چطور می‌توانم کسب‌وکارم را توسعه بدهم و بهتر مدیریت کنم؟ چطور می‌توانم با استفاده از یک نرم‌افزار کنترل پروژه فارسی، فعالیت‌های شرکت را به‌صورت منظم مدیریت کرده و پیشرفت آن‌ها را بررسی کنم؟ چطور می‌توانم بر عملکرد کارمندان نظارت دقیق داشته باشم؟ این‌ها سؤالاتی هستند که اغلب مدیران موفق همیشه در ذهن خود آن‌ها را مرور می‌کنند و به دنبال پاسخ آن هستند.

در یک مصاحبه انجام‌شده توسط تیم میزیتو، از یک جامعه آماری مدیران مشخص شد بسیاری از مدیران کسب‌و‌کار، از نامنظم بودن امور شرکت و فراموشی وظایف توسط کارکنان خود شکایت دارند. اگر سیستمی وجود داشته باشد که با استفاده از آن به‌صورت یکپارچه و در عین حال چابک، بتوان تمام فعالیت‌ها را هوشمندانه مدیریت کرد، قطعاً شرکت منظم‌تر اداره خواهد شد.

میزیتو به‌عنوان یک نرم‌ افزار مدیریت پروژه آنلاین، با ارائه بستر یکپارچه مدیریت کسب‌وکار به‌صورت چابک و در قالب یک شبکه‌ اجتماعی سازمانی اختصاصی، به دور از پیچیدگی‌ تلاش دارد راهکاری ساده و ارزان برای مدیریت بهتر و راحت‌تر کسب‌و‌کار به مدیران ارائه دهد.

تاکنون بیش از ۲۲ هزار کسب‌و‌کار به میزیتو اعتماد کرده‌اند. در این نوشتار تلاش داریم با تکیه بر تجربیات و نظرات واقعی همراهان میزیتو، نشان دهیم که چرا هزاران شرکت برای توسعه کسب‌وکار و مدیریت پروژه‌های خود میزیتو را انتخاب کرده‌اند.

نرم‌افزار مدیریت یکپارچه کارکنان و مزایای آن

در شیوه سنتی مدیریت، برای اجرای وظایف و کنترل پروژه‌ها، کاملا سنتی عمل می‌شده است. به‌عنوان مثال، ارسال پیام برای یک وظیفه در شبکه‌های اجتماعی یا استفاده از نوشته و کاغذ برای ارجاع وظایف به همکاران علاوه بر وقت‌گیر بودن، باعث نامنظم شدن امور و از همه مهم‌تر فراموش شدن بخشی یا تمام یک وظیفه می‌شود و در نتیجه ضررهای مالی جبران‌ناپذیری به صاحب کسب‌و‌کار وارد خواهد شد.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت یکپارچه کارکنان میزیتو به حل این معضل چگونه کمک کرده است؟

۱- نظم بیشتر در مدریت پروژه‌ها

 کافی است مدیر و کارکنان، ابتدای ساعت کاری خود، نگاهی به داشبورد میزیتو بیندازند تا بدانند کدام وظیفه در چه زمانی و توسط چه کسی باید انجام شود. به همین سادگی نظم در شرکت ایجاد شده است.

۲- پراکندگی کمتر در ارتباطات سازمانی

 نیاز به ارسال پیام و چت آنلاین دارید؟ وارد بخش گفتگو شوید، کانال و گروه بسازید یا به‌صورت شخصی با همکار خود گفتگو کنید. برای کنترل وظایف از بخش مدیریت پروژه میزیتو به همراه یک تقویم قدرتمند فارسی استفاده ‌کنید، برای ارتباط با مشتریان، پیگیری سرنخ‌های فروش، کنترل اسناد مالی و همچنین مانیتورینگ پرداختی‌ها و دریافتی‌ها شرکت از بخش CRM، برای مکاتبات اداری و ارتباطات سازمانی از بخش‌نامه‌ها و در نهایت برای مدیریت کارکنان و کنترل تمام بخش‌های سازمان و همچنین دریافت آخرین گزارش‌ها و بررسی لحظه‌ای میزان پیشرفت پروژه‌ها، از مانیتورینگ قدرتمند میزیتو استفاده کنید.

۳- دسترسی راحت به تمامی ابزارهای مدیریتی

در هر لحظه و همه جا آنلاین باشید. نسخه‌های موبایل و تحت وب میزیتو به‌صورت یکسان و کاملا همگام‌سازی شده (synchronize) هستند و از هر جا و هر ساعت از شبانه‌روز تنها با چند کلیک می‌توانید گزارش بگیرید یا یک پروژه و چند وظیفه تعریف کنید. میزیتو بر بستر ابری پیاده‌سازی شده است است و به شما این امکان را می‌دهد بدون صرف هزینه اضافه یا تنظیمات خاص و پیچیده و با هر وسیله‌ای که به اینترنت متصل می‌شود با کسب‌وکار خود در ارتباط بمانید.

۴- هزینه کمتر

 آنچه مسلم است کاهش هزینه‌ها همیشه اولویت اول یک مدیر موفق است. میزیتو به شما کمک می‌کند به جای پرداخت هزینه برای چندین نرم‌افزار متفاوت تنها با پرداخت مبلغی معقول امکان استفاده از یک سیستم یکپارچه را داشته باشید.

