به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی بنیاد ملی نخبگان؛ هر سازمانی با توجه به نیازمندی‌های خود روش‌هایی را برای مدیریت برگزاری مناقصات و انعقاد قرارداد تعریف می‌کند ولی استفاده از روش‌های غیرمکانیزه علاوه بر کاهش سرعت، باعث عدم شفافیت لازم می‌شود و همچنین دسترسی به سوابق اطلاعات، بسیار غیرمطمئن و وقت‌گیر خواهد بود. مکانیزه کردن فعالیت‌های سازمانی، ازجمله این فرآیندها، باعث افزایش سرعت، شفافیت و دسترسی به اطلاعات خواهد شد.

یکی از مهم‌ترین عوامل در موفقیت پروژه‌های ساختمانی انتخاب درست پیمانکاران اجرایی و همچنین تأمین مواد و تجهیزات مورد نیاز پروژه می‌باشد. از طرف دیگر لازم است که شرکت‌های ساختمانی در زمینه تأمین پیمانکاران و مواد و تجهیزات، اطلاعات مناسب در خصوص کارایی پیمانکاران و قیمت آن‌ها را داشته باشند. در اختیار داشتن اطلاعات فعالیت‌های گذشته پیمانکاران و فروشندگان به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا از تأمین‌کنندگان با سوابق مناسب استفاده کنند. همچنین وجود سیستم‌های ارزیابی و ثبت کارایی آن‌ها باعث افزایش شفافیت و تصمیم‌گیری در آینده خواهد شد.

شرح نیاز فناورانه

یک هلدینگ بزرگ ساختمانی در نظر دارد سامانه اطلاعاتی مدیریت مناقصات و امور قراردادهای خود را به صورت مکانیزه طراحی و پیاده‌سازی کند. این هلدینگ برای انجام پروژه‌های ساختمانی بزرگ از تعداد زیادی پیمانکار حقیقی و حقوقی جهت واگذاری خدمات یا تأمین نیازمندی‌های کالا و مواد استفاده می‌کند. انتخاب این پیمانکاران از طریق مناقصات متعدد انجام می‌پذیرد. معمولاً فهرستی از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کالا وجود دارند که برای هر مناقصه مورد استعلام قرار می‌گیرند ولی سوابقی از این پیمانکاران در مناقصات مختلف وجود ندارد و ممکن است برخی از این پیمانکاران خارج از روال‌های مشخص‌شده مورد انتخاب قرار گیرند. همچنین ارزیابی مشخصی از عملکرد این پیمانکاران و تأمین‌کنندگان وجود ندارد‍ و دسترسی به سوابق این اطلاعات بسیار مشکل و زمان‌بر است. وجود سامانه یکپارچه باید این اطمینان را به وجود آورد که روال‌های مشخص شده الزاماً در سازمان پیاده می‌شود.
 
ویژگی‌های پیشنهاد:

برخی ویژگی‌های موردنظر که باید در این سامانه اطلاعاتی وجود داشته باشد مدیریت فرآیندها و گردش کارهای داخلی سازمان مرتبط با مناقصات و قراردادها؛ امکان تعریف سطوح و نصاب معاملات در سطح سازمان؛ امکان ثبت کلیه گردش کارهای مرتبط با کمیسیون معاملات و هیئت‌مدیره؛ امکان ثبت فهرست پیمانکاران و فروشندگان و ثبت اطلاعات و خدمات مرتبط با آن‌ها؛ امکان ثبت نتایج فعالیت‌ها و بازدهی پیمانکاران و فروشندگان در قالب یک سیستم امتیازی است.

از دیگر ویژگی های مورد نظر می توان به  امکان ثبت فهرست خدمات و محصولات در سیستم؛ ایجاد فهرست سیاه برای پیمانکاران و فروشندگان؛  امکان جستجو در فهرست پیمانکاران و فروشندگان و همچنین خدمات و محصولات؛  امکان تبدیل داده‌های قبلی کلیه قراردادهای سازمان در سیستم مذکور؛  امکان ثبت صورت‌وضعیت و صورت‌حساب‌های مرتبط با قراردادها؛  امکان تعریف سیستم شماره دهی به قراردادها، مرتبط با یک نظام تعریف‌شده؛  امکان ثبت یک مناقصه یا مزایده در سازمان؛ امکان تولید و طراحی انواع گزارشات مورد نیاز سازمان؛  امکان مشاهده سوابق یک پیمانکار و همچنین سوابق واگذاری یک خدمت یا محصول خریداری شده اشاره کرد. همچنین،   سامانه کاربرپسند (user friendly) باشد.

 فن بازار ملی ایران نیاز فناورانه ای برای طراحی و پیاده‌سازی سامانه مدیریت مناقصات و امور قراردادها را مطرح کرده و تا 21 خردادماه پیشنهادهای این زمینه را می‌پذیرد.