مکالمه را در برگیرد و به عنوان ارجاعی به گفته‌های گوینده صورت گیرد، نه به عنوان تفسیری از دیدگاه شنونده. هدف خلاصه بازبینی درک است، نه توضیح یا قضاوت یا تفسیر یا ارایۀ راه حل.
خلاصه‌سازی باید در انتهای مکالمه صورت گیرد، هر چند که انجام آن برای پیوند دادن رشته‌های مختلف مکالمه به هم در میانۀ آن نیز می‌تواند مناسبت داشته باشد. در آغاز مکالمه، بد نیست که مباحثات یا جلسات پیشین را خلاصه کنید تا بتوانید تمرکز بهتر داشته باشید. اگرچه شاید خلاصه‌سازی طولانی‌ترین زمان صحبت شنونده در طول یک مکالمه باشد، اما مهم است که آن را تا حد امکان چکیده و سر راست بیان کنید.
خلاصه‌ای از شفاف‌سازی
در تامل، شفاف‌سازی و خلاصه‌سازی، باید به گویندگان اجازه مخالفت و تصحیح آنچه که شنونده می‌گوید را داد. آن‌ها را باید تشویق کرد تا دوباره منظور خود را ابراز کنند و در صورت لزوم به شنونده شانس دیگری برای فهمیدن دهند و فهم را بررسی کنند تا توافق حاصل شوند.
برای شکل‌گیری ارتباط موثر، لازم است تا شنونده و گوینده هر دو درکی یکسان از بحث داشته باشند. از این رو، گوینده، بایستی فرصت تصحیح فهم شنونده را داشته باشد.
از شفاف‌سازی، تامل و خلاصه‌سازی استفاده کنید تا به روابط میان‌فردیتان کمک شود.