۵- رابط کاربری ساده و زیبا

رابط کاربری میزیتو به دور از پیچیدگی و دارای رنگ‌های شاد و مفرح بوده که باعث ارتباط راحت‌تر و بهتر کارکنان با این سیستم می‌شود. مفاهیم در میزیتو در ساده‌ترین حالت ممکن در دسترس قرار گرفته و در صورت نیاز، به‌مرور و با استفاده بیشتر می‌توان تنظیماتی پیشرفته‌تر به آن اضافه کرد.

نگاهی دقیق‌تر به امکانات میزیتو

۱- شبکه اجتماعی سازمانی اختصاصی

از شبکه اجتماعی اختصاصی میزیتو برای ارتباطات سازمانی خود استفاده کنید.

• به‌راحتی با همکارانتان گفتگو و چت کنید.
• فایل‌های خود را به اشتراک بگذارید.
• جزئیات گفتگوها را با جزئیات زمان‌های دیده شدن پیام مشاهده کنید.
• تمامی افراد را نسبت به پیشرفت کارها در جریان بگذارید.

۲- مدیریت پروژه

در میزیتو می‌توانید برای کارهای گروهی خود، پروژه تعریف کنید و از طریق نمودارها از روند پیشرفت آن‌ها مطلع باشید.

• در مورد نحوه انجام وظایف با همکارانتان گفتگو کنید.
• دستیار میزیتو همیشه کارهایتان را به شما یادآوری می‌کند.
• کارفرمای خود را جهت نظارت پروژه به‌صورت مهمان در پروژه دعوت کنید.
• از مانیتورینگ پروژه جهت بررسی جزئیات کارها استفاده کنید.
• به‌صورت لحظه‌ای از روند پیشرفت پروژه مطلع شوید. (نمودار پیشرفت، آخرین فعالیت و اطلاعات مربوط به هر پروژه به‌صورت لحظه‌ای به‌روز می‌شود)
• همیشه و از همه جا به مستندات پروژه دسترسی دارید.

۳- کنترل وظایف

• پروژه یا دسته‌بندی دلخواه خود را ایجاد کنید.
• وظایف خود و همکارانتان را ایجاد و به آن‌ها انتساب دهید.
• زمان یادآوری برای وظایف تعریف کنید.
• برای وظایف خود وزن و ارزش تعریف کنید.
• می‌توانید از زمان‌های یادآوری دوره‌ای (تکرارشونده) جهت یادآوری استفاده کنید.
• به‌راحتی هر وظیفه را کپی کنید و به یک یا چند نفر ارجاع دهید.
• برای هر وظیفه با توجه به اولویت یا دسته‌بندی برچسب‌های دلخواه تعریف کنید.
• وظایف خود را با یک نگاه بررسی کنید و از کارهای عقب‌مانده باخبر شوید.
• از وظایف انجام‌شده کارمندان خروجی بگیرید و میزان بهره‌وری و پیشرفت آن‌ها را بررسی کنید
• از وظایف خود خروجی بگیرید به مدیر ارائه دهید.
• کارهایی که برای دیگران تعریف کرده‌اید را پیگیری کنید.

۴- سیستم مکاتبات

• نامه‌های خود را ایجاد و گردش دهید.
• نامه را به دریافت‌کنندگان دلخواه ارجاع دهید.
• روی نامه‌ها پاراف بزنید و به نفر دیگر ارجاع دهید.
• وضعیت دیده شدن نامه توسط دریافت‌کنندگان را بررسی کنید.
• جهت طبقه‌بندی بهتر نامه‌ها، از برچسب‌ها استفاده کنید.
• بر اساس پارامترهای مختلف، نامه‌های خود را جستجو و پیدا کنید.

۵- پرونده مشتریان

• به ازای هر مشتری، پرونده‌ای پویا تشکیل دهید.
• کلیه وقایع، تماس‌ها و صورت‌جلسات مربوط به مشتری را ثبت و با تیم فروش به اشتراک بگذارید.
• اسناد مالی مرتبط با مشتری را ثبت و گزارش آن را در پرونده مشاهده کنید.
• سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش با مشتری را در پرونده آن ثبت و گزارش آن را نیز در پرونده مشاهده کنید.
• جهت طبقه‌بندی بهتر پرونده‌ها از برچسب‌ها استفاده کنید و هنگام نیاز بر اساس برچسب فیلتر کنید.

۶- یادداشت‌های شخصی

یادداشت‌های خود را همیشه همراه خود داشته باشید.

• ایجاد یادداشت به همراه چک‌لیست انجام.
• تعیین رنگ برای هر برچسب.
• انتخاب برچسب‌های دلخواه روی هر یادداشت.

۷- مانیتورینگ تیم

در لحظه از فعالیت‌ها و ارتباطات تیم خود مطلع شوید.

انواع آمار‌های مورد نیاز خود را از طریق مانیتورینگ به دست آورید و با رصد کسب‌و‌کار خود در هر زمان، نقاط قوت و ضعفتان را بیابید.

• وضعیت کلی میز کار خود را در قالب نمودارهای مختلف مشاهده کنید.
• به ازای هر عضو به‌صورت جداگانه مانیتورینگ انجام دهید.
• وضعیت همکاران خود و کارتابل وظایف آن‌ها را می‌توانید مشاهده کنید.
• می‌توانید پروژه‌ها و وظایف میز کار خود را از زوایای مختلف مانیتور کنید.
• از وضعیت پرونده مشتریان و مانیتورینگ آن استفاده کنید.

برای ثبت نام رایگان و استفاده از مشاوره همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس www.mizito.ir سر بزنید.